ZUGFeRD 2.1 / XRechnung – E-Rechnungen für Agenturen

Kennen Sie schon unser Zusatzmodul für ZUGFeRD, mit dem Sie Rechnungen schnell und unkompliziert an die zuständige Stelle übermitteln können? Das smarte Feature zur elektronischen Rechnungsübergabe wird bereits von namhaften Agenturen benutzt, um Fakturen im korrekten Format an die zuständigen öffentlichen Stellen zu übermitteln – jetzt auch mit dem neuen Format XRechnung inklusive Übermittlung aller wichtigen Anhänge.

Der Vorteil von digitalen Rechnungen

Was ist der Vorteil dabei, das digitale Rechnungsformat in Europa zu standardisieren? Das ist ganz einfach: Da es sich bei „echten“ elektronischen Fakturierungen um strukturierte Datensätze handelt, sollten damit gleich mehrere Probleme angegangen werden. Werden Rechnungsinhalte in einem einheitlichen Format bereitgestellt, können sie nicht nur leichter validiert werden – es ermöglicht der Buchhaltung auch, sie kosten- und umweltschonend zu übertragen und schließlich fehlerfrei auszulesen. Der Vorteil: Arbeitsabläufe wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen werden auf diese Art erheblich verkürzt und optimiert.

Was ist eine „echte“ E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können. Damit stellt ein einfaches PDF-Dokument ohne entsprechenden XML-Datensatz keine gültige Zahlungsaufforderung mehr dar. Und zwar auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung komplett digital, beispielweise per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
ZUGFeRD schließt, vereinfacht ausgedrückt, die Lücke zwischen EDI-Verfahren und Papier. Es stellt einen Mittelweg zwischen dem einfachen Austausch von Rechnungen als Bilddatei (z.B. PDF) und dem rein aus strukturierten Daten bestehenden und relativ aufwändigen EDI Verfahren dar.

Verpflichtende XRechnung – die gesetzliche Grundlage

Die Europäische Union hat im Rahmen ihrer Digitaloffensive alle Mitgliedsstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten europaweit durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.
Deshalb hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland mit der XRechnung einen neuen Standard für elektronische Rechnungen (eRechnungen) geschaffen.

In Deutschland sind seit dem Stichtag (27. November 2020) alle Lieferanten dazu verpflichtet, XRechnungen an deutsche Bundesbehörden und weitere öffentliche Auftraggeber zu versenden – die XRechnung ist somit die deutsche Variante der E-Rechnung für die Verwaltung.
Zunehmend nutzen neben den öffentlichen Stellen auch andere Unternehmen das neue Format.

XRechnungen an den Bund schicken – wie mache ich das?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen an die Empfänger der öffentlichen Stelle zu übertragen. Vom Bund wurde hierfür eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, der sogenannte Zentrale Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Um diesen Dienst zu nutzen, muss man sich jedoch erst einmal registrieren. Ebenfalls benötigt wird die Leitweg-ID des Empfängers. Bei Neuaufträgen wird einem diese automatisch zugeteilt, sie kann aber auch jederzeit separat erfragt werden.

Nach der Registrierung beim ZRE können Sie Ihre Rechnungsdaten auf unterschiedlichen Wegen übermitteln. Zum einen ganz klassisch als E-Rechnung per E-Mail, zum anderen über ein Webformular, in welches die Rechnungsdaten selbst erstellter XRechnungen eingegeben und/oder hochgeladen werden müssen. Falls Sie viele Rechnungen einreichen möchten, haben Sie noch die Möglichkeit, einen Webservice zu nutzen. Das PEPPOL-Netzwerk übernimmt die Weiterleitung der Rechnung an den jeweiligen Empfänger.

Zudem ist die Übermittlung von selbsterstellten XRechnungen mittels De-Mail in Planung. De-Mail ist ein auf E-Mail-Technik beruhendes, hiervon aber technisch getrenntes Kommunikationsmittel, welches staatlich geprüft und verschlüsselt ist. So ermöglicht De-Mail den sicheren Versand von offiziellen Dokumenten über das Internet.

