Portooptimierung und Umschlaggestaltung
Dieser Fachartikel erschien im Leitfaden Dialog-Marketing
http://www.marketing-boerse.de/Info/details/LeitfadenDM
http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3000239251/absolit/028-2842597-1070167/absolit
Mit Infobrief und Infopost stehen dem Kunden der Deutschen Post zwei Versandarten für Marketingmaßnahmen zur Verfügung. Für kleinere Sendungen zwischen 50 bis 250 Stück eignet sich der Infobrief. Für größere Mengen ab 4.000 Stück ist der Versand als Infopost optimal.
Infobrief
Diese Versandart ist die einfachste und im Vergleich zum Standardbrief günstige Variante, Sendungen mit der Deutschen Post zu verschicken. Vor allem für Kleinunternehmer ist diese Form, Informationen per Brief, Prospekt oder per Katalog zu verschicken, geeignet.
Preise für Infobrief [1]:
Infobrief / Katalog-Standard - 0,35 Euro/Sendung
Infobrief / Katalog-Kompakt - 0,75 Euro/Sendung
Infobrief / Katalog-Groß - 1,35 Euro/Sendung
Infobrief / Katalog-Maxi - 1,80 Euro/Sendung
Infopost
Mit der Infopost bietet die Deutsche Post die Möglichkeit, adressierte Werbesendungen und Kataloge in großer Stückzahl zu verschicken. Als Infopost können alle schriftlichen Mitteilungen und Unterlagen oder Datenträger wie beispielsweise CDs versandt werden. Kostenlose Proben, Produktmuster und Werbeartikel sowie Fremdbeilagen (Sendungsteile anderer Absender) können den Sendungen beigelegt werden. Verkaufswaren sind nicht zugelassen, ausgenommen davon sind Bücher, Broschüren, Zeitungen und Zeitschriften.
Um Briefe als Infopost zu verschicken, müssen die Sendungen einer Aussendung grundsätzlich alle den gleichen Inhalt haben. Diese Inhaltgleichheit bezieht sich auf die Beschaffenheit der Schriftstücke, die Inhalte der Sendungen, auf beiliegende Datenträger, Proben, Muster, Werbeartikel und Fremdbeilagen. Sie müssen ebenfalls in der Gestaltung der Umhüllung und im Format sowie in der Anzahl, den Werten und den verwendeten Postwertzeichen gleich sein. Die Laufzeit von Infopost beträgt bis zu vier Werktage. Werden die Sendungen zum Beispiel am Montag aufgegeben, erreichen sie spätestens Freitag ihren Empfänger.
Preise für Infopost [1]:
Standard - 0,25 Euro/Sendung
Kompakt:
bis 20 g - 0,28 Euro/Sendung
von 20 g bis 50 g - 0,28 bis 0,39 Euro/Sendung
Groß:
bis 20 g - 0,36 Euro/Sendung
von 20 g bis 100 g - 0,36 bis 0,64 Euro/Sendung
von 100 g bis 1.000 g - 0,64 bis 1,05 Euro/Sendung
Maxi:
bis 20 g - 0,73 Euro/Sendung
von 20 g bis 100 g - 0,73 bis 1,01 Euro/Sendung.
