Vier Tipps im Umgang mit Datenschutz

Mit den Vorschriften der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden Unternehmen jeglicher Größenordnung angesprochen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Obwohl dies in der heutigen Zeit auf nahezu jeden Geschäftszweig zutrifft, wirft das Thema Datenschutz häufig dennoch viele Fragen auf. „Ich empfehle Unternehmen, sich rechtzeitig über das Thema zu informieren, einen Profi ins Team zu holen und so lästige Fehler sowie folgenschwere Konsequenzen zu vermeiden“, weiß Oliver Kerner, professioneller Vertriebstrainer, Speaker und Coach aus Bremen und Gründer von OK-Training.

Kenne die Rechtsgrundlage

Um ein Unternehmen erfolgreich im Sinne der DSGVO zu führen, sollten Arbeitgeber das gesetzliche Fundament der Verordnung kennen. Denn: Grundsätzlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten, es sei denn, diese ist ausdrücklich erlaubt. Wer Angaben jedoch ohne die Einwilligung der Betroffenen oder nicht im Rahmen der Rechtsgrundlage verarbeitet, kann mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes bestraft werden. Der daraus resultierende Vertrauensverlust und Imageschaden kann zusätzliche Umsatzeinbrüche verursachen.

Einwilligung in Newsletter

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen auch digitale Kommunikationswege datenschutzkonform gestalten. „Für Werbeaktionen beispielsweise übers Telefon oder per E-Mail sind ausdrückliche Einwilligungen des Empfängers erforderlich“, weiß der Experte. Bei Newsletternfindet das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren Verwendung: Der Usererhält bei der Anmeldung eine Bestätigungsmail, in der er über die Zwecke der Datenübermittlung aufgeklärt wird sowie dem Empfang des Newsletters aktiv zustimmen muss.

Verträge über Auftragsverarbeitungen abschließen

Sichere Passwörter, Zutrittsbeschränkungen für Gebäude, eine umfangreiche Firewall –Datenschutz im Büro ist wichtig, geht jedoch weit über die eigenen vier Wände hinaus. Wer mitexternen IT-Dienstleistern keine Verträge über Auftragsverarbeitung abschließt, macht einen fatalen Fehler. Diese verpflichten IT-Dienstleister wie CMS/CRM-Systeme, E-Mail-Dienste oder Cloud-Betreiber, technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der DSGVO zu ergreifen.

Umfangreicher Service durch einen Profi

Ab einer Unternehmensgröße von zwanzig Mitarbeitern, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, ist es gesetzlich vorgeschrieben, einen Datenschutzbeauftragten ins Team zu holen. „Es besteht die Möglichkeit, einen der eigenen Angestellten mit einer entsprechenden Fortbildung zu schulen oder einen externen Dienstleister zu engagieren. Dieser klärt nicht nur Geschäftsführung sowie Mitarbeiter über potenzielle Bedrohungsszenarien auf, sondern erstellt auch individuelle Benutzerrichtlinien für den täglichen Umgang mit Technologien und Schnittstellen“, erklärt Oliver Kerner.