Auch Kommunikation muss zielgerichtet sein!

Im Artikel „Drei „KO“-Kriterien für erfolgreiche Projekte“ (s. Anhang) habe ich darauf hingewiesen, dass ungenügende Kommunikationsprozesse die Hauptursache für das Scheitern vieler unternehmerischer Vorhaben darstellen. Doch es gibt auch das andere Extrem, wenn ein zuviel an Kommunikation dazu führt, dass die Arbeit gar nicht mehr voranschreitet.

So ist bei jeglicher Art von Besprechung strikt darauf zu achten, dass nur die Personen dazu eingeladen werden, die über das notwendige Wissen verfügen, um etwas zu dem anstehenden Thema beitragen zu können. Die Vielzahl von Meinungen ist sonst kaum unter einen Hut zu bringen; und anstatt dass wichtige Entscheidungen getroffen werden können, verliert man sich in endlosen Fragen und Diskussionen. Sollten mittelbar andere Personen betroffen sein, können diese immer noch im Nachhinein, z. B. über das Sitzungsprotokoll, ausreichend über die Ergebnisse informiert werden.

In vielen Firmen wird auch intensiv von elektronischen Kommunikationsmitteln und –wegen wie z. B. Email Gebrauch gemacht. Werden dabei Informationen festgehalten und weitergegeben, ist dagegen auch nichts einzuwenden, auch wenn ein zuvor definierter Ablageort für spezielle Dokumente weniger Aufwand und bessere Übersicht verspricht. Benötigt man allerdings eine persönliche Antwort, ist das direkte Gespräch oder Telefonat vorzuziehen. Oft benötigt dies weniger Zeit als das Verfassen der Nachricht und der Adressat muss diese auch nicht erst lesen, sondern kann sofort Rückfragen stellen. Das ist wesentlich produktiver als ein mehrmaliges Hin und Her und die Zahl zu bearbeitender Emails kann drastisch reduziert werden. Wie viele davon erhalten Sie am Tag?