Veranstaltungen organisieren – so geht’s

Update am 08.08.2019

Tagungen, Kongresse und Events sind in Deutschland weiterhin am Wachsen (1). Sie bilden im Marketingplan einen wichtigen Baustein und können hervorragend zur Kundenbindung, Steigerung des Images und zur Weiterbildung eingesetzt werden. Wer sie organisiert, muss vieles beachten. Dieser 10-Schritte-Plan soll dabei unterstützen.

1. Idee, Ziele und Zielgruppen festlegen

Grundstein für jede Eventplanung ist die Idee mit der Festlegung der Ziele und der Zielgruppen. Prüfen Sie, was Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten. Dient sie zur Kundenbindung? Wollen Sie damit Ihr Image steigern? Dient es zu Weiterbildung und Teambindung der Mitarbeiter? Schreiben Sie die Ziele auf und richten Sie die weitere Planung danach aus. Ebenso ist es wichtig, die Zielgruppe einzugrenzen. Ist es eine Veranstaltung für Ihre Kunden, für Neukunden, für Partner oder für Ihre Mitarbeiter?

2. Art, Thema und Motto der Veranstaltung

Welche Art der Veranstaltung soll es sein? Ein Seminar, eine Tagung, eine Messe, ein Festival, ein Kongress, eine Abendveranstaltung, eine Ausstellung, eine Award-Verleihung, eine Pressekonferenz, eine Roadshow oder ein Teamevent? Unter welchem Thema soll die Veranstaltung angekündigt werden? Können Sie auch ein Motto kreieren? So wirbt die dmexco jedes Jahr mit einem neuen Motto. Dieses Jahr ist es „Trust in you“. Bekannt gemacht wird es sogar mit einer Pressemeldung.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133

3. Datum, Zeit & Ort

Überlegen Sie sich ein geeignetes Datum der Veranstaltung. Beachten Sie auch andere wichtige Termine – nicht dass es zu Überschneidungen mit wichtigen Fachmessen kommt. Überlegen Sie sich auch einen Ausweichtermin.

Dann ist festzulegen, in welchem Zeitrahmen der Event stattfindet: Ist es ein Seminar am Vormittag oder ein Workshop zur Mittagszeit, eine Award-Verleihung am Abend, ein eintägiger oder zweitägiger Kongress, ein fünftägige Roadshow durch Deutschland oder ein Teamevent am Wochenende?

Wo soll der Event stattfinden? Haben Sie eigene Firmenräume oder muss ein geeignetes Veranstaltungshotel gefunden werden? Ist der Veranstaltungsort gut erreichbar? Wird ein Shuttle-Service benötigt? Geht es auch um die Themen Nachhaltigkeit und Ökologie, sollte eine entsprechend passende Location mit Verpflegung gefunden werden.

4. Teilnehmeranzahl

Wer wird zur Veranstaltung eingeladen? Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie? Kommen auch Partner und Kinder? Wieviel Mitarbeiter sind mit dabei? Je nach Teilnehmeranzahl ist die entsprechend passende Location zu suchen.

5. Budgetplanung und Sponsoren

Bevor Sie mit der Feinplanung beginnen, sollte das zur Verfügung stehende Budget geklärt werden. Zahlen die Teilnehmer einen kleinen Obolus oder kommen diese voll für die Unkosten auf? Haben Sie eventuell einen Sponsor gefunden oder können Kosten auf Partner umverteilt werden?

6. Programm und Verantwortliche

Stellen Sie das Programm zusammen. Wer sind die Key-Note-Speaker und Vortragenden? Gibt es nach den Vorträgen eine Zusammenfassung mittels Graphic Recording? Diese Aktion kam auf dem DialogSummit sehr gut an. Hier sehen Sie ein gelungenes Beispiel zur E-Mail-Award-Verleihung.

Legen Sie fest, wann was wo stattfindet: Begrüßung und Vorträge auf der Hauptbühne, Masterclasses in den Räumen 1 und 2, Aktion 1 im Foyer, Aktion 2 in Saal Nr. 3 und Aktion 3 während dem Mittagessen. Legen Sie auch gleich in einem Briefing für alle zuständigen Mitarbeiter (Liste) fest, wer für die verschiedenen Aktionen verantwortlich ist und wer die unterschiedlichen Akteure betreut. Erinnern Sie alle Keynote-Speaker und Redner 1-2 Wochen vor der Veranstaltung. Nicht dass der Termin in den Kalender falsch eingetragen wurde und Sie kurz vorher noch einen passenden Ersatz finden müssen.

