Raus aus der Zeitfalle
Ein voller Schreibtisch, Termindruck, Telefonate. Das hetzen durch den Tag ist für viele Führungskräfte normal. Doch das lässt sich vermeiden. Der Management-Trainer Dr. Matthias K. Hettl verrät, wie Sie mit einer durchdachten Arbeitsmethodik recht einfach Ihre Produktivität steigern lässt.
Ihre persönliche Arbeitsmethodik beeinflusst Ihre Wirksamkeit und in der Konsequenz die Ihrer Mitarbeiter direkt und umfassend. Eine gute Arbeitsmethodik ist zwar nicht die einzige Ursache für Ihren Erfolg als Leader, ihr Fehlen oder Mängel sind aber sehr häufig die Ursache für Misserfolg. Ich kenne eine Reihe von Führungskräften, die eine hervorragende Arbeitsmethodik haben, aber mindestens ebenso viele, die immer wieder unter Zeitdruck geraten, weil ihre persönliche Arbeitsorganisation dazu führt, dass sie zu viel Zeit mit Suchen verschwenden.
Systematisches und methodisches Arbeiten ist die Basis für die Transformation von Fähigkeiten in Ergebnisse und in Erfolg. Reflektieren Sie Ihre bisher praktizierten Gewohnheiten und Arbeitsweisen kritisch und ändern Sie sie erforderlichenfalls. Fragen Sie sich von Zeit zu Zeit, ob Ihre persönliche Vorgehens- und Arbeitsweise noch richtig ist und sie Ihren Arbeitstag effektiv erledigen lässt. Überprüfen Sie dabei kritisch, ob die angewandte Methode, die durchaus einmal richtig gewesen sein mag, noch zu Ihrer veränderten Situation passt und angepasst oder radikal verändert werden muss, auch wenn es schwerfällt. Dies gilt auch, wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter eine Arbeitsmethodik und -systematik anwenden, die Ihren Verantwortungsbereich insgesamt bremst und ineffektiv macht. Dann müssen Sie aktiv werden, um die Wirksamkeit zu erhöhen.
Grundsätzlich sollten Sie sich etwa alle drei Jahre die Frage stellen, wie sich die Anforderungen in Ihrem Tätigkeitsbereich verändert haben und ob Ihre Arbeitsmethodik noch zielführend ist. Müssen Sie eventuell Ihre Arbeitszeit anpassen oder ein neues Arbeitstool einsetzen? Was könnte Ihnen der Einsatz eines Smartphones bringen? Wie lässt sich die Effektivität in Ihrem Verantwortungsbereich und mit Ihren Mitarbeitern insgesamt steigern? Übernehmen Sie eine neue Aufgabe oder auch durch eine Beförderung eine neue Position, so müssen Sie in den meisten Fällen Ihre Arbeitsweise anpassen. Denken Sie in diesem Zusammenhang an Ihren Rollenwechsel vom Mitarbeiter zum Leader, der von Ihnen den Einsatz einer Reihe neuer Werkzeuge erfordert, wie Budget- und Personalplanungsinstrumente, ein verändertes Zeitmanagement, die Einplanung von Zeitressourcen für Mitarbeitergespräche und so weiter.
Ihre persönliche Arbeitsmethodik zu durchdenken, hat nicht das Ziel, noch härter zu arbeiten, sondern eher, mit Ihrer Arbeitslast souveräner umzugehen – sodass sie im Ergebnis mehr leisten, größere Aufgaben übernehmen und diese besser bewältigen können. Sie gewinnen damit das Gefühl, mehr zu agieren als zu reagieren. Sie gewinnen das gute Gefühl, dass Sie trotz einer Vielzahl von Aufgaben Ihren Arbeitstag im Griff haben.
Das wichtigste Hilfsmittel ist Ihr Kalender oder Zeitplaner. Diesen sollten Sie frühzeitig mit den Ihnen bekannten Regelterminen füllen einschließlich Dienstreisen und Seminarbesuchen. Fixieren Sie auch schon festgelegte Termine zu Projekt-, Budget- und Strategiebesprechungen.
