Effizienter online arbeiten

Viele Arbeitnehmer:innen in Deutschland wünschen sich, effizienter arbeiten zu können. Im kürzlich veröffentlichten „State of Work Report“ behaupten die gut 2.000 Befragten aus Deutschland: Rund ein Drittel (30 Prozent) ihrer Arbeitszeit verwenden sie für Aufgaben, die „nicht direkt zu den Unternehmens-/Teamzielen“ beitragen. Vor allem die vielen Meetings und Besprechungen sind ein Problem. Nur jedes zweite Meeting (53,4 Prozent) sei eine „gute Nutzung der Arbeitszeit“. 36,5 Prozent der Meetings seien schlichtweg unnötig.

„Die effiziente Nutzung der vorhandenen Arbeitszeit macht zufrieden und sorgt für mehr Spaß an der eigenen Tätigkeit – und zahlt damit auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens ein“, sagt Lucia Falkenberg, CPO und Sprecherin der Kompetenzgruppe New Work im eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. „Digitale Tools helfen dabei, produktiv mit Kolleg:innen zu interagieren und Aufgaben effizient zu erledigen.“ Digitale Technologien ermöglichen es, sowohl mobil als auch im Büro vor Ort erfolgreich zu arbeiten.

Eine Voraussetzung dafür sei eine Unternehmenskultur, die Mitarbeitenden eine möglichst hohe Flexibilität einräumt. Diversität und Offenheit machen Unternehmen für junge Talente attraktiv, ebenso die Bereitschaft, auf neue Techologien wie Künstliche Intelligenz zu setzen, die Mitarbeitende von zeitraubenden Routineaufgaben entlasten.

Um effizienter online zu arbeiten, gibt Lucia Falkenberg 5 konkrete Tipps:

1. Wählen Sie Tools und Technologien, die zu Ihren Prozessen und Mitarbeitenden passen und die für eine effiziente Zusammenarbeit remote und im Büro sorgen. Dazu zählen Projektmanagement-Tools, Video-Konferenz-Software, gemeinsame Online-Dokumente und andere Online-Kollaborationstools mit Chatfunktion, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
2. Organisieren Sie virtuelle Meetings effizient, indem Sie klare Tagesordnungen festlegen, Zeitlimits setzen und sicherstellen, dass nur relevante Teilnehmer:innen eingeladen sind. Halten Sie die Meetings präzise und fokussiert, um die Produktivität aller Teilnehmenden zu maximieren.
3. Sorgen Sie für eine ausgewogene Work-Life-Balance: Setzen Sie Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben und gönnen Sie sich ausreichend Freizeit, um Energie aufzutanken und Stress zu reduzieren. Dabei helfen flexible Arbeitsmodelle mit mobilem Arbeiten.
4. Setzen Sie auf einen Digital Leadership-Führungsstil, der klare Ziele definiert, und setzen Sie auf neue digitale Tools, um diese als Team tatsächlich zu erreichen. Sorgen Sie für flache Hierarchien, die Mitarbeiter:innen Freiraum und Selbstbestimmtheit geben. Fördern Sie die Diversität im Team und den Zusammenhalt der Mitarbeitenden durch Teambuilding-Maßnahmen.
5. Fördern Sie betriebliche Trainings und setzen Sie für Weiterbildungen auch auf Expert:innen von außen. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die erforderlichen digitalen Fähigkeiten verfügen. Bieten Sie Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen an, um Kompetenzen im Umgang mit digitalen Tools und Technologien zu stärken.