7. Bestuhlung

Es gibt eine Vielzahl an Bestuhlungsmöglichkeiten, zum Beispiel Bankettbestuhlung, Blockbestuhlung, Carree-Form, E-Form, Fischgrätenbestuhlung, parlamentarische Bestuhlung, Stuhlkreis, Stuhlreihen, T- und U-Form, Reihenbestuhlung. Falls Sie mit mehr Anmeldungen gerechnet haben, können Sie von der Reihenbestuhlung auf eine parlamentarische Tischbestuhlung wechseln.

8. Dienstleister finden

Je nach Eventgröße kann die Veranstaltung selbst organisiert und durchgeführt werden. Vielleicht benötigen Sie aber Unterstützung durch Dienstleister. Dies kann zum Beispiel eine Eventagentur sein, die sich um alles kümmert. Eventuell benötigen Sie einen Fotografen, Bühnenbauer, Künstler, Experten für Film und Musik, einen Moderator und Referenten, Unterstützung zu Outdoor-Programmen oder für den Transport. Hier finden Sie eine Auflistung.

9. Sicherheit und Co.

Auch müssen Auflagen wie Brandschutz, Sanitätsdienste, GEMA und Sperrstunde beachtet werden. Es kommt sicherlich nicht gut an, wenn ab 22 Uhr die Musik abrupt aufhören muss, da die Polizei wegen Ruhestörung vor der Tür steht.

10. Werbemaßnahmen vor, während und nach dem Event

Laden Sie frühzeitig via Briefmailing und E-Mail zur Veranstaltung ein. Alle wichtigen Informationen sollten auf der Website stehen. Vergessen Sie nicht die Ankündigung in den verschiedenen Social-Media-Kanälen und per Pressemeldung. Hier finden Sie eine Liste von PR-Profis.

Während dem Event benötigen Sie eventuell eine Tagungsmappe mit Programm und eine Pressemappe. Vergessen Sie nicht Referentenschilder und Namensschilder. Mit Roll-up-Displays machen Sie zusätzlich auf sich aufmerksam.

Nach dem Event können Sie eine Kundenzufriedenheits-Umfrage durchführen und aus den Antworten für die nächste Veranstaltung lernen. Solch eine Umfrage gibt Antworten, was besonders gut ankam: Waren es die Keynote-Vorträge, die Masterclasses, die Award-Verleihung oder die Samba-Tänzerinnen? Positive Statements können Sie auch für die Bewerbung der nächsten Veranstaltung einsetzen. Versenden Sie auch an die Teilnehmer im Nachgang die gezeigten Power-Point-Folien und bedanken Sie sich für die Teilnahme. Vergessen Sie nicht, wenn er Ihnen bekannt ist, den Termin im nächsten Jahr schon zu nennen.

Fazit

Mit einer gelungenen und gut organisierten Veranstaltung bleiben Sie bei Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern in guter Erinnerung.

Quelle
1 – Deutscher Veranstaltungsmarkt bleibt dynamisch – GCB German Convention Bureau e.V. Meeting- & EventBarometer 2018/2019 GCB



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Ein weiterer Artikel zum Thema, veröffentlicht am 21.03.2018


Die perfekte Eventplanung – 12 Tipps


Um neue Kunden zu gewinnen und Kunden zu binden, eignen sich hervorragend Events. Mit einer gelungenen Inszenierung bleiben Sie in Erinnerung.

Eventmarketing eignet sich hervorragend zur Neukundengewinnung und -bindung. Man trifft auf der Messe oder auf der Kongressveranstaltung die Entscheider der Branche und kann in einem direkten Gespräch den Kunden überzeugen.

Die Eventplanung ist ein wichtiger Bestandteil im Marketingplan. Fragen sind zu klären, wie z.B.: Bei welchen Messen stellen wir aus? Führen wir eine Roadshow durch? Wenn ja, mit Partnern oder ohne? Welcher Veranstaltungsort passt zu uns? Mit welchen professionellen Dienstleistern arbeiten wir zusammen? Ein Grund, sich über Eventplanung Gedanken zu machen. Diese 12 Tipps sollen Sie dabei unterstützen.