Werden Sie zum Leertischler
Ihr Schreibtisch ist Ihre Kommandozentrale in der ständig anschwellenden Informationsflut. Volltischler haben Aktenstapel auf ihrem Schreibtisch, die zügiges, konzentriertes Arbeiten verhindern und die Übersicht erschweren. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Papierstau, der dadurch entsteht, dass der Zufluss größer ist als der Abfluss. Abhilfe lässt sich schaffen, indem man den Zufluss stoppt oder reduziert, ganz oder teilweise umleitet, den Engpass beseitigt oder den Abfluss verstärkt. Ein aufgeräumter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart vor allem eine Menge Zeit. Werden Sie zum Leertischler und schaffen Sie sich Freiraum auf Ihrem Schreibtisch, im Kopf und damit für Kreativität und Produktivität. Wenn Sie eine Ablage mit System haben, müssen Sie nicht lange suchen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick, was alles auf Ihrem Schreibtisch landet, und sortieren Sie nach den Prioritäten in Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ihre Prioritäten sollten auf den ersten Blick für Sie erkennbar sein. Eine einfache, aber wirksame Methode dafür ist das Arbeiten mit farbigen Klarsichthüllen. Wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlage für den Tag sichten, sehen Sie Ihre To-dos nach Prioritäten sortiert: Rot steht für A-Aufgaben, die Sie noch am selben Tag zu erledigen haben, Gelb für B-Aufgaben, die terminierbar sind, Grün für C-Aufgaben, die Sie delegieren. Sie können die unterschiedlichen Farben auch für Ihre verschiedenen Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter verwenden.
Ist der Zufluss an Informationen und Aufgaben auf Dauer zu groß, müssen Sie diesen reduzieren, indem Sie sich auf weniges Wichtige konzentrieren oder Arbeit an Ihre Mitarbeiter umverteilen. Ihr Engpass wird meist schon von selbst deutlich kleiner, wenn Sie diszipliniert Ihren nach Prioritäten festgelegten Aufgabenplan abarbeiten. Dann beschäftigen Sie sich mit dem wirklich Wichtigen, sind produktiv und Ihre Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches.
Um Ihren Engpass zu beseitigen und den Abfluss auf Ihrem Schreibtisch zu verstärken, müssen Sie sich ein Bild, eine Bestandsaufnahme der täglich einflutenden Informationsmassen machen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer und bestimmen Sie, welche Vorgänge überhaupt auf Ihren Schreibtisch gehören. Auf Ihrem Tisch sollten sich nur diejenigen Dinge befinden, die Sie ständig in Gebrauch haben, damit Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe, die Sie gerade ausführen, konzentrieren können. Alles andere wandert aus Ihrem unmittelbaren Blickfeld. Auf dem Platz direkt vor Ihnen liegt nur der Vorgang, an dem Sie gerade arbeiten.
Sie sollten es sich zur Regel machen, jedes Stück Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden, was damit zu tun ist: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben.
Ein Leertischler hat einen möglichst leeren und aufgeräumten Schreibtisch. In Griffweite sollten Sie das haben, was Sie täglich brauchen, ohne Schubladen oder Schränke öffnen zu müssen. In Armweite gehört dann alles, was Sie wöchentlich mehrmals einsetzen. Armweite kann auch bedeuten, dass Sie etwas in einer Schublade oder in einem Rollcontainer aufbewahren oder in dem Schrank hinter Ihnen. Sie sollten für den Zugriff jedoch nicht aufstehen müssen. Wenn Sie etwas seltener als wöchentlich benötigen, entfernen Sie es konsequent aus der Armweite, damit Ihr Schreibtisch frei und nicht überladen ist. Brauchen Sie etwas nur ein- oder zweimal im Monat, können Sie auch aufstehen, um darauf zuzugreifen. Wenn Sie Dinge seltener als monatlich brauchen, gehören sie nicht in Ihr Büro. Bewahren Sie sie in einem anderen Raum auf.
