„Wer hat denn da schon wieder was geändert?"

Mit dem Zusatzmodul „Historie“ lässt sich diese Frage jetzt ganz einfach beantworten. Es ist für die beiden Funktionsbereiche Stammdaten (Kunden, Adressen, Personen, Lieferanten, Mitarbeiter, Leistungsarten…) und Termine/Aufgaben verfügbar.

Alle Änderungen werden in einer übersichtlichen Liste angezeigt. Das macht die gesamte Datenerfassung nachvollziehbar, denn easyJOB protokolliert chronologisch sortiert:

- wer einen Datensatz geändert hat
- wann ein Datensatz angepasst wurde
- welche Daten geändert wurden
- wie die Daten vorher aussahen
- wann ein Datensatz gelöscht wurde

Ein besonderes Highlight: Die Änderungen werden auch über logische Datengruppen hinweg angezeigt, das heißt, Sie sehen beispielsweise an der Adresse, wenn zugehörige Personen verändert wurden.

Welche Informationen werden in der Historie nun genau dargestellt?

Die Historie zeigt Ihnen zuerst einmal an, auf welche Art von Datenbanktabelle die Änderung referenziert (bspw. Kunde, Adresse, Mitarbeiter oder Termin). Sie erfahren außerdem den exakten Zeitpunkt, an dem die Änderung stattgefunden hat, sowie von welcher Person sie durchgeführt wurde. Sie sehen auch, was geändert wurde z.B. ob Daten neu zugeordnet, geändert, neu angelegt oder gelöscht wurden.

Ja aber – was, wenn es sich um einen Datensatz mit sehr vielen Änderungen handelt? Wie finde ich dann die Änderung, die mich interessiert?

Keine Sorge – natürlich verfügt die easyJOB Historie über einen Suchassistenten. Sie haben damit die Möglichkeit, über einen bestimmten Zeitraum zu selektieren.

Und wenn ich die Datensätze exportieren möchte?

Über das Menü „Druck“ ist ein Export der gesamten Datensätze als Excel-Datei möglich.

Es kam schon vor, dass Mitarbeiter bei uns Datensätze versehentlich gelöscht haben…

Mit unserer Funktion „gelöschte Datensätze suchen“, die Sie ganz leicht über das Hauptmenü erreichen, können Sie sich alle gelöschten Datensätze anzeigen lassen. Natürlich ist auch hier wieder eine Selektion über den Suchassistenten möglich. Aber beachten Sie bitte: Gelöschte Datensätze können nicht bearbeitet oder wiederhergestellt werden.

Dann können also alle Änderungen von jedem Mitarbeiter eingesehen werden…?

Wer etwas sieht, können Sie selbst steuern – unsere ausgefeilte Rechtevergabe ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wer die Historie öffnen darf und welche Personen darüber hinaus auch Zugriff auf die Spalte „Änderungen“ bekommen. Die höchste Berechtigungsstufe erlaubt dem Mitarbeiter außerdem, nach gelöschten Datensätzen zu suchen.

Ist die Historie demnach auch zur Änderungsnachverfolgung in Hinblick auf die DSGVO geeignet?

Ja, denn es werden sämtliche Änderungen an Personen- und Adressenstammdaten in easyJOB protokolliert. Mit dem Zusatzmodul „Historie“ kann nachgewiesen werden, wer wann welche Daten wie erfasst bzw. geändert hat.
Sie sehen, mit den Modulen Stammdatenhistorie und Historie für Termine/Aufgaben wird Ihr Arbeitsalltag viel effizienter, und das gleich in mehrfacher Hinsicht:

- durch bessere Einhaltung von Compliance-Anforderungen – dank gesetzes- und richtlinienkonformer Standards (SOX, EuroSOX)
- durch optimiertes Qualitätsmanagement (ISO 9001) – dank transparenter Prozesse durch höhere Datenqualität – mittels effizienterer Datenverwaltung.