1. Ziel und Zielgruppe definieren

Bevor Sie mit der eigentlichen Event-Planung starten, ist zuerst zu klären, welches Ziel Sie mit dem Event verfolgen. Dient es der Neukundengewinnung, der Kundenpflege oder wollen Sie ein Statement setzen und Ihr Image aufpolieren? Oder sind Sie Trainer/Veranstalter und Workshops und Seminare sind Ihr Geschäftsmodell?

Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden: B2B, B2C, Hundeliebhaber, Millennials, über 60-Jährige, Motorradliebhaber, Architekten oder Baumaschinenfans? Dokumentieren Sie Ihre Event-Idee und die Ziele, die damit verfolgt werden, egal, ob es sich um einen Messeauftritt, Workshop, eine Roadshow oder ein Firmenjubiläum handelt.

2. Budget festlegen

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, sollte die Budgetfrage geklärt sein. Welches Budget steht zur Verfügung? Soll das Event sich selbst finanzieren – sprich die Teilnehmer bezahlen – oder ist die Veranstaltung kostenfrei? So hat der Marketing-Club Karlsruhe zu seinem 50-jährigen Bestehen in die Palazzo Halle in Karlsruhe seine Mitglieder eingeladen. Es war ein unvergesslicher Abend und wurde auf Video dokumentiert.

3. Organisation

Das Ziel ist definiert und das Budget festgelegt. Jetzt geht es an die Organisation und an die Zeitplanung. Setzen Sie bei der Organisation und bei der Umsetzung auf eine Eventagentur, werden Sie hier fündig. Der Eventmanagementblog gibt ein gutes Beispiel einer „Checkliste“ im Bereich Zeitplanung.
Eine gute Eventmanagementsoftware kann Sie bei der Planung unterstützen.

4. Zeitplanung

Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Berücksichtigen Sie bei der Planung Urlaubszeiten und wichtige Branchenevents! Nicht, dass es Überschneidungen gibt und Ihre Zielgruppe ist im Urlaub. 6 Monate vor der Veranstaltung sollten Sie mit der Planung beginnen.

5. Standort und Location

Wo soll das Event stattfinden? Frankfurt hat z.B. einen Bahnhof und einen internationalen Flughafen. In Mannheim hält der ICE, in Waghäusel die Regionalbahn. Überlegen Sie gut, welcher Standort am besten zu Ihrem Event und zu Ihrem Unternehmen passt. Wichtig ist auch die Location. Eine Burg, ein Schloss, ein Schlachthof oder soll es eher klassisch – ein Hotel – sein? Nicht nur Architekten fühlen sich z.B. im Marcel-Wanders-Hotels wohl. Der Stardesigner sammelt Preise ein und ist im Januar in Köln, einen Tag vor der internationalen Möbelmesse, von der renommierten Zeitschrift Architektur und Wohnen zum „Designer des Jahres“ gekürt worden. In Bonn hat er das Kameha Ground ausgestattet.





Oder wie wäre ein Event in Berlin, direkt am Brandenburger Tor, im prestigeträchtigen Gebäude der Axica vom US Stararchitekt Frank O. Gehry? Hier erhalten Sie gleich online ein Angebot.

6. Einladungskonzept

Mit einer guten Einladungsorganisation können Sie viel Zeit und Geld sparen. Eine mehrstufig angelegte Kampagne, eine personalisierte Ansprache mit zielgruppenspezifischen Inhalte (z.B. unterschiedliche Content-Ansprache bei Kunden und Interessenten) führen zu mehr Response. Elke Clausen gibt zahlreiche Tipps zur Digitalisierung im Eventmarketing in ihrem Buch Digitale Transformation – So revolutionieren sie Ihre Leadgenerierung.

7. Programm

Es gibt viele Möglichkeiten, das Programm zu gestalten. Veranstaltungen und Award-Verleihung finden im Vorfeld einer Messe statt. Zur Messe selbst werden renommierte Redner eingeladen, die die Messebesucher oder Kongressbesucher locken. So hat die dmexco 2017 in Köln ein Programm der Superlative für die Digitalwirtschaft geboten: 570 internationale Top-Speaker sorgten auf der bedeutenden Show für Digital Innovations für neue Denkanstöße und förderten Kreativität, Innovationen und Networking. Doch auch kleinere Veranstaltungen können dies bieten: Eine Roadshow mit Partnern und guten Speakern, ein Breakfast zum Austausch.

