Newsletter versenden: E-Mail vs. E-Mail Marketing
Der Versand einzelner E-Mails im privaten oder geschäftlichen Umfeld ist für fast jeden heute Alltag. Man kann dazu browserbasierte Webmail-Tools oder praktische E-Mails Clients auf dem eigenen Computer oder Mobilgerät, wie Outlook oder Thunderbird benutzen. In Verbindung mit Outlook kann man sogar einen Newsletter mit Word erstellen. Im Prinzip können dort unbegrenzt viele Empfänger zu einer E-Mail hinzugefügt werden. Es scheint also, als ob der Massenversand an sehr viele Empfänger kein Problem darstellt.
Irrtum: Denn versucht man es auf diesem Wege, wird man sehr schnell auf große Hindernisse stoßen. Die Übertragung der Empfängeradressen per Copy & Paste ist mühselig, der Versand langwierig und fehlerbehaftet, die meisten E-Mails werden von Spamfiltern abgefangen und das Postfach füllt sich mit automatischen Nachrichten über Fehlzustellungen. Und nicht nur das: Die rechtlich notwendige Einwilligung der Empfänger, die beim Newsletterversand vorliegen muss, ist nur schwierig nachzuweisen. Es gibt kein An- und Abmeldemanagement, die Listen müssen immer wieder manuell gepflegt werden.
Eine Möglichkeit, manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Zustellbarkeit zu verbessern, stellt die Nutzung einer professionellen Email Marketing Software dar. Genau wie bei normalen E-Mails gibt es auch hier browserbasierte Anbieter und Programme, die man auf dem eigenen Rechner installieren muss. Um Ihnen bei der Auswahl behilflich zu sein, stellen wir in diesem Artikel die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen gegenüber.
Newsletter-Gestaltung: Frei nach den eigenen Vorstellungen
Ein Punkt, in dem sich professionelle Newsletter Software klar von gewöhnlichen E-Mail Programmen abhebt, sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Bei der gestalterischen Anpassung einer E-Mail ist man üblicherweise sehr eingeschränkt. Es können lediglich Schriftart und –größe geändert, Textformatierungen vorgenommen und im besten Fall Bilder eingefügt werden. Die Newsletter werden aber immer wie eine normale E-Mail aussehen. Mit einer E-Mail Marketing-Software eröffnen sich jedoch ganz neue Möglichkeiten. Man kann attraktive HTML Emails gestalten, die Bilder, Links und vielfältige Formatierungen enthalten können. Die Erstellung erfolgt bei den meisten Programmen nach dem einfachen Baukastenprinzip, weshalb keine Programmierkenntnisse in HTML oder CSS erforderlich sind.
Das Design des Newsletter kann mit einer Newsletter-Software ohne großen Aufwand den persönlichen Vorstellungen angepasst werden. Eine Gestaltung entsprechend des eigenen Corporate Designs ist problemlos möglich. Oft sind in der Software bereits einige Newsletter Vorlagen enthalten, die man nur noch mit den eigenen Inhalten füllen muss. Einige Software-Anbieter bieten jedoch gegen nur einen Aufpreis individuell programmierte Templates mit Gestaltungsfreiheit an.
Ein weiterer Vorteil professioneller Software liegt in der universellen Darstellbarkeit. Über 50% aller E-Mails werden schon heute auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets gelesen. Das bedeutet, dass ein Newsletter-Design benötigt wird, welches sowohl auf Desktop-Rechnern als auch auf mobilen Geräten gut aussieht und richtig dargestellt wird. Fachsprachlich nennt man das Responsive Design: Das Design „antwortet“ auf die Anforderungen des Endgerätes und passt sich automatisch an. In der E-Mail Marketing-Software von Newsletter2Go sind 50 Newsletter-Vorlagen im Responsive Design schon mit inbegriffen, sodass man sich um die Darstellung keine Gedanken machen muss. Diese sind zusätzlich auch noch für die korrekte Darstellung in allen gängigen Webmail-Clients programmiert.
