„Ich wollte keine Übergangslösungen mehr“

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?

Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?

Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?

Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?

Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?

Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?

Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Übergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?

(lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen... Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?

Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Übergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Übergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?

Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?

Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.