Digitale Pressekonferenz: sieben praktische Tipps

Die Pressekonferenz oder PK gehört zu den Königs-Disziplinen der Kommunikation. Auf ihr präsentieren im Idealfall ranghohe Unternehmensvertreter oder hochkarätige Experten Top-Medienleuten das Neueste vom Neuesten. Groß ist in der Regel auch die Bereitschaft zur offenen Kommunikation auf der einen, weit offen das Aufmerksamkeitsfenster auf der anderen Seite. Dies gilt weitgehend auch für die digitale PK. Vorausgesetzt, Veranstalter beachten bei der Durchführung folgende sieben Gebote.

Tipp Nr. 1 – auf die Auswahl kommt es an

Den Redaktionen stehen immer weniger Ressourcen für immer mehr Themen zur Verfügung. Die Relevanz der Inhalte, die auf einer PK kommuniziert werden, spielt also die entscheidende Rolle. Oder, Perspektivwechsel: Welche journalistische Zielgruppe lädt ein Unternehmen zur PK ein? Das ist eine Gretchenfrage, die sowohl für analoge als auch digitale PKs gilt. Nur: Online verabschieden sich die Kollegen der Presse vielleicht noch schneller als aus dem Konferenzsaal.

Tipp Nr. 2 – auf die Technik-Affinität kommt es an

Ähnlich wie bei der analogen Presse-Konferenz geklärt werden muss, wo und in welchem Rahmen die Veranstaltung durchgeführt wird, wie die Sprecher vom Podium, die Experten und Gäste den Ort erreichen und wieder verlassen können, so gilt dies natürlich auch für die Gäste, die online hinzutreten. Intern gilt es, Konferenz-Tools wie Zoom, Teams und Slack und sonstige technische Ausstattung wie professionelle Kameras in HD-Auflösung, Mikros, USB-Kabel, Konferenztisch, ansprechenden Hintergrund und gute Ausleuchtung bereitzustellen. Extern muss klargestellt werden, welche Technologie PC oder Laptop haben müssen, um erfolgreich an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Hier sind im Vorfeld eventuell Hilfestellungen nötig.

Tipp Nr. 3 – Interaktion sicherstellen

Eine Reihe von Fragen gelten selbstverständlich für jede Pressekonferenz, ob analog oder digital, etwa welche Inhalte überhaupt kommuniziert werden sollen und von wem wie lange. Auch die Frage der Formate, also ob Power Point-Präsentationen, Videos oder Info-Grafiken zum Einsatz kommen, ist wichtig. Bei größer besetztem Podium oder einer hohen Anzahl Gäste kann ein Moderator sinnvoll sein. Neben interaktiven Abstimmungs-Tools via Mobile wie zum Beispiel Mentimeter und Chatfunktionen für die Kommunikation sollte ein Telefon bereitstehen. Mit diesem lassen sich direkte oder exklusive Fragen und Antworten ermöglichen. Mehr als ein Akt der Höflichkeit allen Teilnehmern der PK gegenüber ist es, sämtliche Fragen und Anmerkungen für alle sichtbar zu machen.

Tipp Nr. 4 – Konzentration auf das Wesentliche

Wie bei jeder analogen Pressekonferenz auch, sollte Werbung absolut tabu sein. Die Damen und Herren der Medien wissen, auf wen sie sich eingelassen haben, und in der Regel auch warum. Der neueste Firmen-Image-Film hat deshalb auf keiner PK etwas zu suchen, die aktuellen Werbe-Clips erst recht nicht. Das Motto muss und kann nur lauten: Info, Info, Info.

Tipp Nr. 5 – nach der Krise ist vor der Krise

‚Jetzt‘ – das ist ein gutes Wort, um Innovationen anzuschieben, Defizite aufzuarbeiten, technische Lücken zu füllen und die Teams in die Lage zu versetzen, Krisen zu meistern. Und nicht morgen. Denn nach der Krise ist immer vor der Krise (siehe auch: Blogbeitrag zur Krisenkommunikation). Und dies gilt natürlich nicht nur für die Kommunikation. Aber auch. Zu den Aufgaben, die jetzt unbedingt erledigt werden sollten, gehört unabdingbar eine IT-Infra-Struktur, die datenschutzkonform und dennoch unkompliziert handhabbar ist. Ferner benötigt es digitaler Schnittstellen, die auch unvorhergesehenen Belastungen aushalten. Mit anderen Worten: Verantwortungsvolle Unternehmen bauen jetzt die technischen und personellen Strukturen auf, die tragfähig sind im Krisenfall von morgen.

Tipp Nr. 6 – Nacharbeit und Exklusivität inklusive

Zum Service einer professionellen Pressekonferenz gehört selbstverständlich, dass Info-Material nachgereicht und die Veranstaltung selbst aufgezeichnet wird. So können anwesende Medienleute gezielt nachrecherchieren. Kolleginnen und Kollegen, denen es nicht möglich war, die virtuelle Konferenz zu besuchen, bekommen die Informationen dann eben als Aufzeichnung. Und auch in virtuellen Räumen müssen Medien und Veranstalter einer Pressekonferenz nicht auf Exklusivität verzichten. Wie auch bei PKs auf Messen oder bei sonstigen Gelegenheiten lassen sich nach der Veranstaltung zum Beispiel individuelle Telefoninterviews zu speziellen Themen führen oder auch Quotes und Testimonials einholen.

Tipp Nr. 7 – Üben, üben, üben

Ganz wichtig – aber das gilt ebenfalls für analoge wie digitale PKs – ist natürlich eine reibungslos funktionierende Technik. Zwar lässt sich auf einer Veranstaltung mit unter 15 Journalistinnen und Journalisten noch improvisieren, wenn Mikrophon oder Beamer ausfallen. Aber bei einem Saal für 150 Teilnehmende verhält es ich wie im digitalen Raum. Fällt die Technik aus, kommt es zum Super-Gau. Deshalb üben, üben, üben. Großzügig Vorlauf einplanen, alle Beteiligten einweisen, Vorstandsmitglieder und VIPs im Idealfall durch TV-Trainings entsprechend fit für den Auftritt vor der Kamera machen.

Credit: PRREPORT 2/2020