von 100 g bis 1.000 g - 1,01 bis 1,42 Euro/Sendung
Zusatzentgelte für kreative Formen:
Infopost-Kreativ
Aufschlag von 0,07 Euro pro Sendung
Infobrief-Kreativ
Aufschlag von 0,09 Euro pro Sendung
Kostenreduzierung durch Aufzahlung
Durch die sogenannte Aufzahlung können bereits bei sehr geringen Sendungsmengen die günstigen Versandarten Infobrief/Infopost verwendet werden. Für 45 Briefe muss normalerweise ein Entgelt von 24,75 Euro bezahlt werden. Mit dem Infobrief kommt man bei derselben Briefanzahl auf 17,50 Euro. Wird die für das Infobrief-Porto notwendige Menge von fünfzig Briefen bei einer Aussendung nicht erreicht, kann durch Aufzahlen für die fehlenden Sendungen diese günstige Versandform dennoch genutzt werden. (Tabelle: Beispiel für Aufzahlung Infobrief [1], siehe Buch)
Bei Einlieferungsmengen ab 4.000 bis 500.000 Sendungen können bei der Infopost erhebliche Entgeltermäßigungen erreicht werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde beim Sortieren und Packen der Sendungen behilflich ist. Die Behälter/Bunde mit den Infopostsendungen müssen zielgerichtet (nach Leitregion oder bei Groß- und Maxisendungen auch auf Postleitzahl) sortiert werden. (Tabelle: Bund- und Behälterfertigung bei Infopost: Voraussetzung für eine Entgeltermäßigung [1] und Tabelle: Entgeltermäßigungen für Infopost (in Prozent) [1], siehe Buch)
Infopost-Manager
Mit dem Infopost-Manager [2] bietet die Deutsche Post eine komfortable Softwarelösung zur Versandvorbereitung von Infobrief und Infopost an.
Software für den Werbeversand am eigenen PC
Um das Porto so niedrig wie möglich zu halten, errechnet der Infopost-Manager nach Vorgaben des Kunden immer die niedrigsten Portokosten. Mit der Software lassen sich alle Entgeltermäßigungen für Infobrief und Infopost ermitteln und somit können Rabattmargen bis maximal fünfzehn Prozent erreicht werden.
Adressen können mit sicherem Kopieren aus den üblichen Formaten wie Excel, Access, dBase oder txt-Dateien schnell und einfach in den Infopostmanager übernommen werden. Ein speziell fürs Merging entwickeltes Verfahren führt Dateien der unterschiedlichen Formate fehlerfrei und ohne großen Zeitaufwand zusammen.
Wer fehlerhafte Anschriften in seiner Kundendatei hat, kann durch den Infopost-Manager einen Abgleich herstellen. Hierfür bietet der Infopost-Manager zwei Möglichkeiten. Einen Abgleich gegen das große Straßenverzeichnis, mit allen Straßennamen für ganz Deutschland. Oder man greift auf das kleine Straßenverzeichnis zurück, in dem die Straßen für alle Orte mit mehr als einer Postleitzahl hinterlegt sind. In beiden Fällen wird die Anschrift kontrolliert und wenn nötig korrigiert.
Doppelte Adressen im Datenbestand sind teuer und wirken auf den Empfänger unprofessionell. Der Infopost-Manager arbeitet mit speziell entwickelten phonetischen Suchverfahren und Fuzzy-Technologie zur Beseitigung solcher Doppelungen. Selbst Buchstaben- und Wortdreher werden bei der Suche berücksichtigt. Ein Negativabgleich gegen die sogenannte Robinsonliste schließt eine Zustellung an solche Empfänger aus, die explizit keine Werbepost in ihrem Briefkasten wünschen.
Auch grafisch bietet das Programm viele nützliche Tools an. So kann der Kunde Etiketten, Briefe und Kuverts individuell gestalten und anschließend in der benötigten Reihenfolge ausdrucken. Laseretiketten und Endlosetiketten werden genauso problemlos bedruckt wie Briefumschläge oder Serienbriefe. Frankiervermerk, Stampit, Grafiken, Unterschriften und Barcodes lassen sich einfach in Serienbriefe integrieren. Alle Ausdrucke können am Bildschirm überprüft werden. Außerdem ist es möglich, Adressdateien zu exportieren und beliebigen Textverarbeitungen zur Verfügung zu stellen.
Wer seine Werbesendungen durch einen Lettershop bearbeiten lässt, kann seine Kundendaten für den Versand exportieren oder als Pack & Go Datei an den Lettershop übergeben.
