Mehr Zeit für kreatives Arbeiten

Der Einsatz digitaler Lösungen ist in Marketing- und Werbeagenturen heute gang und gäbe, beispielsweise bei der Kampagnenplanung oder dem Entwurf von Websites, Anzeigen und Werbetexten. Dagegen zeigt sich das Office-Management oftmals noch analog aufgestellt. Die eingehende Briefpost – wie Rechnungen, Bescheide vom Finanzamt oder gegengezeichnete Verträge – wird dann als Papier verarbeitet und auch so aufbewahrt. Die damit verbundenen Nachteile sind vielfältig. Hierzu gehören ein erhöhter Zeitaufwand für das Sortieren und die Ablage von Briefen, die Suche nach Dokumenten und ein wachsender Platzbedarf für die Archivierung der Unterlagen. 

Digitalisierte Briefpost als Enabler für schnellere Abläufe

Insbesondere der Posteingang ist Auslöser für weitergehende Prozesse, etwa die Freigabe von Rechnungen. Hieran sind in der Regel mehrere Instanzen beteiligt: Die Buchhaltung übernimmt die formelle Freigabe, während die Fachabteilung prüft, ob die einzelnen Positionen korrekt berechnet wurden. Erfolgt ein solcher Freigabeprozess papierbasiert, so kann er nur sequenziell ablaufen. Das heißt: Die eine Abteilung muss warten, bis die andere die Rechnung freigibt, und erhält sie erst im Anschluss auf den Schreibtisch. So geht wertvolle Zeit verloren und eventuelle Skontooptionen bleiben ungenutzt.
Anders sieht es aus, wenn die Briefpost digitalisiert vorliegt, denn dann können mehrere Personen gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen und beispielsweise eine Rechnung freigeben. Die vom Posteingang ausgelösten Prozesse unterliegen von Anfang an den Vorteilen der Digitalisierung und laufen damit schneller ab. Darüber hinaus können Mitarbeiter bei Rückfragen Dokumente direkt aufrufen und unmittelbar eine Antwort liefern. Denn das Auffinden digitaler Dokumente gelingt wesentlich schneller als das papierbasierter. Statt in meterlangen Aktenregalen zu stöbern, können Nutzer die Dokumente einfach über die Volltextsuche finden. 

Digitaler Posteingang und DMS – ein Dream-Team

Idealerweise wird die gesamte Briefpost zusammen mit den Bestandsakten digital in einem Cloud-basierten Dokumenten-Management-System (DMS) hinterlegt, das so als Plug-and-Play-Lösung alle Dokumente zentralisiert vorhält. Das DMS sollte ein kollaboratives Arbeiten ermöglichen, indem es bestimmten Personen im Rahmen eines Rollenmanagements lesenden und ggfs. auch schreibenden Zugriff auf Ordner und Dokumente gewährt. Darüber hinaus vereinfacht ein DMS die Bearbeitung der Dokumente, wenn es einen PDF-Editor beinhaltet, mit dem Formulare einfach online ausgefüllt werden können. Außerdem lassen sich in einem DMS Briefe über die Volltextsuche schnell wiederfinden. Ist ein solches System zusätzlich mit intelligenten Funktionen ausgestattet, dann können die digitalen Dokumente anhand der ausgelesenen Daten automatisch in einem definierten Projektordner abgelegt oder in externe Anwendungen, die sich im Einsatz befinden – für eine reibungslose Integration in die bestehenden Prozesse– übertragen werden. Ein Beispiel ist die automatische Weiterleitung von Eingangsrechnungen in die Buchhaltungs-Software oder über DATEV Unternehmen online an den Steuerberater. Somit entfallen das zeitaufwendige Sortieren und Abheften der Briefpost in Aktenordnern. Darüber hinaus ist mit einem DMS ein ortsunabhängiger Zugriff – beispielsweise aus dem Homeoffice – auf sämtliche Informationen möglich. Schließlich werden die Dokumente revisionssicher archiviert. Somit können Agenturen beispielsweise einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

Die Digitalisierung des Posteingangs an Spezialisten auslagern

Da Agenturen jedoch häufig die Kapazitäten sowie die Ausstattung und das Know-how für die Digitalisierung fehlen, ist es ratsam, einen Dienstleister wie Caya mit dieser Aufgabe zu betrauen. Dieser empfängt die Briefpost mithilfe eines Nachsendeauftrags oder holt die Unterlagen direkt bei der Agentur ab. Anschließend erfolgt das Scannen inklusive einiger vorbereitender Tätigkeiten, wie des vollautomatischen Öffnens der Briefumschläge. Während der Digitalisierung der Briefe werden wichtige Datenpunkte ausgelesen, etwa der Betreff, der Kunden- bzw. Projektname oder ggf. die Rechnungsnummer. Mithilfe dieser gewonnenen Informationen können die digitalisierten Dokumente automatisiert in entsprechenden Ordnern innerhalb des DMS abgelegt und verknüpfte Prozesse regelbasiert gestartet werden. 

„Die Digitalisierung der Briefpost gepaart mit dem Einsatz eines DMS wird auf diese Weise zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen: Verträge mit einem Mausklick unterschreiben, Rechnungen komfortabel bezahlen oder Projekte flexibel steuern sind einige der unmittelbaren Vorteile. Dazu kommen die Teamarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden sowie der abteilungsübergreifende Informationsaustausch in Echtzeit – ein entscheidender Schritt in Richtung Zukunft“, fasst Conny Sebastian Bauer, Digitalisierungsexperte bei der Caya GmbH, zusammen. 

Welche Anforderungen sollte ein Dienstleister erfüllen?
Bei der Auswahl eines Dienstleisters, der eingehende Briefe digitalisiert, sollten vor allem folgende Kriterien berücksichtigt werden:

• Agnostische Tätigkeit
  Der Dienstleister sollte Post von allen Postunternehmen digitalisieren.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
  Eine solche Vereinbarung ist verpflichtend, um Kundendaten im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verarbeiten. Er schafft Klarheit über die Befugnisse und regelt den Gegenstand und Zweck der Verarbeitung.
• Kurze Erledigungszeit
  Das Scannen der Briefe inklusive ihrer digitalen Bereitstellung sollte nicht länger als 24 Stunden dauern.
• Archivierung
  Die physischen Dokumente sollten nach dem Scannen für einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden. Währenddessen kann der Kunde entscheiden, ob er sie im Original weiter benötigt, der Dienstleister sie langzeitarchiviert oder datenschutzkonform vernichtet werden können.
• Zertifizierungen
  Anerkannte Siegel und Zertifizierungen wie jene nach ISO 9001 oder ISO 27001 weisen auf Vertrauenswürdigkeit hin.

Fazit
Nach dem Motto „Eine erfolgreiche Organisation beginnt immer mit Organisieren“ bietet die Digitalisierung der eingehenden Briefpost gemeinsam mit einem leistungsfähigen DMS als Single Point of Truth einen zentralen Überblick über alle in Agenturen anfallenden Dokumente. Prozesse werden automatisiert und administrative Tätigkeiten minimiert. So gewinnen Mitarbeiter Zeit für ihre Kundenprojekte und können sich voll und ganz auf den nächsten Pitch konzentrieren.