Terminierung — Neukundenakquise mit Verbindlichkeit

Was ist Terminierung? Definition

Die Terminierung im Telemarketing-Umfeld ist vielseitig. Im Falle von telefonischen Maßnahmen wie der Leadgenerierung und Neukundengewinnung bedeutet es zumeist Kaltakquise gepaart mit Leadgenerierung, Leadqualifizierung und Vereinbarung des Termins nach vorher festgelegten Parametern. Die Terminierung als klassische Call Center Dienstleistung erfolgt zumeist telefonisch in Form einer Telemarketing-Kampagne und wird im Nachgang schriftlich per Mail fixiert. Die Terminierung wird dabei häufig in Form einer Call-Mail-Call Kampagne durchgeführt.

Wie funktioniert Terminierung B2B?

Die Terminierung im B2B Umfeld, als Teil einer Telefonakquise, ist alles andere als trivial. Sie ist zeitaufwändig, muss gut vorbereitet und effektiv durchgeführt werden. Mal eben nebenbei ein paar Termine für den Außendienst generieren, weil er zu wenig zu tun hat? Oder zum Messestand einladen, da Sie befürchten er könnte sonst nicht gut besucht sein und die Leads bleiben aus? “Mal eben schnell” ist eine nachhaltige, sinnvolle und erfolgreiche Terminierung im B2B-Segment nicht zu machen. Daher greifen viele Unternehmen auf professionelle Call Center zur Terminierung zurück. Dort finden Sie die Erfahrung, die Infrastruktur und Terminierungs- und Kaltakquise-Experten, die im eigenen Unternehmen fehlen. B2B-Terminierung ist allerdings ein wichtiger Grundstein, um den Markt zu sondieren, wichtige Kontakte zu potenziellen Kunden zu knüpfen und generell zu verstehen, wie die Zielgruppe tickt und welche Schmerzen sie hat. Denn ein professioneller Terminierungs-Dienstleister kennt das Wording und weiß um die Besonderheiten der einzelnen Branchen. Es werden daher auch nur Terminierungs-Experten eingesetzt, die eine hohe Affinität oder eine Ausbildung bzw. ein Studium mitbringen, die für diese Branchen, in der terminiert werden soll, Vorteile bietet.

Terminierung für den Außendienst

Außendienstterminierung ist die häufigste Art der Terminierung im Telemarketing. Sicher sind Sie daran interessiert, Ihren Außendienst vor Ort beim Kunden zu wissen. Doch das allein ist zu wenig. Die Termine müssen gut vorbereitet und die Ansprechpartner, im besten Falle, abschlussbereit sein. Schicken Sie Ihren Vertrieb nicht auf Kaffeefahrten. Neukundenakquise muss eben gut vorbereitet sein. Zudem hat Ihr Außendienst nicht die Zeit, schlecht validierte Termine wahrzunehmen und zu oft ohne Erfolg zum nächsten Termin zu fahren. Mit einer externen Dialogmarketing Agentur wird Ihr Außendienst mit qualitativ hochwertigen Terminen versorgt. Durch gezielte Potentialfragen wird sichergestellt, dass die Termine sowohl bei einem für Sie tatsächlich relevanten Unternehmen als auch beim richtigen Ansprechpartner stattfinden. Routenoptimierte Terminierung gehört ebenso zu einem professionellen Service wie der Versand einer schriftlichen Terminbestätigung per Mail.