Über Platzhalter und die Serienbrief- oder Serienmail-Funktion kann man mit vielen E-Mail-Programmen wie Outlook personalisierte Textbausteine ausspielen. Diese Funktion bietet natürlich auch E-Mail-Marketing-Software. Diese liest die notwendigen Informationen automatisch aus der Datenbank aus. Neben Text können mit einer solchen Software auch Bilder personalisiert werden oder Newsletter gezielt nur an bestimmte Personengruppen versendet werden.
Listen- und Empfängerverwaltung: Sicherheit und Übersichtlichkeit
Will man eine E-Mail an viele Empfänger versenden, muss man die „Datenbank“ selbst als Excel- oder CSV-Datei pflegen und die Adressen manuell ins E-Mail Programm hineinkopieren. Das ist aufwändig und bringt ein hohes Fehlerrisiko mit sich, denn aufgrund der Unübersichtlichkeit können schnell Adressen verloren gehen.
Die einfache und effiziente Empfängerverwaltung ist ein weiterer großer Vorteil von E-Mail Marketing-Software. Entweder man lädt eine ganze Datei mit Adressen ins System der Software hoch und verwaltet diese dort oder man importiert die Empfängerdaten per Schnittstelle aus einem anderen System, zum Beispiel einem E-Commerce-Shop oder CRM-Tool. In der Newsletter-Software sollte man einen besseren Überblick über die Empfänger haben. Beim Versand kann man einfach ein bestimmtes Adressbuch auswählen oder die Empfänger nach Merkmalen in Gruppen sortieren.
Ein wichtiger Punkt, der beim manuellen E-Mail-Versand über Outlook und Co. nur schwer zu kontrollieren ist, ist die Rechtssicherheit. Was vielen unbekannt ist: Will man einen Newsletter verschicken, müssen die Empfänger vorher ausdrücklich dazu eingewilligt haben. E-Mail Marketing-Software bietet dafür spezielle Anmeldeformulare an. Füllt eine Person ein solches Formular aus, erhält sie nochmals eine Bestätigungs-E-Mail, in der dem Newsletterversand noch einmal zugestimmt wird. Diese doppelte Bestätigung, auch „Double Opt-In“ genannt, ermöglicht den eindeutigen Nachweis der Einwilligung zum Empfang werblicher E-Mails.
Auch die Möglichkeit, sich jederzeit vom Newsletter abmelden zu können, ist rechtlich erforderlich. Beim manuell verschickten Newslettern vergisst man schnell, auf die Abmeldung hinzuweisen oder man verpasst es, die Empfänger auch aus der Liste zu entfernen, wenn sie eine Abmeldung wünschen. Mit professioneller Newsletter-Software wird automatisch ein Link zur Abmeldung in jeden Newsletter eingefügt. Abgemeldete Empfänger werden in der Datenbank deaktiviert und können nicht erneut angeschrieben werden, auch wenn diese versehentlich bei einem neuen Mailing ausgewählt werden.
Versendet man viele E-Mails über das eigene Postfach, bekommt man dort auch alle Fehlermeldungen über nicht mögliche Zustellungen. Dabei den Überblick zu behalten, ist fast unmöglich. Newsletter-Software bietet praktischerweise ein sogenanntes „Bounce-Management“. Das heißt, dass nicht erreichbare Adressen aussortiert werden und man die Fehlermeldungen nicht mehr manuell auswerten muss. Vorübergehend nicht erreichbare Adressen, sogenannte „Soft Bounces“, werden sogar automatisch neu angeschrieben. Außerdem bekommt man eine Auswertung über die Abmeldungen und Bounces zu jedem versendeten Newsletter. So bekommt man viel leichter einen Überblick über die Qualität der eigenen Adressliste.
Spam-Filter und Whitelisting: Kein falscher Verdacht
Über die Serienmail- oder Serienbrief-Funktion von Programmen wie Outlook oder Word kann man mit einem gewissen Aufwand und den notwendigen Kenntnissen E-Mails an große Adresslisten versenden. Gegenüber professioneller E-Mail Marketing-Software gibt es dabei aber einen gravierenden Nachteil: Spam-Filter reagieren beim Massenversand von E-Mails über öffentliche Server und von privaten Adressen extrem schnell. Die Provider blockieren diese Server und Adressen sofort und häufig dauerhaft. Man kann dem nur ausweichen, indem man Newsletter in Schüben an Teile der Adressliste versendet.
