easyJOB für Produktionsagenturen – ein Erfolgsrezept

Flyer oder Anzeige, Give away oder Aufsteller, Kundenmagazin oder Unternehmensbericht – Produktionsagenturen bespielen oft die gesamte Klaviatur der Werbemittel und haben zahlreiche Aufgaben und Ansprechpartner, beim Kunden wie bei den eigenen Dienstleistern. Umso wichtiger ist es für sie, funktionale, transparente und sichere Abläufe zu gewährleisten. Nur so lassen sich die gewünschten Produkte in hoher Qualität und fristgerecht liefern. easyJOB kann mit vielen intelligenten Features den Prozess perfekt unterstützen.

Durchdachter Workflow

easyJOB bietet einen durchdachten Workflow, der die einzelnen Arbeitsschritte optimal miteinander verzahnt. Am Anfang steht das Projekt, für das Sie in easyJOB mit wenigen Klicks einen „Job“ anlegen. Unterschiedliche Werbemittel lassen sich über Sub-Jobs sehr gut strukturieren. Dort kann man Daten und Adressen, die vom Hauptjob abweichen, hinterlegen oder auch Länderversionen von Werbemitteln verwalten. Alternativ bzw. zusätzlich ist es aber auch möglich verschiedene Werbemittel innerhalb eines Jobs gruppiert zu verwalten.

Standardisierte Artikel und agenturspezifischen Dienstleistungen können Sie in den Stammdaten als „Leistungsarten“ anlegen und kundenspezifischen Preislisten zuordnen. Bei der Kalkulation des Projektes lassen sich diese ganz einfach auswählen und als Leistung im entsprechenden Job hinterlegen. Haben Sie häufig wiederkehrende Projekte? Dann ist es sinnvoll, mit Musterjobs zu arbeiten, in denen die verschiedenen Leistungen bereits zusammengestellt sind.

Die typischen Beschreibungstexte für die Produktion pflegen Sie als „Tabellenvorlagen“. Aus den hinterlegten Wertelisten stellen Sie sich die Daten ganz einfach zusammen und können sie für Anfragen, Aufträge und Kostenvoranschläge verwenden.

Lieferantenanfragen

Ihre Lieferanten klassifizieren Sie in easyJOB über Kategorien, Kriterien und Zusatzfelder. Zum Aufbau einer Produktionsdatenbank können Sie in den Adressen vielfältige Informationen hinterlegen und danach selektieren.

Mit dem Zusatzmodul „Anfragenmanagement“ lassen sich sehr komfortabel gleichzeitig Anfragen an mehrere unterschiedliche Lieferanten erstellen. Eine vom Kunden geforderte Ausschreibung ist so schnell erledigt. Individualisierte E-Mails legen Sie dabei mit einem Klick an.

Eine Angebotsübersicht zeigt alle offenen Anfragen und erhaltene Angebote an, inklusive Terminkontrolle und Status. Die Angebote können Sie erfassen, direkt vergleichen und Ihren Favoriten automatisch übernehmen. Zusätzliche Details, wie Ansprechpartner oder Absagegründe, werden über zuvor definierte Zusatzfelder eingegeben. So lässt sich auch für Ihre Kunden der Einkaufsprozess transparent dokumentieren.

Den Auftrag an den Lieferanten erteilen Sie dann einfach aus dem Programm heraus per E-Mail. easyJOB gibt eine interne Auftragsnummer mit, die später eine automatische Zuordnung der Eingangsrechnung ermöglicht.

