Homeoffice als neue Normalität

Fachbeitrag von Jochen Adler, Strategic Partner Account Manager bei OpenText

Der Umzug ins Homeoffice stellt viele deutsche Beschäftigte vor große Herausforderungen: Sie müssen sich an neue digitale Lösungen gewöhnen und Wege finden, schnell an Informationen und Daten zu gelangen, die für ihre Arbeit relevant sind. Eine aktuelle Studie* von OpenText, dem Spezialisten auf dem Gebiet der Informationsverarbeitung, offenbart, dass während der Corona-Krise die Kombination von zu wenigen oder falschen technischen Mitteln einerseits und „Informationsüberflutung“ andererseits negative Einflüsse hat, und zwar sowohl auf die Produktivität deutscher Arbeitnehmer als auch auf ihr Stresslevel. Hier erhalten Sie einen Einblick in die gewonnenen Erkenntnisse:

• Stressfaktor Informationsflut: Um auch von zu Hause aus effizient und produktiv arbeiten zu können, braucht es die richtigen Tools. Auch wenn die wichtigsten technologischen Grundlagen zumeist geschaffen sind, fühlen sich dennoch 37 Prozent der deutschen Arbeitnehmer nicht genug ausgerüstet, die Arbeit auch im Heimbüro bewältigen zu können. Sie hatten mit dem Beginn der Ausgangsbeschränkungen nicht nur mit erheblichen Produktivitätsschwierigkeiten zu kämpfen: Der Stresspegel ist deutlich gestiegen aufgrund der Menge an Informationen und der konstanten Zufuhr über mehrere Plattformen hinweg sowie zusätzlicher Quellen, aus denen immer mehr Daten und Informationen herausströmen. 23 Prozent der Befragten fühlen sich gestresst von der „Informationsflut“ über mehrere Geräte hinweg. Hinzu kommt, dass sieben Prozent zugeben, dass sie nicht „abschalten“ können – im wahrsten Sinne des Wortes – und somit durchgängig einer Überlastung ausgesetzt sind. Weitere fünf Prozent fühlen sich durch die zunehmende Anzahl an Datenquellen und Anwendungen, die sie täglich im Auge behalten müssen, unter Druck gesetzt.
   
• Stress durch unterschiedliche Accounts: Dabei ist sich die Hälfte der Befragten einig, dass die Anzahl an Quellen, die sie für die Arbeit täglich abrufen müssen (wie z.B. E-Mails, News Feeds oder Cloud-Dienste) in den letzten Jahren gestiegen ist. Während der Krise implementieren viele Unternehmen aus der Not heraus immer mehr neue digitale Dienste, um ihrer Belegschaft die sichere Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen. Heute muss beinahe jeder Siebte (16 Prozent) durchschnittlich mit sechs bis zehn unterschiedlichen Accounts und Anwendungen zurechtkommen und die Passwörter für sämtliche Zugänge kennen – sechs Prozent gaben sogar an, dass es viel zu viele sind, um sie aufzuzählen. Dazu zählen vielfach auch private Plattformen, wie beispielsweise Facebook, die bei der vorübergehenden Tätigkeit im Homeoffice üblicherweise auf demselben Endgerät genutzt werden wie betriebliche Systeme. Auch Plattformen, die sich im Grenzbereich von privat und beruflich befinden, wie beispielsweise LinkedIn oder XING, tragen zur Überforderung bei, wenn der situative Wechsel vom Heim- zum Arbeitsort wegfällt. Eltern, die ihren Kindern während der Pandemie zu Hause die Teilhabe am Schulunterricht ermöglichen wollen, haben zudem vielfach mit verschiedenen Schulplattformen und Unterrichts-Clouds zu kämpfen. Es überrascht daher nicht, dass einem in dieser Flut der Überblick verloren geht. Wenn dann noch vor einem wichtigen Termin ein Passwort fehlt oder während einer Videokonferenz die Internetleitung ins Stocken gerät, ist Frust vorprogrammiert. Die Nerven liegen blank.
   
• Geringere Produktivität durch Zeitverlust: Ein weiterer Faktor, der zu einer geringeren Produktivität führt, ist Zeitverlust. Im Anwendungs- und Datendschungel brauchen 40 Prozent der befragten Arbeitnehmer zwischen 30 Sekunden und fünf Minuten, um die richtigen Informationen für ihre Arbeit zu finden. Nur 23 Prozent schaffen es in weniger als 10 Sekunden.
   
• Gefahr durch Schatten-IT: Auch die (Daten-) Sicherheit ist ein Thema im Homeoffice. Trotz der Verbreitung von Anwendungen, die eine bessere verteilte Zusammenarbeit – auch aus dem Homeoffice – zulassen, geben 15 Prozent der Befragten zu, dass sie bereits schon einmal unternehmensrelevante Daten und Informationen über File-Sharing-Plattform versendet haben, die sie auch privat nutzen (z.B. DropBox). Das ist grundsätzlich gefährlich, denn die daraus entstehende Schatten-IT fällt unter den Radar der IT-Abteilung, die nicht mehr für die angemessene Sicherheit sorgen kann. Dies birgt für Unternehmen ein erhebliches Risiko: Digitale Güter können, anders als handfeste Gebrauchsgegenstände, in Form einer unbemerkten Kopie „abhanden kommen“, ohne dass am Original erkennbar irgendetwas „fehlt“.

Mitarbeiter sind gewillt, sich an neue Dienste und Tools anzupassen und sich den vielen neuen Herausforderungen zu stellen, wenn es darum geht, mehrere verschiedene Accounts und Informationsquellen zu managen. Es gilt nun, diese Erkenntnisse zu nutzen und Wege zu finden, um die Komplexität aus dem Arbeitsalltag im Homeoffice herauszunehmen sowie Workflows und Betriebsprozesse zu vereinfachen, damit die Belegschaft produktiv und effizient arbeiten kann. Dafür muss auch die technologische Grundlage stimmen: Immerhin machen sich einerseits 11 Prozent der Befragten Sorgen darum, wie sie die Zusammenarbeit mit Kollegen im Rahmen gemeinsamer Projekte bewerkstelligen sollen. Andererseits sehen einige der Befragten Herausforderungen hinsichtlich des Zugriffs auf unternehmensrelevante Anwendungen, E-Mails (5 Prozent), Dateisysteme, Daten (6 Prozent) und andere Inhalte.

Die Studie macht deshalb deutlich, dass ein schwaches Informationsmanagement einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität der Belegschaft und folglich auch auf das gesamte Unternehmen hat. Außerdem können nur Unternehmen, die neben der Automatisierung von verschiedenen Prozessen auch in stringentes Informationsmanagement investieren, das volle Potenzial ihrer Daten und Informationen nutzen – und das zugunsten einer Mitarbeiterschaft, die die Heimarbeit trotz unbekannter Technologie selbst in Krisenzeiten meistern kann – mit weniger Stress und allen relevanten Informationen.

*Methodik

Die von OpenText in Auftrag gegebene Umfrage wurde von April bis Mai 2020 über Google Surveys unter 12.000 Verbrauchern aus Deutschland, dem Vereinigtem Königreich, Frankreich, Spanien, Kanada, Australien und Singapur durchgeführt.

Um den Zugang und die Nutzung von Informationen und Daten in Deutschland während der Corona-Krise abzubilden, befinden sich unter den 2.000 deutsche Befragten ebenso Arbeitnehmer, die während der Ausgangsbeschränkungen aktiv gearbeitet haben.