Terminierung für Messen

Messen gehören für viele Unternehmen zu einer der wichtigsten Absatztreibern. Leads werden generiert, Abschlüsse vorbereitet und Aufträge bisweilen tatsächlich schon gewonnen. Bei einer Messe nur auf die Laufkundschaft zu hoffen ist nicht der ideale Weg. Hier ist die Terminierung für Messen sehr wichtig. Dadurch haben Sie die Möglichkeit sich nicht nur auf die Laufkundschaft zu stürzen, sondern gezielt interessante Ansprechpartner einzuladen, welche im Vorfeld schon konkretes Interesse an Ihren Produkten und Dienstleistungen geäußert haben. So erhöhen Sie die Zahl der relevanten Leads an Ihrem Stand und kommen am Ende mit einem noch besseren Ergebnis von der Messe zurück. Eine qualifizierte und von Profis umgesetzte Terminierung macht die Messe für Sie und Ihr Vertriebsteam noch effizienter. Damit Sie sich voll und ganz auf die Messevorbereitungen konzentrieren können, übernehmen auch hier Telemarketing Agenturen die Terminierung und die meist damit einhergehende unliebsame Kaltakquise für Sie. 

Terminierung für Webinare

Es gibt viele Möglichkeiten, potenzielle Interessenten zu Webinaren einzuladen. Ein immer beliebterer Weg ist die Vermarktung der Webinare über LinkedIn, Xing und anderen sozialen Netzwerken. Der verbindlichste und sicherste Weg für Zusagen zu einem Webinar ist die telefonische Terminierung. Terminierung in Kombination mit Kaltakquise im B2B-Umfeld gehört zu den klassischen Outbound Call Center Dienstleistungen. Telefonisch zu Webinaren einladen macht sowohl bei Bestandskunden (Cross- und Upselling) als auch bei Neukunden Sinn. Die Verbindlichkeit gegenüber einer Social Media Kampagne ist viel höher und man kann aufgrund der vorher abgeklärten individuellen Anforderung des Kunden, konkreter auf die Bedürfnisse eingehen. Daher bietet des Thema Terminierung für Webinare viel Potential um die Zielgruppe mit noch besser aufbereiteten und an die jeweiligen Bedürfnisse angepassten Webinaren zu bedienen.

Terminierung für Veranstaltungen

Unabhängig von Messen, können viele andere Veranstaltungen für Sie und Ihren Vertrieb interessant sein. Auch hierfür lohnt es sich nicht nur auf Social Media Ads, Newsletter und Mailversand zu setzen, sondern ganz gezielt telefonische Terminierung voran zu schicken. Die Terminierung für Veranstaltungen läuft dabei im Wesentlichen gleich zur Terminierung für Messen.

Wie Sie die Terminierung optimal vorbereiten

Die Terminierung im B2B-Umfeld zur Neukundengewinnung muss so effektiv wie möglich durchgeführt werden. Schlecht vorbereitete Termine kosten Zeit und Geld und führen schlicht nicht zu (potenziell) neuen Kunden. Daher ist die folgende Vorgehensweise bei der Terminierung sinnvoll:

Stellen Sie sich zuerst folgende Fragen:

Welche Branche(n) möchten Sie erreichen?

Wer sind meine Ansprechpartner?

Welche Parameter müssen abgefragt werden?

Welche Parameter sind Killer und lassen das Unternehmen als potenziellen Kunden ausscheiden?

Welche Art der Terminierung soll es sein? Vor-Ort‑, Telefon‑, Messe‑, oder Webinartermin?

Welches Infomaterial stellen Sie den Ansprechpartnern im Vorfeld als Dialogverstärker zur Verfügung

Haben Sie bereits passende Adressen oder müssen Sie welche zukaufen?

Möchten Sie die Terminierung intern abbilden oder an eine professionelle Agentur auslagern?

Sollten Sie sich zum Outsourcen der Terminierung entscheiden, wählen Sie Ihre Agentur zur Terminierung mit bedacht. Die Terminierung muss professionell, zielstrebig und gewissenhaft ausgeführt werden. Dazu bedarf es Terminierungsexperten, die eine Affinität zur jeweiligen Branche besitzen und genau wissen, worauf es bei einer erstklassigen telefonischen Terminierung ankommt.

Haben Sie sich für eine externe Agentur entschieden und die Parameter sind geklärt, dann beginnt die Agentur Ihre Arbeit.

Wie bereitet eine Telemarketing Agentur die Terminierung optimal vor?

