Agentursoftware easyJOB im Einsatz bei Agentur bitzinger

Die Digitalagentur bitzinger hat sich schon sehr früh mit der Digitalisierung ihrer Prozesse beschäftigt. In unserem Interview erzählt Inhaber und Geschäftsführer Michael Bitzinger, wie unsere Software easyJOB seine Agentur dabei unterstützt, was sie von Because Software gelernt hat und wie sie sich weiterentwickelt.

Herr Bitzinger, für eine kleinere Agentur mit 15 Mitarbeitern sind Sie ja sehr gut aufgestellt.

B: Ja, natürlich fällt uns die Digitalisierung als Webagentur, die ursprünglich auf Programmieren spezialisiert war, leichter. Deswegen haben wir uns schon 2014 für easyJOB entschieden.

Was hat Ihnen die Entscheidung für easyJOB damals leicht gemacht?     

B: Die Lösungen, die wir mit easyJOB verglichen haben, haben uns nicht überzeugt. Das Handling war schwer und manche Funktionen haben uns gefehlt. Und Ihre Agentursoftware wurde ja bereits von deutlich größeren Agenturen eingesetzt. Das hat bei uns zusätzlich Vertrauen geschaffen und wir waren überzeugt, dass die Software auch zu uns gut passen würde. Wir wollten nicht eine Lösung haben, deren Funktionsumfang uns gleich wieder limitieren würde, sondern die Möglichkeit bot, mit ihr zu wachsen.

Welche Funktionen nutzen Sie in easyJOB?

B: Also, die Standardfunktionen brauchen wir alle. Die Musterkunden und die damit verbundenen Vorlagen ermöglichen uns, schnell Auftragsbestätigungen und Angebote zu erstellen. Sehr praktisch ist dabei, dass automatisch auch gleich die Aufgaben mit an den Job gehängt sind. Stark ist easyJOB zudem in der Ressourcenplanung. In easyJOB kann ich sehr genau sehen, welcher Mitarbeiter noch Kapazitäten frei hat. Der Forecast wiederum zeigt mir sehr schnell, wenn beispielsweise in sechs Wochen hundert Stunden zu viel verplant sind. Dann kann ich unsere Ressourcenplanung anpassen und das Kundenmanagement besser organisieren.

Wir verbinden easyJOB möglichst zielführend mit der Microsoft-Welt. Gleich zu Beginn haben wir einen Change Connector implementiert, damit Termine und E-Mails in beiden Systemen synchron sind. easyJOB ist zudem an DATEV angebunden, wir machen die FIBU-Überleitung und einen DATEV-Export, um einfach alle wichtigen Zahlen in easyJOB zu haben.

Mir ist es wichtig, alles im Haus zu haben, sodass ich sofort hinschauen kann und nicht warten muss, bis der Steuerberater aktiv wird. Ich habe mein Dashboard in easyJOB so konfiguriert, dass ich sofort sehe, wo unsere Projekte stehen. Der Funktionsumfang und die Leistungsfähigkeit von easyJOB sind wirklich klasse. Wir sind ja eher ein Kleinkunde, aber auch wenn wir jetzt 150 Mitarbeiter mehr hätten, wäre das für easyJOB überhaupt kein Problem.

Was ich ebenfalls sehr schätze: Wir haben gerade heute erst ein Update eingespielt bekommen, das ohne Probleme funktioniert.

Und easyJOB läuft absolut stabil. Ich kann mich nicht erinnern, wann easyJOB mal ausgefallen ist, mal nicht funktioniert hat.

Wie haben Sie sich durch unsere Beratung weiterentwickelt?

B: Ihre Beratungsleistung hilft uns, in die richtige Richtung zu laufen. In der Aufbau- und Wachstumsphase sind in einer Agentur ja viele Prozesse neu. Die Firma Because, die ja mit vielen Agenturen zusammenarbeitet, kennt diese Prozesse sehr gut und hat in ihrer Software bereits viele „Best Practice-Funktionalitäten“ integriert. Ihre Berater kennen die Agenturbranche und haben zu jedem Problem ad hoc eine Lösung. Sie agieren wie eine Unternehmensberatung für Digitalagenturen. Das finde ich wahnsinnig stark und hilft uns sehr. Besonders gefällt mir, das der Berater sehr proaktiv ist und sich einbringt mit Ideen und Lösungen – das unterstützt uns sehr.