Referenznummern

Am Job oder auch für einzelne Leistungen können Sie die Einkaufsreferenzen Ihres Kunden hinterlegen, zum Beispiel eine SAP-Auftragsnummer. Weitere Nummern – zum Beispiel die Auftragsnummer des Lieferanten – oder sonstige Informationen bilden Sie über Zusatzfelder ab, die sich individuell konfigurieren lassen. Diese lassen sich auch

- suchen und filtern
- in Ihre Anzeigelayouts einbinden
- in Reports auswerten
- in Ihren Drucklayouts andrucken und die Daten exportieren

Berechtigungen

Der Zugriff auf Leistungsarten und individuelle Zusatzfelder wird über Berechtigungen geregelt. So ist es möglich, getrennte Verantwortlichkeiten zwischen Kundenberatung und Produktion abzubilden und zum Beispiel für einen Kundenberater die Bearbeitung von Einkaufswerten zu sperren.

Dashboard

Auf Ihrem persönlichen easyJOB Dashboard positionieren Sie Funktionen und Widgets für den Schnellzugriff. Wir zeigen im Screen exemplarisch sinnvolle Anwendungen für Kundenberater und Produktioner.

Produktion Media

Produktionsagenturen, die Anzeigenvorlagen herstellen, unterstützt unser Zusatzmodul „Produktion Media“. Damit können Sie Mediapläne manuell erfassen oder importieren, auf Wunsch lassen sich auch Tarifdaten einbinden. Auf Basis dieser Buchungsdaten erhalten Sie als Produktions-Verantwortlicher eine Übersicht über alle zu erstellenden Werbemittel. Unterstützt durch die Verwendung von Proportionalitätsfaktoren wird nun die Produktion der notwendigen Formate vorbereitet. easyJOB koppelt die Buchungsdaten dabei mit den grafischen Leistungen für die Anzeigenerstellung, so dass die kreativen Mitarbeiter einen direkten Überblick über Liefertermine, Formate und Druckvorgaben bekommen.

Aufgaben koordinieren und Ressourcen einteilen

Eine Grobplanung der einzelnen Arbeitsschritte lässt sich direkt aus dem Job vornehmen. Hierbei weist man die geplanten Tasks einer Arbeitsgruppe oder auch gleich dem jeweiligen Mitarbeiter zu. Über die Funktion „Ressourcenplanung“ erfolgt dann die Feinplanung. easyJOB vergleicht die laut Arbeitszeitmodell vorgegebenen Sollzeiten mit den bis dahin dem Mitarbeiter zugeteilten Aufgaben und visualisiert dessen Verfügbarkeit. Die Tasks lassen sich per Drag & Drop den Mitarbeitern zuordnen, die noch freie Kapazitäten haben. Alternativ können Sie für die Planung der Tasks unser Kanban-Board oder den Kalender mit Aufgabenliste nutzen. 

Das Zusatzmodul „Ressourcenplanung Stunden“ erlaubt eine noch genauere Einteilung mit stundengenauer Zuteilung.

Briefingvorlagen

Bei der Zuordnung der Aufgaben können Sie Ihren Mitarbeitern automatisch Briefing-Informationen mitgeben. Das können Informationen aus den Job-Kopfdaten oder Leistungszeilen sein, wie beispielsweise die Beschreibungstexte. So ersparen Sie sich eine erneute manuelle Eingabe.

Controlling / Auswertungen

easyJOB ermöglicht ein umfangreiches Controlling und Reporting. Über die Funktion „Abfrage Leistungen“ erhalten Sie zum Beispiel umfangreiche Auswertungen der Fremdleistungen. Mit der Funktion „Abfrage Eingangsrechnungen“ sind schnell Jahres-/Monatsumsätze Ihrer Lieferanten ausgewertet. Wir bieten Ihnen viele Standardreports, aber auch individuelle Auswertungen lassen sich erstellen.

In unseren Referenzen finden Sie einen Auszug der Kunden, die easyJOB erfolgreich einsetzen. Wählen Sie einfach im Filter „Produktion/Druckvorstufe“ aus, um speziell Produktionsagenturen anzuzeigen. Die Agentur netzwerk P stellen wir Ihnen in einem separaten Artikel vor. Thomas Bausch, Head of  IT & Finance/Controlling, berichtet in diesem über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von easyJOB in seiner Produktionsagentur.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.