Die Datenbank mit den zu bearbeiteten Leads wird aufgesetzt und entsprechend Ihren Wünschen und Anforderungen angepasst. Das Reporting ist, im Idealfall, Teil der Datenbank

Der Terminierungs-Spezialist telefoniert Ihre Leads ab, ergänzt oder erneuert wichtige Daten und terminiert für Ihren Vertrieb nach Ihren Kriterien den Vor-Ort-Besuch, das Telefonat, die Messe oder das Webinar.

Informationen sind wichtig. Nicht jedes Telefonat wird zum Termin. Zumindest nicht sofort. Daher ist es wichtig den Lead im Lead-Nurturing-Prozess weiter zu bearbeiten. Wichtig und hilfreich ist das Versenden von Infomaterialien, welche die Informationen, die bereits am Telefon platziert wurden, ergänzen bzw. vertiefen.

Nachfass-Telefonate sind normal. Kaum eine Ansprechperson entscheidet sich sofort für einen Termin. Oft gehen ein oder zwei Telefonate und Mails voraus, bis man den potenziellen Kunden tatsächlich zum Termin überzeugen konnte. Überzeugen ist bei der Terminierung das Stichwort. Mit einem schnell geschossenen Termin ohne wirklichen Mehrwert ist keinem geholfen. Moderne Agenturen wissen das und drücken keine Termine.

Den Termin final zu fixieren bildet den vorläufigen Abschluss. Nach Ihren Vorgaben wird nach einem passenden Termin gesucht und dieser verbindlich oder lose bis zu Ihrer finalen Rückmeldung vereinbart. Professionelle Call Center übernehmen dabei auch noch den Mailversand zur Bestätigung des Termins.

Damit kann die Kampagne enden. Die Leads, welche Sie von einer professionellen Dialogmarketing Agentur erhalten, terminiert oder nicht, sind in aller Regel gewissenhaft aufbereitet und qualifiziert worden. Daher eignen sich diese exzellent für weitere Telemarketing-Projekte oder sonstige verkaufsfördernde Maßnahmen.

Warum Terminierung branchenspezifisch vorbereitet werden muss

Alle Branchen haben Ihre speziellen Herausforderungen, Bedürfnisse, Schmerzen und Herangehensweisen. Eine Terminierungs-Kampagne standardisiert zu fahren ist nicht klug. Man muss auf die jeweiligen Branchen eingehen. Das beginnt beim richtigen Wording und endet beim tatsächlichen tiefen Verständnis für die Herausforderungen und Schmerzen der Branche und dem Wissen darüber was sie wann, wie und warum benötigen. Es reicht nicht zu wissen, was Sie im Angebot haben. Sie müssen wissen, warum Ihre Leads dieses Angebot benötigen. Und dafür brauchen Sie Branchen-Know-How und eine Terminierung, die zu 100-Prozent auf Ihre Ziel-Branche(n) zugeschnitten ist.

Terminierung für die Fertigungsindustrie

In der Fertigungsindustrie geht es häufig um äußerst erklärungsbedürftige Güter und Dienstleistungen. Es geht um teils große Maschinen, die man auf Messen oder in den eigenen Hallen vorführen muss. Es geht um komplexe Aufgabenstellungen, die das Thema langwierig und den Sales-Zyklus lang werden lassen. Anrufen und verkaufen wird nicht funktionieren. Die Anschaffungs- und Projektkosten sind hoch und nicht jedes Unternehmen benötigt zu jedem Zeitpunkt Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Telemarketing scheint im ersten Moment wenig hilfreich. Das ist allerdings nicht korrekt. Die Terminierung für die Fertigungsindustrie ist gewinnbringend, wenn man sich bewusst macht, was realistische Ziele sind, welche Herausforderungen es gibt und was genau man erwarten kann.

Alles steht und fällt in diesem Umfeld mit dem richtigen und kompetenten Terminierungs-Experten. Das Wording muss passen, das Wissen um die Branche, um das Produkt, die Schmerzen der Branche und die Hürden, die so eine Anschaffung mit sich bringen kann. Das Verständnis muss da sein.