Seriöse Newsletter-Versand-Dienstleister sind bei allen gängigen Providern gewhitelistet. Nutzt man deren Server, wird der Absender automatisch als vertrauenswürdig eingestuft. Der Newsletter wird dann direkt in Postfach der Empfänger zugestellt, ohne vorher überhaupt auf Spamverdacht geprüft zu werden. Das erhöht den Anteil zugestellter E-Mails signifikant auf Raten bis über 99%. Dabei muss man selbst nichts unternehmen, um die eigene Vertrauenswürdigkeit zu beweisen – der Dienstleister übernimmt das.
Datenschutz und Sicherheit: In guten Händen
Bei vielen mag es ein ungutes Gefühl verursachen, die eigenen Daten und die Daten der Empfänger in die Hände eines externen Dienstleister zu geben. Schließlich hört man immer wieder davon, dass Adresslisten geklaut oder verkauft werden. Mittlerweile gibt es aber viele Newsletter-Versand-Anbieter, die in Deutschland sitzen und ihr gesamtes geschäftliches Handeln nach dem Bundesdatenschutzgesetz ausrichten. Unter den strengen Vorgaben des deutschen Rechts kann man davon ausgehen, dass die Daten auf den sicheren Servern der Anbieter häufig besser aufgehoben sind als auf dem eigenen Computer. Ein seriöser Anbieter wie Newsletter2Go wird niemals Adressen zu Werbezwecken weitergeben, sondern seine Kunden vor Adressdiebstahl und Missbrauch der Daten schützen.
Auswertungen und Reports: Überblick und Erfolgskontrolle
Wenn man sich die Arbeit gemacht hat, einen Newsletter zu erstellen und zu versenden, möchte man auch wissen, wie viele Empfänger ihn geöffnet und gelesen haben. Bei der Nutzung üblicher E-Mail-Programme sind die Möglichkeiten stark beschränkt: Man kann höchstens bei den Empfängern nachfragen, ob sie die E-Mail bekommen haben und hat einen groben Überblick über die Bounces. Ansonsten gibt es keine Möglichkeit, mit E-Mail-Clients und Webmail-Tools den Erfolg zu kontrollieren. Nach dem Absenden kann der Weg des Newsletters nicht mehr weiter verfolgt werden.
Hier kommt eine der weiteren großen Stärken von moderner Newsletter-Software ins Spiel. Die meisten Anbieter stellen Auswertungen über mindestens die Zustellrate, Öffnungsrate und Klickrate bereit. So erkennt man sofort, wen der Newsletter erreicht hat und wen nicht, wer ihn geöffnet und gelesen hat und was die Empfänger daran besonders interessiert hat. Das bietet einem die einmalige Möglichkeit, anhand der Erkenntnisse über den Erfolg die zukünftigen Newsletter entsprechend anzupassen und zu optimieren.
Fazit
Selbstverständlich kann man auch mit einem E-Mail-Client wie Outlook oder einem Webmail-Anbieter wie web.de oder gmx.net Newsletter versenden. Die Vorteile liegen vor allem im finanziellen Bereich: Die Software und der Zugang sind in der Regel kostenlos und schon vorhanden. Beim Massenversand von E-Mails stoßen diese Lösungen jedoch sehr schnell an ihre Grenzen. Die Zustellung kann nicht garantiert werden, man wird von Spam-Filtern abgefangen und hat keine Möglichkeit zur Erfolgskontrolle.
Wer also Newsletter selber auf professionelle Art und Weise erstellen und versenden möchte, sollte sich auf jeden Fall über die verschiedenen Newsletter Software-Anbieter informieren. Viele davon sind bis zu einem bestimmten Versandvolumen kostenlos. Ob man besser eine Desktop-Software oder ein browserbasiertes Tool nutzt, hängt von den eigenen Vorlieben und Bedürfnissen ab. Generell kann man sagen, dass webbasierte Tools mehr Flexibilität erlauben, weil man von überall und jederzeit darauf zugreifen und Newsletter versenden kann. Außerdem können Sie plattformunabhängig genutzt werden, also mit allen vorhandenen Betriebssystemen, egal ob Windows, Mac oder Linux.