Telefonate effektiv führen
Das Telefon beziehungsweise Mobiltelefon ist vermutlich Ihr nach wie vor wichtigstes Kommunikationsmittel, neben der E-Mail und dem Verfassen von Aktennotizen beziehungsweise von Briefen. Deshalb sollten Sie ebenso diszipliniert mit dem Telefon umgehen wie mit allen anderen Werkzeugen Ihres Selbstmanagements. Bevor Sie anrufen, sollten Sie sich immer fragen, ob es dazu nicht eine Alternative wie das Verfassen einer E-Mail gibt. Manche Angelegenheiten können Sie nicht am Telefon besprechen, dazu benötigen Sie ein direktes Gespräch.
Überlegen Sie sich den optimalen Zeitpunkt für ein Telefonat. Bereiten Sie Ihre Anrufe immer vor und überlegen Sie, welches Ziel Ihr Telefonat verfolgt. In einigen Fällen benötigen Sie Unterlagen für Ihr Gespräch, und diese sollten Sie ebenso zur Hand haben wie Stift und Papier. Ratsam ist es, in Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern die wesentlichen Punkte in Form eines Ergebnisses beziehungsweise der getroffenen Vereinbarung per E-Mail beziehungsweise als Aktennotiz noch einmal zusammenzufassen und zu versenden.
Für Gespräche am Telefon gilt: In der Kürze liegt die Würze. Deshalb konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aspekte und beenden Sie das Gespräch freundlich. Idealerweise fassen Sie alle erforderlichen Telefongespräche in Zeitblöcken zusammen und vereinbaren Telefontermine. Dies ist auch mit mehreren Personen in Form einer Telefonkonferenz möglich. Schaffen Sie sich durch das Umstellen Ihres Telefons auf Ihre Mailbox, Ihre Assistenz oder einen Ihrer Mitarbeiter zeitliche Freiräume. Sie müssen nicht immer telefonisch erreichbar sein. Sagen Sie, dass Sie nicht gestört werden möchten, oder begeben Sie sich dann in einen Besprechungsraum. Informieren Sie jedoch immer eine Kontaktperson, die Sie bei wirklich wichtigen Anrufen beziehungsweise Anrufern relativ schnell erreichen kann.
Matthias K. Hettl
FÜHRUNG KOMPAKT
15 Führungstools, die wirklich funktionieren
BusinessVillage 2014
ISBN: 978-3-XXXXX-XXX-X
21,80 Eur[D] / 24,50 Eur[A] / 25,80 CHF UVP
Ihre persönliche Arbeitsmethodik beeinflusst Ihre Wirksamkeit und in der Konsequenz die Ihrer Mitarbeiter direkt und umfassend. Eine gute Arbeitsmethodik ist zwar nicht die einzige Ursache für Ihren Erfolg als Leader, ihr Fehlen oder Mängel sind aber sehr häufig die Ursache für Misserfolg. Ich kenne eine Reihe von Führungskräften, die eine hervorragende Arbeitsmethodik haben, aber mindestens ebenso viele, die immer wieder unter Zeitdruck geraten, weil ihre persönliche Arbeitsorganisation dazu führt, dass sie zu viel Zeit mit Suchen verschwenden.
Systematisches und methodisches Arbeiten ist die Basis für die Transformation von Fähigkeiten in Ergebnisse und in Erfolg. Reflektieren Sie Ihre bisher praktizierten Gewohnheiten und Arbeitsweisen kritisch und ändern Sie sie erforderlichenfalls. Fragen Sie sich von Zeit zu Zeit, ob Ihre persönliche Vorgehens- und Arbeitsweise noch richtig ist und sie Ihren Arbeitstag effektiv erledigen lässt. Überprüfen Sie dabei kritisch, ob die angewandte Methode, die durchaus einmal richtig gewesen sein mag, noch zu Ihrer veränderten Situation passt und angepasst oder radikal verändert werden muss, auch wenn es schwerfällt. Dies gilt auch, wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter eine Arbeitsmethodik und -systematik anwenden, die Ihren Verantwortungsbereich insgesamt bremst und ineffektiv macht. Dann müssen Sie aktiv werden, um die Wirksamkeit zu erhöhen.