Wenn wir nur einen Bruchteil von der Beratungsqualität hätten, die Sie uns gegenüber erbringen, wären wir ein Stück weiter. Es ist wichtig, dafür auch einmal Danke zu sagen. Ich glaube, das ist ein Grund, warum man mit der Lösung einfach gut arbeiten kann.

Wir sind kürzlich über einen sehr netten Facebook-Post Ihrer Mitarbeiterin Nadine gestolpert. Wie kam es dazu?

B: Als Teamassistentin arbeitet Nadine schwerpunktmäßig mit easyJOB. easyJOB ist ihr Tool, das sie morgens als erstes öffnet und abends wahrscheinlich als letztes schließt.
Gemeinsam mit mir zeigt sie auch den Mitarbeitern die Vorteile des Systems, damit diese es nicht nur als mein Controlling-Werkzeug wahrnehmen, sondern vor allem auch als Unterstützung und Informationsquelle für ihre Arbeit. (Den vollständigen Text finden Sie am Ende des Artikels)

Aber es gab zwischendrin auch eine Phase, in der Sie nicht so glücklich mit uns waren...

B: Ja, das stimmt. Vor zwei, drei Jahren gab es eine Zeit, da habe ich mich gefragt, ob wir noch die richtige Lösung nutzen. Es fehlten mir einige wichtige Weiterentwicklungen. Die Herausforderung ist, den Anforderungen am Markt hinterher zu kommen. Das wird Ihnen wahrscheinlich nicht anders gehen als uns. Nach den letzten Updates bin ich aber wieder überzeugt, dass die Entwicklung Ihres Produkts für unsere Agentur wieder in die richtige Richtung geht.

Die letzten Updates waren richtig cool. Wenn ich mir anschaue, was alles passiert ist, sieht man ganz deutlich die Innovationskraft von easyJOB.

Da hat sich in der Tat einiges getan: neue Schnittstellen zu Teams und Personio, aber auch die Entwicklung unserer easyJOB APP oder der Restful API.

(Einen kurzen Überblick gibt es auf der Seite Was ist neu)

B: Ja, ich denke, easyJOB muss sich auch für andere Systeme öffnen und den Gedanken des Ökosystems leben. Because Software muss sich ständig hinterfragen, welche Funktionen in easyJOB integriert sein müssen oder wie diese sauber mit anderen Welten kombiniert werden können, sodass wir als Kunde das Beste aus allen Welten haben. Wir haben die Anzahl unserer Softwarelösungen ganz stark auf zwei oder drei Hauptsoftwarelösungen reduziert: einerseits Microsoft 365, andererseits für die Kreativen die Creative Cloud von Adobe und natürlich easyJOB für alles Administrative.

An welchen Themen arbeiten Sie denn aktuell?

B: Um unsere Aufträge und Kunden besser zu betreuen, wünschen wir uns ein Ticketsystem. Wir testen gerade, ob wir die Aufgaben in easyJOB dafür nutzen können. Der zweite große Punkt ist das Thema Marketing- beziehungsweise Vertriebsautomatisierung. Am Markt gibt es dafür ja sehr große Systeme, wie beispielsweise hubspot – aber diese mit easyJOB zu koppeln, ist noch schwierig. Ich hätte gerne easyJOB als führendes System. Der Pool an Tools wird immer größer und deren Leistungsfähigkeit wächst. Das werden wir vermutlich nicht mehr mit einer einzigen Lösung abdecken können.

Wie sehen Sie die weitere Entwicklung?

B: Der Trend geht ganz klar dahin, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, wie es ja auch bei Ihnen geschieht. Man merkt sehr deutlich, dass Sie das leben. Das ist auch unser Job. In diesem Bereich konnten wir auch viel von Ihnen lernen und für unsere Kunden umsetzen. Die Zukunft wird im Web liegen, die Zukunft wird digital sein. Entsprechend versuchen wir, für unseren Kunden Internetauftritte und Online-Shops zu realisieren und sorgen dafür, dass diese genug Besucher oder Bestellungen haben. Denn je höher der Nutzen ist, den wir unserem Kunden bringen, desto mehr Daseinsberechtigung haben wir. Daran richten wir uns aus.

Ein schönes Schlusswort, dass genauso für uns gilt. Herzlichen Dank für das Gespräch.

