So geht Pressekonferenz: die Organisation von der Einladung bis zur Durchführung

Ein neues Produkt-Feature, ein neuer Standort, ein Wechsel in der Führungsebene – in der Regel reicht eine Pressemitteilung, um Medien und Öffentlichkeit zu informieren. Doch haben Unternehmen etwas wirklich Wichtiges mitzuteilen, muss es eine Pressekonferenz sein. Worauf Sie bei der Organisation achten müssen.

     

Die Einladung

Drei bis vier Wochen vor dem Termin sollten Sie die Einladungen per E-Mail versenden. Auch der klassische Postweg ist eine Alternative, erhöht sogar die Aufmerksamkeit und wertet die Veranstaltung auf. Außerdem kann es sinnvoll sein, vor der Einladung eine Save-the-Date-Mail zu verschicken. Hintergrund: Finden zeitgleich weitere Branchentreffs, wie beispielsweise Messen statt, wird Ihre Einladung leicht übersehen.

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, ein Antwortfax oder eine Antwort-Möglichkeit sollten Sie stets an- bzw. beifügen. Und das steht drin:

A: Ich nehme an der Pressekonferenz teil
B: Ich kann leider nicht teilnehmen, bin jedoch an den Presseinformationen interessiert
C: Ich habe kein Interesse am Thema

Folgende Informationen sollte die Einladung beinhalten:

• Die Überschrift (das Thema) der Pressekonferenz
• Den Namen Ihrer Firma
• Einen Ansprechpartner aus dem Presseteam
• Wer wird als Redner (Interviewpartner) anwesend sein
• Ort und Termin der Veranstaltung
• Anreise- und Parkmöglichkeiten

Ein guter Zeitpunkt für die Pressekonferenz ist der späte Vormittag (11 Uhr; Tagespresse) oder der frühe Nachmittag (14 Uhr). So haben die teilnehmenden Journalisten ausreichend Zeit für die An- und Abreise. Die Tagespresse nutzt den Nachmittag, um einen Beitrag zu schreiben. Als Tage eignen sich Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag.

 

Die Vorbereitung

Überlegen Sie sich, wer als Interviewpartner an der Pressekonferenz teilnehmen sollte. Neben Vertretern Ihres Unternehmens können dies auch Geschäftspartner, Kunden oder Politiker sein, die etwas zum Thema beitragen und der Veranstaltung zusätzliche Relevanz verschaffen können.

Zu Beginn sollten die Teilnehmer kurz vorgestellt und ihr Bezug zum Thema näher erläutert werden. Bereiten Sie sich gemeinsam mit den Interviewpartnern auf mögliche kritische Fragen vor, um ad hoc sprachfähig zu sein und sich nicht zu verzetteln.

Der Ort: Der Veranstaltungsort sollte so gewählt werden, dass eine einfache Anreise für alle Beteiligten möglich ist. Statt in den Räumen Ihres Unternehmens kann dies beispielsweise ein Hotel sein, das sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem PKW gut erreichbar ist.

Der Raum: Egal für welchen Ort Sie sich letztlich entscheiden, achten Sie auf die optimale Größe des Raumes. Fasst er locker bis zu 50 Teilnehmer, es werden jedoch voraussichtlich deutlich weniger sein, könnte es so aussehen, als hätten Sie mit mehr Interesse seitens der Medien gerechnet.

Die Materialien: Legen Sie ausreichend Pressemappen aus. Heutzutage gehört selbstverständlich ein Stick dazu, auf dem alle Unterlagen sowie Fotos gespeichert sind. Schreibblöcke (mit Unternehmenslogo) und Stifte sollten ebenfalls ausgelegt werden.

Die Interviews: Bei kleineren (exklusiveren) Pressekonferenzen können Sie alle Teilnehmer an einen Tisch platzieren. Das stellt Nähe her und es entsteht eine lockere Atmosphäre, die zur Diskussion und zum Austausch anregt.

Sollte es sich um den klassischen Aufbau handeln, bei dem die Interviewpartner den Journalisten zugewandt sitzen, achten Sie darauf, dass der Tisch der Interviewpartner abgehängt wurde, sodass die Beine verdeckt sind. Die Namensschilder sollten so groß sein, dass auch die hinteren Reihen sie noch gut lesen können.

Findet die Pressekonferenz in einem größeren Hotel statt, denken Sie daran, Wegweiser zum Tagungsraum gut sichtbar aufzustellen, damit sich niemand in den Hotelgängen verirrt.

 

Der Ablauf

Eine Person sollte die Journalisten am Eingang zum Veranstaltungsraum begrüßen. Diese hakt jeweils ab, welcher Medienvertreter angekommen ist oder trägt ihn in eine Teilnehmerliste ein. Diese Daten sind wichtig, um später Ihren Presseverteiler abgleichen zu können.

Jede professionelle Veranstaltung, auch eine Pressekonferenz, benötigt einen Moderator, der die Teilnehmer vorstellt, durch die Veranstaltung führt, die Zeit im Auge behält und auch das Ende einläutet. Dies kann sowohl ein Vertreter der internen PR-Abteilung, der externen PR-Agentur oder ein Experte sein, den sie eigens für diese Aufgabe beauftragt haben.

Diese Person eröffnet die Fragerunde, indem er zunächst alle Teilnehmer vorstellt und die Wahl des Themas kurz erläutert. Dies kann ein Aufhänger für eine erste Frage aus dem Plenum sein. Sollte diese Fragerunde nur zögerlich in die Gänge kommen – das kommt nicht selten vor – , ist es Aufgabe des Moderators, eine erste Frage zu stellen, um das Eis zu brechen.

 

Fazit

Pressekonferenzen sind klasse, machen aber viel Arbeit! Professionell organisiert, generieren sie bleibende Aufmerksamkeit und Journalistenbindung.