Mehr dazu auch im Newsletter2-Blog: E-Mail vs. E-Mail Marketing
Irrtum: Denn versucht man es auf diesem Wege, wird man sehr schnell auf große Hindernisse stoßen. Die Übertragung der Empfängeradressen per Copy & Paste ist mühselig, der Versand langwierig und fehlerbehaftet, die meisten E-Mails werden von Spamfiltern abgefangen und das Postfach füllt sich mit automatischen Nachrichten über Fehlzustellungen. Und nicht nur das: Die rechtlich notwendige Einwilligung der Empfänger, die beim Newsletterversand vorliegen muss, ist nur schwierig nachzuweisen. Es gibt kein An- und Abmeldemanagement, die Listen müssen immer wieder manuell gepflegt werden.
Eine Möglichkeit, manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Zustellbarkeit zu verbessern, stellt die Nutzung einer professionellen Email Marketing Software dar. Genau wie bei normalen E-Mails gibt es auch hier browserbasierte Anbieter und Programme, die man auf dem eigenen Rechner installieren muss. Um Ihnen bei der Auswahl behilflich zu sein, stellen wir in diesem Artikel die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen gegenüber.
Newsletter-Gestaltung: Frei nach den eigenen Vorstellungen
Ein Punkt, in dem sich professionelle Newsletter Software klar von gewöhnlichen E-Mail Programmen abhebt, sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Bei der gestalterischen Anpassung einer E-Mail ist man üblicherweise sehr eingeschränkt. Es können lediglich Schriftart und –größe geändert, Textformatierungen vorgenommen und im besten Fall Bilder eingefügt werden. Die Newsletter werden aber immer wie eine normale E-Mail aussehen. Mit einer E-Mail Marketing-Software eröffnen sich jedoch ganz neue Möglichkeiten. Man kann attraktive HTML Emails gestalten, die Bilder, Links und vielfältige Formatierungen enthalten können. Die Erstellung erfolgt bei den meisten Programmen nach dem einfachen Baukastenprinzip, weshalb keine Programmierkenntnisse in HTML oder CSS erforderlich sind.
Das Design des Newsletter kann mit einer Newsletter-Software ohne großen Aufwand den persönlichen Vorstellungen angepasst werden. Eine Gestaltung entsprechend des eigenen Corporate Designs ist problemlos möglich. Oft sind in der Software bereits einige Newsletter Vorlagen enthalten, die man nur noch mit den eigenen Inhalten füllen muss. Einige Software-Anbieter bieten jedoch gegen nur einen Aufpreis individuell programmierte Templates mit Gestaltungsfreiheit an.
Ein weiterer Vorteil professioneller Software liegt in der universellen Darstellbarkeit. Über 50% aller E-Mails werden schon heute auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets gelesen. Das bedeutet, dass ein Newsletter-Design benötigt wird, welches sowohl auf Desktop-Rechnern als auch auf mobilen Geräten gut aussieht und richtig dargestellt wird. Fachsprachlich nennt man das Responsive Design: Das Design „antwortet“ auf die Anforderungen des Endgerätes und passt sich automatisch an. In der E-Mail Marketing-Software von Newsletter2Go sind 50 Newsletter-Vorlagen im Responsive Design schon mit inbegriffen, sodass man sich um die Darstellung keine Gedanken machen muss. Diese sind zusätzlich auch noch für die korrekte Darstellung in allen gängigen Webmail-Clients programmiert.
Über Platzhalter und die Serienbrief- oder Serienmail-Funktion kann man mit vielen E-Mail-Programmen wie Outlook personalisierte Textbausteine ausspielen. Diese Funktion bietet natürlich auch E-Mail-Marketing-Software. Diese liest die notwendigen Informationen automatisch aus der Datenbank aus. Neben Text können mit einer solchen Software auch Bilder personalisiert werden oder Newsletter gezielt nur an bestimmte Personengruppen versendet werden.