Grundsätzlich sollten Sie sich etwa alle drei Jahre die Frage stellen, wie sich die Anforderungen in Ihrem Tätigkeitsbereich verändert haben und ob Ihre Arbeitsmethodik noch zielführend ist. Müssen Sie eventuell Ihre Arbeitszeit anpassen oder ein neues Arbeitstool einsetzen? Was könnte Ihnen der Einsatz eines Smartphones bringen? Wie lässt sich die Effektivität in Ihrem Verantwortungsbereich und mit Ihren Mitarbeitern insgesamt steigern? Übernehmen Sie eine neue Aufgabe oder auch durch eine Beförderung eine neue Position, so müssen Sie in den meisten Fällen Ihre Arbeitsweise anpassen. Denken Sie in diesem Zusammenhang an Ihren Rollenwechsel vom Mitarbeiter zum Leader, der von Ihnen den Einsatz einer Reihe neuer Werkzeuge erfordert, wie Budget- und Personalplanungsinstrumente, ein verändertes Zeitmanagement, die Einplanung von Zeitressourcen für Mitarbeitergespräche und so weiter.
Ihre persönliche Arbeitsmethodik zu durchdenken, hat nicht das Ziel, noch härter zu arbeiten, sondern eher, mit Ihrer Arbeitslast souveräner umzugehen – sodass sie im Ergebnis mehr leisten, größere Aufgaben übernehmen und diese besser bewältigen können. Sie gewinnen damit das Gefühl, mehr zu agieren als zu reagieren. Sie gewinnen das gute Gefühl, dass Sie trotz einer Vielzahl von Aufgaben Ihren Arbeitstag im Griff haben.
Das wichtigste Hilfsmittel ist Ihr Kalender oder Zeitplaner. Diesen sollten Sie frühzeitig mit den Ihnen bekannten Regelterminen füllen einschließlich Dienstreisen und Seminarbesuchen. Fixieren Sie auch schon festgelegte Termine zu Projekt-, Budget- und Strategiebesprechungen.
Werden Sie zum Leertischler
Ihr Schreibtisch ist Ihre Kommandozentrale in der ständig anschwellenden Informationsflut. Volltischler haben Aktenstapel auf ihrem Schreibtisch, die zügiges, konzentriertes Arbeiten verhindern und die Übersicht erschweren. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Papierstau, der dadurch entsteht, dass der Zufluss größer ist als der Abfluss. Abhilfe lässt sich schaffen, indem man den Zufluss stoppt oder reduziert, ganz oder teilweise umleitet, den Engpass beseitigt oder den Abfluss verstärkt. Ein aufgeräumter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart vor allem eine Menge Zeit. Werden Sie zum Leertischler und schaffen Sie sich Freiraum auf Ihrem Schreibtisch, im Kopf und damit für Kreativität und Produktivität. Wenn Sie eine Ablage mit System haben, müssen Sie nicht lange suchen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick, was alles auf Ihrem Schreibtisch landet, und sortieren Sie nach den Prioritäten in Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ihre Prioritäten sollten auf den ersten Blick für Sie erkennbar sein. Eine einfache, aber wirksame Methode dafür ist das Arbeiten mit farbigen Klarsichthüllen. Wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlage für den Tag sichten, sehen Sie Ihre To-dos nach Prioritäten sortiert: Rot steht für A-Aufgaben, die Sie noch am selben Tag zu erledigen haben, Gelb für B-Aufgaben, die terminierbar sind, Grün für C-Aufgaben, die Sie delegieren. Sie können die unterschiedlichen Farben auch für Ihre verschiedenen Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter verwenden.
Ist der Zufluss an Informationen und Aufgaben auf Dauer zu groß, müssen Sie diesen reduzieren, indem Sie sich auf weniges Wichtige konzentrieren oder Arbeit an Ihre Mitarbeiter umverteilen. Ihr Engpass wird meist schon von selbst deutlich kleiner, wenn Sie diszipliniert Ihren nach Prioritäten festgelegten Aufgabenplan abarbeiten. Dann beschäftigen Sie sich mit dem wirklich Wichtigen, sind produktiv und Ihre Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches.
