Sicher ist sicher - Schützen Sie Ihre Übersetzungen

Informationssicherheit ist ein hochaktuelles Thema, vor allem in Anbetracht der zahlreichen weltweiten Verstöße gegen den Datenschutz, die in den letzten Jahren ans Licht kamen.

So viel Unternehmen auch für die Datensicherheit auf ihren eigenen Systemen tun – sobald Texte für die Übersetzung das Haus verlassen, besteht das Risiko, dass Unbefugte an Informationen gelangen. Es ist wichtig zu wissen, wer genau Ihre Übersetzungsaufträge bearbeitet, und wie sicher die technische Infrastruktur bei jedem einzelnen Prozessbeteiligten ist.

Der typische Übersetzungsprozess

Ein Unternehmen entwickelt ein neuartiges Produkt und möchte dabei die Time-to-Market möglichst kurz halten. Um dies zu ermöglichen, wird schon im Vorfeld der Markteinführung die Übersetzung des Handbuchs bestellt.

Das Unternehmen beauftragt einen Sprachdienstleister und setzt ein Fertigstellungsdatum fest. Der Projektumfang ist sehr groß, und um die Deadline einzuhalten, leitet der Sprachdienstleister Teile des Projekts an einen seiner Sublieferanten weiter. Sowohl der Sprachdienstleister als auch der Sublieferant setzen freiberufliche Übersetzer ein. Einige dieser Übersetzer bearbeiten parallel mehrere Aufträge und haben somit wenig Zeit.

Um das Projekt aber trotzdem anzunehmen, fragen sie Übersetzerkollegen, ob sie die Hälfte des Auftrages übernehmen können. Diese nehmen den Auftrag an und bekommen das Dokument per E-Mail zugeschickt. Die fertige Übersetzung geht an den ersten Freiberufler zurück, dieser schickt sie an den Sublieferanten, der sie wiederum an den Sprachdienstleister des Unternehmens weiterleitet. Nach einer letzten Qualitätskontrolle erhält das Unternehmen das fertige Handbuch.

Diese in der Praxis üblichen Prozesse setzen Informationen unnötigen Risiken aus. Um diese zu reduzieren, werden Vertraulichkeitsvereinbarungen abgeschlossen, die aber oft zu kurz greifen. Es ist nämlich schwierig zu kontrollieren, ob diese wirklich eingehalten werden. Man denke dabei an den Vorfall von 2004, als eine Übersetzerin versuchte, das Handbuch eines deutschen U-Bootes an den chinesischen Geheimdienst zu verkaufen. Die Verstöße müssen nicht immer so gravierend sein, doch selbst wenn Informationen nicht absichtlich weitergegeben werden, genügen Vertraulichkeitsvereinbarungen nicht, um jede prozessbedingte Datenübergabe abzusichern.

Warum Vertraulichkeitsvereinbarungen allein zu wenig Schutz bieten

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto intransparenter ist in der Regel Ihre Lieferkette. Wenn Sie Ihre Übersetzungen extern anfertigen lassen, könnten die Daten vom Bearbeiter lokal abgespeichert werden und dadurch ggf. ungewollt für Dritte zugänglich sein. Auch ist bei einem intransparenten Prozess das Risiko menschlicher Fehler größer. Sie haben dabei keine Information über das benutzte Netzwerk, E-Mails sind nicht immer ein sicherer Kommunikationskanal und Nachrichten können versehentlich an eine falsche Adresse geschickt werden.

Die bessere Lösung ist, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit den passenden Technologien zu kombinieren, um Ihre Übersetzungsprozesse sicherer zu gestalten.

Tipps für den optimalen Schutz Ihrer Übersetzungen

Mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems können Sie eine geschlossene Arbeits- und Systemumgebung schaffen und damit Ihre Informationssicherheit einfach erhöhen. Translation-Management-Systeme kombinieren die Übersetzungsumgebung mit einem Translation Memory und einem Terminologiesystem und bieten zudem zahlreiche Werkzeuge für das Projektmanagement und Workflowsteuerung. Durch clevere Prozessautomatisierung können Sie zum Beispiel vorbeugen, dass Ihre Projekte versehentlich an einen unbefugten Empfängerkreis geschickt werden.