Listen- und Empfängerverwaltung: Sicherheit und Übersichtlichkeit
Will man eine E-Mail an viele Empfänger versenden, muss man die „Datenbank“ selbst als Excel- oder CSV-Datei pflegen und die Adressen manuell ins E-Mail Programm hineinkopieren. Das ist aufwändig und bringt ein hohes Fehlerrisiko mit sich, denn aufgrund der Unübersichtlichkeit können schnell Adressen verloren gehen.
Die einfache und effiziente Empfängerverwaltung ist ein weiterer großer Vorteil von E-Mail Marketing-Software. Entweder man lädt eine ganze Datei mit Adressen ins System der Software hoch und verwaltet diese dort oder man importiert die Empfängerdaten per Schnittstelle aus einem anderen System, zum Beispiel einem E-Commerce-Shop oder CRM-Tool. In der Newsletter-Software sollte man einen besseren Überblick über die Empfänger haben. Beim Versand kann man einfach ein bestimmtes Adressbuch auswählen oder die Empfänger nach Merkmalen in Gruppen sortieren.
Ein wichtiger Punkt, der beim manuellen E-Mail-Versand über Outlook und Co. nur schwer zu kontrollieren ist, ist die Rechtssicherheit. Was vielen unbekannt ist: Will man einen Newsletter verschicken, müssen die Empfänger vorher ausdrücklich dazu eingewilligt haben. E-Mail Marketing-Software bietet dafür spezielle Anmeldeformulare an. Füllt eine Person ein solches Formular aus, erhält sie nochmals eine Bestätigungs-E-Mail, in der dem Newsletterversand noch einmal zugestimmt wird. Diese doppelte Bestätigung, auch „Double Opt-In“ genannt, ermöglicht den eindeutigen Nachweis der Einwilligung zum Empfang werblicher E-Mails.
Auch die Möglichkeit, sich jederzeit vom Newsletter abmelden zu können, ist rechtlich erforderlich. Beim manuell verschickten Newslettern vergisst man schnell, auf die Abmeldung hinzuweisen oder man verpasst es, die Empfänger auch aus der Liste zu entfernen, wenn sie eine Abmeldung wünschen. Mit professioneller Newsletter-Software wird automatisch ein Link zur Abmeldung in jeden Newsletter eingefügt. Abgemeldete Empfänger werden in der Datenbank deaktiviert und können nicht erneut angeschrieben werden, auch wenn diese versehentlich bei einem neuen Mailing ausgewählt werden.
Versendet man viele E-Mails über das eigene Postfach, bekommt man dort auch alle Fehlermeldungen über nicht mögliche Zustellungen. Dabei den Überblick zu behalten, ist fast unmöglich. Newsletter-Software bietet praktischerweise ein sogenanntes „Bounce-Management“. Das heißt, dass nicht erreichbare Adressen aussortiert werden und man die Fehlermeldungen nicht mehr manuell auswerten muss. Vorübergehend nicht erreichbare Adressen, sogenannte „Soft Bounces“, werden sogar automatisch neu angeschrieben. Außerdem bekommt man eine Auswertung über die Abmeldungen und Bounces zu jedem versendeten Newsletter. So bekommt man viel leichter einen Überblick über die Qualität der eigenen Adressliste.
Spam-Filter und Whitelisting: Kein falscher Verdacht
Über die Serienmail- oder Serienbrief-Funktion von Programmen wie Outlook oder Word kann man mit einem gewissen Aufwand und den notwendigen Kenntnissen E-Mails an große Adresslisten versenden. Gegenüber professioneller E-Mail Marketing-Software gibt es dabei aber einen gravierenden Nachteil: Spam-Filter reagieren beim Massenversand von E-Mails über öffentliche Server und von privaten Adressen extrem schnell. Die Provider blockieren diese Server und Adressen sofort und häufig dauerhaft. Man kann dem nur ausweichen, indem man Newsletter in Schüben an Teile der Adressliste versendet.