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Hier der vollständige Post von Nadine… – Teamassistentin bei bitzinger

Ein Tool für alle Fälle!
easyJOB – nach was klingt’s? Genau! Nach etwas, was den Job, das Arbeitsleben erleichtern soll. Und weil das schon so klingt, dachten wir uns vor einigen Jahren, dass die Zeit reif ist für ein neues Agentur-Tool. So kam easyJOB Agentursoftware an Bord des bitzinger cruise! Warum auch nicht? Die Aufträge wurden mehr und umfangreicher, das Team wuchs, da musste eine Lösung her, um der Arbeitsflut Herr zu werden.

Implementierung – es wurde Zeit
Im April 2014 war es dann so weit: Unendliche Weiten, wir befanden uns – nein nicht in einer fernen Zukunft! Die Zukunft hatte uns eingeholt! Vor unseren Augen tat sich eine Welt voller neuer Möglichkeiten auf. Digitalisierung und Automatisierung für Fortgeschrittene, sozusagen.
Pflegten wir bis dahin unsere Stammdaten im Outlook, schrieben unsere Angebote im Word (ja, die Kreidetafeln und Brieftauben haben wir ein paar Jahre vorher abgeschafft) und schickten Rechnungen gerne per Post raus, konnten wir nun alles mit nur einer Software erledigen.
Nach einem Workshop-Tag mit viel Input und einer Kopfschmerztablette im Anschluss, kam dann der berühmte Sprung ins kalte Wasser. Alter Verwalter! Es gab so viele Möglichkeiten und so viel Neues, dass es eine Weile gedauert hat, bis wir geschnallt haben, wie alles aufgebaut ist und funktioniert. Irgendwann aber kommt man in den Flow und schwimmt auf der easyJOB-Welle mit. Doch auch nach fast 7 Jahren können wir sagen, da ist noch Luft nach oben. Die Möglichkeiten sind noch lange nicht ausgereizt.

Funktionalität – easyJOB für mich
So, und was machen wir jetzt eigentlich alles mit diesem Tool? Was kann es? Es kann viel! Das fängt schon bei der Stammdatenpflege an. Kunde kommt zu uns und seine Daten werden erstmal eingepflegt. Lifehack für Faultiere: Im Impressum die Adresse mit Telefonnummer etc. kopieren und direkt im Adressfeld in der Software einfügen. Bäääm, schon hat man alles drin. Die Infos ergänzen, die für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung noch benötigt werden und das war’s. Kunde erfolgreich in die bitzinger-Familie aufgenommen!
Dann kommt’s zum Angebot. Vorher mühevoll alles schön ins Word reingeklopft, muss man hier nur noch kleinere Anpassungen vornehmen – wenn man im Vorfeld bereits Musterangebote angelegt hat. Aufs Knöpfchen gedrückt, das Angebot ist erstellt und kann als Mailanhang versendet werden. Easy peasy lemon squeezy. Nix mehr mit ab- und zwischenspeichern, neue Mail aufmachen, Anhang anfügen und Mail verschicken. Wir versenden alles direkt aus dem System raus. Geiler Scheiß! Zwei Klicks entfernt ist dann auch schon die Auftragsbestätigung erstellt. Und alle weiteren Abläufe, wie Projektpläne, Rechnungen und so, weiter, bauen sich auf diesem Gerüst auf.

Résumé
Seitdem wir mit easyJOB arbeiten, gibt es bei uns auch fast keine verstaubten Papierordner mehr (ok, ok, wir haben eine Putzfrau, die ihren Job super macht. Die Ordner waren nie verstaubt – aber altbacken sind sie allemal). Alle Rechnungen, die wir bekommen, werden bei uns eingescannt und direkt im System hinterlegt. Alles digital und mittlerweile voll normal.
Und wer sich gern mit Zahlenkram beschäftigt (manche nennen es auch Controlling), kann sich bei easyJOB ebenfalls austoben. Wir können Reports erstellen, Umsatzprognosen abgeben, sogar die Mitarbeiterproduktivität kann ausgewertet werden. Die liegt bei uns natürlich bei 110 %, logisch!

Servus,
Nadine vom bitzinger Team

(Original-Post)

Kurzvorstellung:
Die Digitalagentur bitzinger aus Hof gestaltet mit Ihrem Team von rund 15 Mitarbeitern  Internet-Auftritte, konzipiert Online-Shops, optimiert das Online-Marketing und berät rund um alle digitale Fragen.

 

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