Schon heute ermöglichen es aber immer mehr Softwareentwickler, auch direkt aus dem eigenen ERP-System heraus, elektronische Zahlungsaufforderungen als XRechnung oder in einem anderen gewünschten E-Invoicing-Standard zu verschicken. Mit unserer Agentursoftware easyJOB funktioniert die Rechnungsübergabe einfach und schnell.

Und wenn ich Rechnungen an Kommunen, öffentliche Unternehmen und andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene senden möchte?
Während von Seiten der Bundesbehörden zunächst nur ein entsprechendes E-Rechnungs-Gesetz verabschiedet und eine E-Rechnungsverordnung erlassen werden musste, durch welche sowohl Ausgestaltung als auch Umfang und Zeitplan für die E-Rechnung an den Bund festgelegt wurden, mussten auf Landesebene dagegen ganze 16 Einzelgesetze und Verordnungen auf Basis der EU-Richtlinie und der europäischen Norm entworfen und erlassen werden. Das führt von Bundesland zu Bundesland bislang zu zahlreichen unterschiedlichen Vorgaben, Schwellenwerten und technischen Ansätzen. Nähere Informationen zu den unterschiedlichen Vorgaben finden Sie hier.

E-Rechnungen erstellen mit easyJOB

Mit unserer Agentursoftware sind Agenturen, die für Behörden und öffentliche Stellen arbeiten, gut aufgestellt. Denn easyJOB bietet Ihnen ein cleveres Zusatzmodul, das nun auch den ZUGFeRD-Standard 2.1 mit folgenden Profilen unterstützt:

• ZUGFeRD 2.1 – Eine elektronische Rechnung entsprechend der europäischen Norm „EN 16931“. Dieses Profil ist ein „Hybride“, da es aus einem Bildteil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (integriertes XML) besteht. Das PDF kann deshalb auch an Rechnungsempfänger ohne eine automatisierte Weiterverarbeitung gesendet werden.
  Das Format ZUGFeRD 2.1.1 beinhaltet bereits die XRechnung.
• XRechnung – Die Besonderheit der XRechnung besteht darin, dass nicht das XML in das Rechnungs-PDF eingebettet wird, sondern es wird ein XML erzeugt, welches das Rechnungs-PDF (binär codiert) beinhaltet. Die XRechnung ist nur maschinenlesbar. Diese erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, da nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm erfüllt werden, sondern auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen enthalten sind.
  
  

Auch das Versenden von Anhängen stellt mit unserer Software kein Problem dar. Explizit können Sie zu einer bereits existierenden XRechnung weitere Anhänge hinzuzufügen, in das XML-File integrieren und im Anschluss das fertige XML-File herunterladen. Dies ermöglicht unsere neue Funktionalität „Anlagen zu XRechnung“.

So können beispielsweise Rechnungsanhänge wie Stundenlisten oder ein Eingangsrechnungs-Sammel-PDF in das XML eingebettet werden.

Praktisch: Das Einfügen von Dateien in den Dialog kann per Auswahl oder Drag & Drop aus dem Filesystem oder aus der Dokumentenablage erfolgen. Erlaubt sind einige gängige Dateiendungen wie pdf, png, xlsv, oder csv. Insgesamt können Dateien in der Größe von maximal 11 MB angefügt werden. Natürlich können die Anlagen auch wieder entfernt werden.
Zusätzlich wird automatisch eine Kopie der fertigen (angereicherten) XRechnung erstellt und diese in der Dokumentenablage des jeweiligen Jobs abgelegt.

Wir passen die Konfiguration an die spezifischen Anforderungen unserer Kunden an. Dazu fragen wir ab, welche Informationen/Felder für den Rechnungsempfänger benötigt werden und wo die Informationen in der easyJOB Datenbank gespeichert sind. So können unterschiedliche XRechnungsformate gleichzeitig verwendet werden.

Unsere Berater beantworten Ihre Fragen dazu und rund um die elektronische Rechnungsstellung gerne in einem Gespräch, rufen Sie uns einfach an!

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