Seriöse Newsletter-Versand-Dienstleister sind bei allen gängigen Providern gewhitelistet. Nutzt man deren Server, wird der Absender automatisch als vertrauenswürdig eingestuft. Der Newsletter wird dann direkt in Postfach der Empfänger zugestellt, ohne vorher überhaupt auf Spamverdacht geprüft zu werden. Das erhöht den Anteil zugestellter E-Mails signifikant auf Raten bis über 99%. Dabei muss man selbst nichts unternehmen, um die eigene Vertrauenswürdigkeit zu beweisen – der Dienstleister übernimmt das.
Datenschutz und Sicherheit: In guten Händen
Bei vielen mag es ein ungutes Gefühl verursachen, die eigenen Daten und die Daten der Empfänger in die Hände eines externen Dienstleister zu geben. Schließlich hört man immer wieder davon, dass Adresslisten geklaut oder verkauft werden. Mittlerweile gibt es aber viele Newsletter-Versand-Anbieter, die in Deutschland sitzen und ihr gesamtes geschäftliches Handeln nach dem Bundesdatenschutzgesetz ausrichten. Unter den strengen Vorgaben des deutschen Rechts kann man davon ausgehen, dass die Daten auf den sicheren Servern der Anbieter häufig besser aufgehoben sind als auf dem eigenen Computer. Ein seriöser Anbieter wie Newsletter2Go wird niemals Adressen zu Werbezwecken weitergeben, sondern seine Kunden vor Adressdiebstahl und Missbrauch der Daten schützen.
Auswertungen und Reports: Überblick und Erfolgskontrolle
Wenn man sich die Arbeit gemacht hat, einen Newsletter zu erstellen und zu versenden, möchte man auch wissen, wie viele Empfänger ihn geöffnet und gelesen haben. Bei der Nutzung üblicher E-Mail-Programme sind die Möglichkeiten stark beschränkt: Man kann höchstens bei den Empfängern nachfragen, ob sie die E-Mail bekommen haben und hat einen groben Überblick über die Bounces. Ansonsten gibt es keine Möglichkeit, mit E-Mail-Clients und Webmail-Tools den Erfolg zu kontrollieren. Nach dem Absenden kann der Weg des Newsletters nicht mehr weiter verfolgt werden.
Hier kommt eine der weiteren großen Stärken von moderner Newsletter-Software ins Spiel. Die meisten Anbieter stellen Auswertungen über mindestens die Zustellrate, Öffnungsrate und Klickrate bereit. So erkennt man sofort, wen der Newsletter erreicht hat und wen nicht, wer ihn geöffnet und gelesen hat und was die Empfänger daran besonders interessiert hat. Das bietet einem die einmalige Möglichkeit, anhand der Erkenntnisse über den Erfolg die zukünftigen Newsletter entsprechend anzupassen und zu optimieren.
Fazit
Selbstverständlich kann man auch mit einem E-Mail-Client wie Outlook oder einem Webmail-Anbieter wie web.de oder gmx.net Newsletter versenden. Die Vorteile liegen vor allem im finanziellen Bereich: Die Software und der Zugang sind in der Regel kostenlos und schon vorhanden. Beim Massenversand von E-Mails stoßen diese Lösungen jedoch sehr schnell an ihre Grenzen. Die Zustellung kann nicht garantiert werden, man wird von Spam-Filtern abgefangen und hat keine Möglichkeit zur Erfolgskontrolle.
Wer also Newsletter selber auf professionelle Art und Weise erstellen und versenden möchte, sollte sich auf jeden Fall über die verschiedenen Newsletter Software-Anbieter informieren. Viele davon sind bis zu einem bestimmten Versandvolumen kostenlos. Ob man besser eine Desktop-Software oder ein browserbasiertes Tool nutzt, hängt von den eigenen Vorlieben und Bedürfnissen ab. Generell kann man sagen, dass webbasierte Tools mehr Flexibilität erlauben, weil man von überall und jederzeit darauf zugreifen und Newsletter versenden kann. Außerdem können Sie plattformunabhängig genutzt werden, also mit allen vorhandenen Betriebssystemen, egal ob Windows, Mac oder Linux.
Mehr dazu auch im Newsletter2-Blog: E-Mail vs. E-Mail Marketing