Dass es funktioniert, zeigen viele erfolgreiche Projekte, die triveo Telemarketing mit seinen Partnern umsetzen durfte. Schauen Sie sich gerne die Success Story zu CSi Palletising an. Dort bekommen Sie einen umfassenden Eindruck darüber, wie die Terminierung in solch einem speziellen Umfeld wie die Fertigungsindustrie erfolgreich ist.

Terminierung für die IT-Industrie

Die IT-Branche hat oft gesonderte Anforderungen an die Terminierung. Nicht selten geht es um die Terminierung eines Webinars oder einer Webdemo, seltener um vor-Ort Termine. Vor allem dann, wenn es um Software as a Service geht. Die speziellen Anforderungen der IT-Branche müssen sich natürlich auch in der gesamten Ansprache wiederfinden.

3 Tipps für eine erfolgreiche Terminierung

Terminierung bedarf einer definierten Zielgruppe

Ohne klar definierter Zielgruppe sollten Sie mit der Terminierung zur Neukundenakquise nicht beginnen. Welche Branche(n) möchten Sie ansprechen, welche Ansprechpartner auf welchen Positionen müssen Sie erreichen? Welche Rahmenbedingungen sollten Unternehmen zwingend mitbringen, um für Sie ein lukrativer Kunde zu sein?

Terminierung ist kein Sprint

Bei einer gut aufgelegten und vorbereiteten telefonischen Terminierung ist Weitblick von Nöten. Selten führt eine kurzfristige Strategie nachhaltig zum Erfolg. Generieren Sie nicht nur schnell geschossene und eher schwammige Termine, sondern schaffen Sie nachhaltige Kundenkontakte mit Mehrwert und wahren Opportunitys. Denken Sie auch langfristig und schließen Sie den Lead-Nurturing-Prozess aktiv in die Terminierung mit ein.

Terminierung ist auch Marktforschung

Die Terminierung bildet den Abschluss eines meist telefonischen Akquise-Prozesses. Sie ist das Ziel, aber nicht die alleinige Aufgabe. Verlieren Sie nicht aus den Augen, dass ein Gespräch mit einem potenziell relevanten Ansprechpartner eine super Gelegenheit darstellt Informationen über das Unternehmen und damit Informationen über die Branche und den Markt zu sammeln. Ein Termin ist der Diamant. Die Daten und das Wissen, sofern klar, strukturiert und auswertbar abgelegt, sind das Gold und die Währung für die nächste Telemarketing Aktion. Jeder Informationsgewinn ist ein Plus für die nächste Dialogmarketing Kampagne.

Terminierung outsourcen

Es gibt viele Gründe die Terminierung an eine professionelle Telemarketing Agentur auszulagern. Das Outsourcing solcher im Kern doch recht komplexen Themen wie die Neukundenakquise per Telemarketing spart intern Ressourcen. Lagern Sie diese Maßnahmen an einen Profi aus und starten Sie zügig, strukturiert und zielgerichtet Ihre Terminierung zur Neukundenakquise.

Triveo Telemarketing - Terminierungs- und Telemarketing-Experte - Seit 2002

Denken Sie über Telemarketing nach? Möchten Sie mehr Termine um Ihrem Vertrieb bessere Verkaufschancen zu ermöglichen und den Umsatz zu erhöhen? Vielleicht sind Ihre Gedanken noch ganz am Anfang. Eventuell sind Ihre Pläne dazu aber auch schon sehr konkret. Egal an welchem Punkt Sie aktuell stehen. Lassen Sie uns telefonieren. Wir nehmen uns gerne die Zeit um auf Ihr Vorhaben einzugehen. Gerne zeigen wir Ihnen auf, was uns erfolgreich macht und wie wir Sie unterstützen können.

Melden Sie sich gerne und vereinbaren Sie ein Expertengespräch mit uns oder rufen Sie an: 0621 76133-800.