Um Ihren Engpass zu beseitigen und den Abfluss auf Ihrem Schreibtisch zu verstärken, müssen Sie sich ein Bild, eine Bestandsaufnahme der täglich einflutenden Informationsmassen machen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer und bestimmen Sie, welche Vorgänge überhaupt auf Ihren Schreibtisch gehören. Auf Ihrem Tisch sollten sich nur diejenigen Dinge befinden, die Sie ständig in Gebrauch haben, damit Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe, die Sie gerade ausführen, konzentrieren können. Alles andere wandert aus Ihrem unmittelbaren Blickfeld. Auf dem Platz direkt vor Ihnen liegt nur der Vorgang, an dem Sie gerade arbeiten.
Sie sollten es sich zur Regel machen, jedes Stück Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden, was damit zu tun ist: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben.
Ein Leertischler hat einen möglichst leeren und aufgeräumten Schreibtisch. In Griffweite sollten Sie das haben, was Sie täglich brauchen, ohne Schubladen oder Schränke öffnen zu müssen. In Armweite gehört dann alles, was Sie wöchentlich mehrmals einsetzen. Armweite kann auch bedeuten, dass Sie etwas in einer Schublade oder in einem Rollcontainer aufbewahren oder in dem Schrank hinter Ihnen. Sie sollten für den Zugriff jedoch nicht aufstehen müssen. Wenn Sie etwas seltener als wöchentlich benötigen, entfernen Sie es konsequent aus der Armweite, damit Ihr Schreibtisch frei und nicht überladen ist. Brauchen Sie etwas nur ein- oder zweimal im Monat, können Sie auch aufstehen, um darauf zuzugreifen. Wenn Sie Dinge seltener als monatlich brauchen, gehören sie nicht in Ihr Büro. Bewahren Sie sie in einem anderen Raum auf.
Telefonate effektiv führen
Das Telefon beziehungsweise Mobiltelefon ist vermutlich Ihr nach wie vor wichtigstes Kommunikationsmittel, neben der E-Mail und dem Verfassen von Aktennotizen beziehungsweise von Briefen. Deshalb sollten Sie ebenso diszipliniert mit dem Telefon umgehen wie mit allen anderen Werkzeugen Ihres Selbstmanagements. Bevor Sie anrufen, sollten Sie sich immer fragen, ob es dazu nicht eine Alternative wie das Verfassen einer E-Mail gibt. Manche Angelegenheiten können Sie nicht am Telefon besprechen, dazu benötigen Sie ein direktes Gespräch.
Überlegen Sie sich den optimalen Zeitpunkt für ein Telefonat. Bereiten Sie Ihre Anrufe immer vor und überlegen Sie, welches Ziel Ihr Telefonat verfolgt. In einigen Fällen benötigen Sie Unterlagen für Ihr Gespräch, und diese sollten Sie ebenso zur Hand haben wie Stift und Papier. Ratsam ist es, in Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern die wesentlichen Punkte in Form eines Ergebnisses beziehungsweise der getroffenen Vereinbarung per E-Mail beziehungsweise als Aktennotiz noch einmal zusammenzufassen und zu versenden.
Für Gespräche am Telefon gilt: In der Kürze liegt die Würze. Deshalb konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aspekte und beenden Sie das Gespräch freundlich. Idealerweise fassen Sie alle erforderlichen Telefongespräche in Zeitblöcken zusammen und vereinbaren Telefontermine. Dies ist auch mit mehreren Personen in Form einer Telefonkonferenz möglich. Schaffen Sie sich durch das Umstellen Ihres Telefons auf Ihre Mailbox, Ihre Assistenz oder einen Ihrer Mitarbeiter zeitliche Freiräume. Sie müssen nicht immer telefonisch erreichbar sein. Sagen Sie, dass Sie nicht gestört werden möchten, oder begeben Sie sich dann in einen Besprechungsraum. Informieren Sie jedoch immer eine Kontaktperson, die Sie bei wirklich wichtigen Anrufen beziehungsweise Anrufern relativ schnell erreichen kann.
Matthias K. Hettl
FÜHRUNG KOMPAKT
15 Führungstools, die wirklich funktionieren
BusinessVillage 2014
ISBN: 978-3-XXXXX-XXX-X
21,80 Eur[D] / 24,50 Eur[A] / 25,80 CHF UVP