Definieren Sie Ihre Übersetzungsprozesse und bilden Sie diese systemseitig ab. Führen Sie außerdem Maßnahmen ein, um die Datenhoheit bei Ihnen im Unternehmen zu behalten:

• Analysieren Sie Ihre Übersetzungsprozesse auf Automatisierungsmöglichkeiten. Viele wiederkehrende manuelle Prozessschritte und damit einhergehende Fehlerquellen lassen sich vermeiden.
• Schützen Sie Ihre Übersetzungsumgebung vor einem nicht autorisierten Zugang durch die Einführung eines passwortgeschützten Logins.
• Sie können kontrollieren, wer Ihre Übersetzungen anfertigt, indem Sie die Funktion der Änderungshistorie benutzen. Sie zeigt an, wer Änderungen in Ihren Projekten vornimmt.
• Es ist empfehlenswert, sensible Projekte nur einem limitierten Empfängerkreis zur Verfügung zu stellen. Sie können zum Beispiel einstellen, dass Ihr Sprachdienstleister keine zusätzlichen Sublieferanten einsetzen kann oder dass die freiberuflichen Übersetzer Teile des Projekts nicht weiterleiten können.
• Stellen Sie Ihre Referenzdokumente, Translation Memorys und Terminologiedatenbanken den Auftragnehmern nur im Rahmen der jeweiligen Projekte zur Verfügung.
• Es ist zudem ratsam einzustellen, dass Ihre Übersetzungen und die dazugehörenden Translation Memorys und Terminologiedatenbanken nicht beim Sprachdienstleister und bei den Übersetzern lokal gespeichert werden können. 
  
  

Extra Tipp:

Bei der Zusammenarbeit mit einem Sprachdienstleister oder Übersetzer ist eine offene Kommunikation sehr wichtig. Erklären Sie Ihrem Ansprechpartner, warum Sie mögliche restriktive Einstellungen vornehmen und implementieren Sie die Prozessanpassungen erst nach Rücksprache. Für Sie als Auftraggeber ist es auch hilfreich zu wissen, welche Auswirkungen die neuen Einstellungen bei Ihrem Übersetzungspartner haben werden.

Ist die Benutzung maschineller Übersetzung sicher?

Ein weiterer Vorteil eines Translation-Management-Systems ist, dass Sie maschinelle Übersetzungssysteme sicher über Schnittstellen anbinden können. Wenn Sie maschinelle Übersetzungsdienste wie DeepL Pro, SYSTRAN oder KantanMT für den professionellen Gebrauch über ein Translation-Management-System anbinden, liegt die Datenhoheit jederzeit bei Ihnen. Sie können somit Ihre Produktivität steigern, die Kosten senken und gleichzeitig Ihre Informationen mit den höchsten Datenschutzstandards schützen.

Wenn dagegen Texte online mit einem kostenlosen Übersetzungstool verarbeitet werden, geben Sie dem Anbieter Ihre wertvollen Daten preis. Dass diese Daten anderen Nutzern frei zur Verfügung stehen können, mussten einige Nutzer 2017 schmerzhaft feststellen. Google indizierte tausende Webseiten eines kostenlosen Übersetzungsdienstes, in denen auch sensible Nutzerinformationen vorkamen. Die Daten reichten von E-Mail-Adressen und Telefonnummern über Passwörter bis hin zu ganzen Verträgen. Bei einigen kostenlosen Diensten werden die Daten zur Verbesserung der Übersetzungsvorschläge verarbeitet. Dies ist auch in den AGB der Unternehmen zu lesen, weswegen sie rechtlich abgesichert sind.

Liegt auch Ihnen das Thema Informationssicherheit am Herzen? Laden Sie jetzt unser kostenloses White Paper „Informationssicherheit in Übersetzungsprozessen“ herunter, um mehr darüber zu lesen. Weitere Informationen erhalten Sie auch in unserem Gastbeitrag auf dem Blog von EVS Translations.

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