Auch eine begleitende Ausstellung kommt bei den Besuchern gut an. Die Karlsruher Messe hat bei der Doppelmesse Recycling Aktiv/Tiefbau Live in Karlsruhe auf dem Messegelände alte Baumaschinen ausgestellt. Eine Hanomag Laderaupe K5b, ein Dolberg 300 mit Tieflöffel, Vibromax-Walzen und zwei Betonmischer der Interessensgemeinschaft historische Baumaschinen e.V. begeisterten die Besucher.



Ein anderes Beispiel: Auf dem Digital Summit wurden neben den Vorträgen und der E-Mail-Award-Verleihung auch die ausgezeichneten E-Mail-Kamapgnen in einer Posterausstellung vorgestellt.

Tipp: Überlegen Sie sich, an welchen Themen Ihre Zielgruppe interessiert ist, und gestalten Sie danach Ihr Programm.

8. Die Keynote

Ein Keynote-Vortrag eröffnet häufig die Veranstaltung mit der Kernbotschaft des Events und gibt den Teilnehmern neue Impulse und Ideen. Meist wird die Keynote von einem renommierten Redner oder professionellem Keynote-Speaker gehalten. Hier sollten Sie auf jeden Fall einen Teil Ihres Budgets vorsehen. Es muss ja nicht gleich ein Bill Clinton sein. Er verdiente für eine einzige Rede 500.000 Dollar. 2013 musste man für einen Ex-Minister 5000 Euro bezahlen (Welt.de).

9. Networking

Bieten Sie Möglichkeiten des Networkings. Zum Beispiel bietet die Kongressmesse CCW in Berlin im Ausstellungsbereich runde Stehtische an. Die Kaffeemaschine steht direkt daneben und zu den Pausen werden kleine süße Kuchen gereicht. Hier kommt man mit anderen Messebesuchern wunderbar ins Gespräch. Eine andere Möglichkeit sind Speed-Datings. Sie bieten die Möglichkeit, mit einem größeren Personenkreis schnell in Kontakt zu treten.

10. Werbung, Social Media und PR rund um das Event

Eine Event-Webseite ist ein Muss. Laden Sie persönlich ein mit Flyer, Post- und E-Mailing. Kündigen Sie die Veranstaltung auf Fachportalen an. Klären Sie, ob eine Event-App notwendig ist. Bei der Ankündigung sollte das Datum und der Ort nicht fehlen. Bieten Sie auch eine Anfahrtsbeschreibung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Auto an.

Pressearbeit rund um die Veranstaltung fördert die Aufmerksamkeit. Eine Liste von PR-Profis, geordnet nach Branchenschwerpunkt, finden Sie hier.

Tipp: Vergessen Sie nicht, die Veranstaltung in den verschiedenen Social-Networks anzukündigen. Vielleicht ist auch ein Rabatt für Partner interessant oder die Verlosung von Tickets.

11. Befragung der Gäste

Wie hat es den Gästen gefallen? Schön wäre es, wenn Sie positive Rückmeldungen bekommen. Um die Rücklaufquote zu erhöhen, kann zur Incentivierung der Teilnehmer eine Verlosung durchgeführt oder Gutscheine verschenkt werden. Die Gewinner werden im Nachhinein informiert und veröffentlicht. Die Statements können zur Bewerbung des Nachfolgeevents genutzt werden. Wenn die Namen mitveröffentlicht werden sollen, dann brauchen Sie die Erlaubnis des Statement-Gebers.

12. Vortragsunterlagen

Vortragsunterlagen der Referenten und Links zu den Videoaufnahmen können Sie nach der Veranstaltung an die Besucher versenden. Geben Sie dabei gleich den Termin im nächsten Jahr an.


Quellen:

Elke Clausen: Digitale Transformation – So revolutionieren Sie Ihre Leadgenerierung. – Tredition Verlag, 120 Seiten, 2016.

Welt.de, aberufen am 29.01.2018: Das verdienen ehemalige Politiker mit Reden

Interessensgemeinschaft historische Baumaschinen e.V.: http://www.ighb.de