Vom Briefkasten auf die Festplatte
Bonn. Auf der CeBIT 2007 tritt der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. erneut den Beweis an: Ohne Papier werden Prozesse schneller verarbeitet und Dokumente gleichzeitig sicher archiviert. In unmittelbarer Nähe des DMS-Forums ist das Showcase "digitale Postbearbeitung" (Halle 1, Stand M81) aufgebaut. Hier kann der Besucher live mitverfolgen, wie Unternehmen eingehende Dokumente vollständig papierlos bearbeiten können. Das Konzept für das Showcase wurde vom Competence Center Postbearbeitung des VOI erarbeitet. Verschiedene Aussteller der DMS-Area unterstützen das Projekt mit ihren Technologien.
Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter
Unternehmen, die eingehende Dokumente digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch – und damit papierlos – vornehmen, partizipieren von zahlreichen Vorteilen. Sie sparen Zeit bei der Bearbeitung, erleichtern durch eine zentrale Datenhaltung das Finden von Informationen und reduzieren den Platz für die Archivierung: Auf eine CD passen circa 10.000 Dokumente, das entspricht dem Inhalt von etwa 20 Aktenordnern.
Das Platz sparende Archivieren von Dokumenten ist aber nur ein Vorteil der Dokumentendigitalisierung. Wesentlicher ist die schnelle Bereitstellung der Dokumenteninhalte und deren Bearbeitung. Erst dann kann die Effizienz der Geschäftsprozesse nachhaltig gesteigert werden bei gleichzeitiger Kostensenkung. „Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung lassen sich Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren“, rechnet Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, vor.
Viele Vorteile für den Arbeitsalltag
Wie Unternehmen diese Vorteile für sich nutzen können, zeigt der VOI vom 15. bis 21. März 2007 zum zweiten Mal auf einer Sonderfläche „Digitale Postbearbeitung“ während der CeBIT 2007 in Hannover. Innerhalb der DMS-Area in der Halle 1 ist ein Showcase (Stand M81) aufgebaut, in dem der Besucher live erleben kann, wie eingehende Dokumente digital verteilt, bearbeitet, archiviert und gegebenenfalls weiterverarbeitet werden. Auf stündlich stattfindenden Führungen erläutert ein Moderator die Arbeitsweise der Lösungen und beantwortet Fragen.
Die einzelnen Arbeitsplätze stehen nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf – eines Unternehmens, sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Im Posteingangsbereich sichern Elektronische Signaturen die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls Teil der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort unmittelbar für einen erneuten Zugriff bereit. Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.
VOI Voice-of-Information (www.voice-of-information.org oder www.voice-of-information.eu )
Alle Pressetexte stehen unter VOI Presse oder im VOI Presseraum von good news! zum Download bereit.
VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
Heilsbachstrasse 25
D-53123 Bonn
Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter
Unternehmen, die eingehende Dokumente digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch – und damit papierlos – vornehmen, partizipieren von zahlreichen Vorteilen. Sie sparen Zeit bei der Bearbeitung, erleichtern durch eine zentrale Datenhaltung das Finden von Informationen und reduzieren den Platz für die Archivierung: Auf eine CD passen circa 10.000 Dokumente, das entspricht dem Inhalt von etwa 20 Aktenordnern.
Das Platz sparende Archivieren von Dokumenten ist aber nur ein Vorteil der Dokumentendigitalisierung. Wesentlicher ist die schnelle Bereitstellung der Dokumenteninhalte und deren Bearbeitung. Erst dann kann die Effizienz der Geschäftsprozesse nachhaltig gesteigert werden bei gleichzeitiger Kostensenkung. „Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung lassen sich Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren“, rechnet Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, vor.
Viele Vorteile für den Arbeitsalltag
Wie Unternehmen diese Vorteile für sich nutzen können, zeigt der VOI vom 15. bis 21. März 2007 zum zweiten Mal auf einer Sonderfläche „Digitale Postbearbeitung“ während der CeBIT 2007 in Hannover. Innerhalb der DMS-Area in der Halle 1 ist ein Showcase (Stand M81) aufgebaut, in dem der Besucher live erleben kann, wie eingehende Dokumente digital verteilt, bearbeitet, archiviert und gegebenenfalls weiterverarbeitet werden. Auf stündlich stattfindenden Führungen erläutert ein Moderator die Arbeitsweise der Lösungen und beantwortet Fragen.
Die einzelnen Arbeitsplätze stehen nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf – eines Unternehmens, sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Im Posteingangsbereich sichern Elektronische Signaturen die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls Teil der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort unmittelbar für einen erneuten Zugriff bereit. Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.
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