Besserer Datenschutz bei Firmenveranstaltungen dank DSGVO
Personendaten von Veranstaltungsteilnehmern werden dank DSGVO besser geschützt. © Fotolia / Matej Kastelic
Sechs Monate nach Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zieht die Proske GmbH eine positive Zwischenbilanz: Nach Einschätzung der internationalen Veranstaltungsagentur wird dem Datenschutz im Zusammenhang mit Meetings & Events (M&E) wesentlich mehr Gewicht gegeben. Innovationen wie etwa eine digitale und damit papierlose Verwaltung am Veranstaltungsort in Verbindung mit verschlüsselten Daten wurden bei etlichen Unternehmen spätestens zum Inkrafttreten implementiert. Allerdings ist die Umsetzung der DSGVO vor allem am Anfang mit einem deutlich erhöhten Aufwand verbunden gewesen.
„Besonders die personenbezogenen Daten von Teilnehmern werden im Rahmen der DSGVO aus unserer Erfahrung besser geschützt. Wo zum Beispiel früher gedruckte Namenslisten verwendet wurden, kommen heute regelmäßig mobile Geräte mit verschlüsselten Daten zum Einsatz“, sagt Markus Struppler, Geschäftsführer der Proske GmbH.
Vor und mit ihrem Inkrafttreten am 25. Mai 2018 hat die neue DSGVO-Gesetzgebung nach Informationen von Proske allerdings zu einem erheblichen Mehraufwand geführt – etwa, weil viele separate Verträge mit einer Vielzahl von Lieferanten in Bezug auf die Datenverarbeitung geschlossen werden mussten. Auch für die Anpassung der IT-Systeme waren wesentliche Ressourcen aufzuwenden.
Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern ist mit der DSGVO komplexer geworden. Vor dem Hintergrund des Datenschutzes ist dies nach Einschätzung von Proske jedoch eine positive Entwicklung, da persönliche Präferenzen wie etwa Ernährungsgewohnheiten und andere vertrauliche Informationen nicht mehr individuellen Personen zugeordnet werden können.
Insgesamt ist die Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten höher, woraus eine höhere Zurückhaltung bei deren Verarbeitung folgt. Aus Erfahrung der Proske GmbH gibt es jedoch weiterhin Unterschiede zwischen Veranstaltern im Hinblick auf die Umsetzung der DSGVO. Das gilt sowohl für den Umgang mit Daten als auch für die mit der Verordnung zwingende neue Vertragsgestaltung mit Dienstleistern. „Bis sich vernünftige Standards auf breiter Ebene durchgesetzt haben, wird noch einige Zeit vergehen“, ergänzt Proske-Geschäftsführer Markus Struppler.
„Besonders die personenbezogenen Daten von Teilnehmern werden im Rahmen der DSGVO aus unserer Erfahrung besser geschützt. Wo zum Beispiel früher gedruckte Namenslisten verwendet wurden, kommen heute regelmäßig mobile Geräte mit verschlüsselten Daten zum Einsatz“, sagt Markus Struppler, Geschäftsführer der Proske GmbH.
Inkrafttreten führte zu erheblichem Mehraufwand
Vor und mit ihrem Inkrafttreten am 25. Mai 2018 hat die neue DSGVO-Gesetzgebung nach Informationen von Proske allerdings zu einem erheblichen Mehraufwand geführt – etwa, weil viele separate Verträge mit einer Vielzahl von Lieferanten in Bezug auf die Datenverarbeitung geschlossen werden mussten. Auch für die Anpassung der IT-Systeme waren wesentliche Ressourcen aufzuwenden.
Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern ist mit der DSGVO komplexer geworden. Vor dem Hintergrund des Datenschutzes ist dies nach Einschätzung von Proske jedoch eine positive Entwicklung, da persönliche Präferenzen wie etwa Ernährungsgewohnheiten und andere vertrauliche Informationen nicht mehr individuellen Personen zugeordnet werden können.
Bislang keine einheitlichen Standards etabliert
Insgesamt ist die Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten höher, woraus eine höhere Zurückhaltung bei deren Verarbeitung folgt. Aus Erfahrung der Proske GmbH gibt es jedoch weiterhin Unterschiede zwischen Veranstaltern im Hinblick auf die Umsetzung der DSGVO. Das gilt sowohl für den Umgang mit Daten als auch für die mit der Verordnung zwingende neue Vertragsgestaltung mit Dienstleistern. „Bis sich vernünftige Standards auf breiter Ebene durchgesetzt haben, wird noch einige Zeit vergehen“, ergänzt Proske-Geschäftsführer Markus Struppler.