3 Tipps und Tricks für effiziente Meetings

Es gibt sie: effiziente Meetings! Doch in vielen Unternehmen zählen ausgebuchte Kalender immer noch als Statussymbol. Je ‚wichtiger‘ Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sind, desto häufiger und länger sind deren Meetings. Die Sinnhaftigkeit wird selten hinterfragt.

 

So verwundert es kaum, dass eine Studie von Sharp herausgefunden hat, dass die Mehrheit der Befragten Meetings als Zeitverschwendung erleben. Von den 8.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die an der Studie teilnahmen, sehen sich acht von zehn am eigenen Arbeitsplatz produktiver als am Besprechungstisch. Und über die Hälfte der Befragten bemängelt, dass ihre Meetings langweilig sind und nicht zu klaren Ergebnissen führen. Es ist also höchste Zeit, die Meeting-Kultur zu verbessern und effizienter zu machen!

 

Tipp 1 für effiziente Meetings: Klare und überlegte Planung

 

• Welche konkrete Fragestellung steht für dieses spezielle Meeting auf der Tagesordnung?
  Je genauer die Frage formuliert ist, desto klarer wird die spätere Durchführung des Termins und auch die Ergebnissicherung.

• Wie lange soll das Meeting dauern?
  Sind zwei Stunden für die Projektbesprechung wirklich zielführend oder reichen eventuell auch 30 Minuten? Die Verknappung der Zeit kann Wunder bewirken. Sie diszipliniert Vielschwätzer und beugt dem Abdriften der Gedanken vor. Hier lohnt es sich, mutig zu sein und wirklich knapp zu kalkulieren. Es wird sich ein Langzeit-Effekt einstellen, der ein enorme Effizienzsteigerung mit sich bringt.

• Wer ist zu dem Meeting eingeladen?
  Ein Punkt vorweg: Es ist immer sinnvoll, Meetings offen zu gestalten. Vielleicht hat eine Kollegin gerade spontan Zeit und Lust an einem Termin teilzunehmen, für den sie nicht explizit eingeladen wurde. Diese ‚Spontan-Teilnahmen‘ bringen oft einen großen Mehrwert in die Meetings. Die Frage ist also eher, wer an dem Meeting unbedingt teilnehmen ‚muss‘. Diese Gruppe sollte so klein wie nur möglich gehalten werden.

 

Tipp 2: Straffe und abwechslungsreiche Durchführung der Meetings

 

Der ‚Head of Meeting‘ hat während der Besprechung eine sehr wichtige Rolle. Er ist dafür zuständig, den Zeitrahmen im Blick zu behalten und die gründliche Diskussion des Themas zu begleiten. Darüber hinaus hat er die Aufgabe, ideale Rahmenbedingungen für die Teilnehmenden zu schaffen. Wichtige Erfolgsfaktoren sind:

 

• Gesprächsregeln beachten!
  Hält eine Gruppe grundlegende Gesprächsregeln ein, spart sie sich Zeit. Die Qualität des Gesagten steigt und es entstehen keine Konflikte durch mögliche Enttäuschungen oder Frustrationen. Besonders hervorzuheben: Kurz fassen, nicht ausschweifen und ausreden lassen! Der Besprechungsleiter sorgt für die Einhaltung der Gesprächsregeln.

• Nur besprechen, was in der Agenda steht!
  Im Brainstorming oder während der Diskussion passiert es schnell, dass neue Themen auf den Tisch kommen, die entweder über das Ziel des Meetings hinausreichen oder am Ziel vorbeigehen.
  Hier lautet unser Tipp: Themen-Parkplatz. Schnell das Thema auf eine Karte schreiben, ans Whiteboard hängen, dort für ein zukünftiges Meeting aufbewahren und schnell wieder zum eigentlichen Thema zurückkehren. Auch ein guter Tipp ist, den Themenpunkt ‚Sonstiges‘ von der Agenda zu streichen. Er lädt geradezu zu Abschweifungen ein.

• Abwechslung in die Meetings bringen!
  Hier gibt es viele Möglichkeiten. Bereits im Vorfeld sollte sich der ‚Head of Meeting‘ überlegen, welche Methode zum Inhalt passt. Hier eine Auswahl interaktiver Methoden. Und wer hat eigentlich gesagt, dass Besprechungen im Sitzen stattfinden müssen? Stehen Sie auf oder gehen Sie mit der Gruppe eine Runde spazieren und reden währenddessen. Bereits Aristoteles hat die Kombination aus Gehen und Denken/Sprechen sehr geschätzt.

 

Tipp 3: Übersichtliche und öffentlich zugängliche Dokumentation

 

Die Zeit ist um, das Thema besprochen, alle Beteiligten zufrieden und eine Woche später kann sich niemand mehr an die Ergebnisse des Meetings erinnern? Das passiert versierten Meeterinnen und Meetern natürlich nicht!

 

Im Idealfall findet die Dokumentation bereits beiläufig während der Besprechung zum Beispiel auf Scrum-Karten oder Flipchart-Bögen statt. Der Einladende fotografiert im Anschluss die Ergebnisse und speichert die Bilder in einer Dokumentations-Vorlage ab. Ist diese Art der Dokumentation nicht möglich, muss im Anschluss ein Protokoll erstellt werden. Es lohnt sich, sofort nach dem Meeting damit loszulegen, dann sind die Eindrücke noch frisch.

 

Der Ort, an dem die (Foto-)Protokolle dann landen, sollte lebendig sein. Das bedeutet: Die dunkle, verwinkelte Ecke des Servers eignet sich nicht für die Ablage von Protokollen. Dorthin verirrt sich kaum jemand. Vielmehr sollte der Ort leicht zugänglich sein. Darin muss gearbeitet werden. Er muss ‚leben‘. Die Ideen müssen wachsen und umgesetzt werden. Meetings lohnen sich dann so richtig, wenn das Gesagte, Beschlossene und Dokumentierte im Anschluss bei den Teilnehmenden weiterarbeitet und so zu Veränderung und Fortschritt beiträgt.