Der Infopost-Manager kennt alle Postbestimmungen und bereitet das Mailing für eine lückenlose Einlieferung vor. Alle Formulare und Listen, die für den Versand von Infobrief und Infopost nötig sind, werden automatisch erstellt. Für Lettershops ist im Infopost-Manager eine kleine Kundenverwaltung hinterlegt, die viele nützliche Funktionen bereitstellt.
Postwurfsendung – Werbung mit unadressierten Sendungen
Die Deutsche Post liefert Postwurfsendungen vom einzelnen Zustellbezirk bis in das ganze Bundesgebiet aus. Vor allem groß angelegte, bundesweite Werbeaktionen eignen sich für diese Versandart.
Zur Vorbereitung der Verteilung von Postwurfsendungen bietet die Deutsche Post Spezialsoftware [3] an. Mit diesem Programm lassen sich Verteilgebiete (Postleitzahlgebiete, Orte, Ortsteile) zielgenau vom Computer aus selektieren.
Beispiele für bundesweite Postwurfsendungen:
- alle Haushalte (bundesweit 34,7 Mio.)*
- Haushalte mit Tagespost (22,6 Mio.)* oder an
- Briefabholer (belegte Postfächer 0,6 Mio. / Mitbenutzer 0,4 Mio.)
*Die Zustellung an Werbeverweigerer ist ausgenommen.
Maße und Gewichte
Um die Werbeaktion per Postwurfsendung möglichst reibungslos durchzuführen, sollten Vorgaben zu Maßen, Gewichten und Beschriftung beachtet werden [4] (Tabelle, siehe Buch).
Preise und Konditionen
Per Postwurfsendung können die Sendungen „an alle Haushalte“, „Haushalte mit Tagespost“ oder an „Briefabholer“ versandt werden. Die Preise richten sich nach der Art des Versandes. Bei Postwurfsendungen an alle Haushalte und an alle Haushalte mit Tagespost unterscheidet die Deutsche Post zwischen drei Tarifzonen.
Tarifzone A: Ballungszentren, Ballungsräume und Großstädte.
Tarifzone B: Zwischenbereiche.
Tarifzone C: Landbereiche.
Jede Postleitzahl ist einer Tarifzone zugeordnet. Kriterium für die Zuordnung zu den einzelnen Tarifzonen ist die Haushalts- und Bevölkerungsdichte. Der Mindestauftragswert bei Postwurfsendungen an alle Haushalte beträgt 255,65 Euro zuzüglich der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer. Detaillierte Preislisten finden sich im Internet [5].
Postwurfspezial – Werbung mit teiladressierten Sendungen
„Postwurfspezial Sendungen“ sind teiladressierte Werbemittel und Prospekte [6]. Die Empfängeranschrift von Postwurf Spezialsendungen lautet zum Beispiel „An die Bewohner des Hauses, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“. Mit Postwurfspezial kann für die Neukundengewinnung eine zielgruppenorientierte Ansprache auch ohne eigene Adressen realisiert werden. Zur Umsetzung solcher teiladressierten Werbeaussendungen teilt der Versender einem Vertriebsmitarbeiter der Deutschen Post die gewünschten Selektionskriterien seiner Zielgruppe mit. Solche Selektionskriterien können beispielsweise Gebäudedaten, Wohnsituation, Alter, Kaufkraft und Konsumschwerpunkte sein. Durch diese Kriterien werden die zu bewerbenden Haushalte im gewünschten Verteilgebiet bestimmt.
Die Sendungen werden anschließend zielgenau an einzelne Häuser verteilt. Als Postwurfspezial können alle inhaltsgleichen Prospekte und Kataloge verteilt werden: offen, im Umschlag oder als Selfmailer.
Preislisten pro 1.000 Stück finden sich auf der Homepage [7] der Deutschen Post.
(Beispiel 1 - Tabelle: siehe Buch)
Umschlaggestaltung responsestark
Postunternehmen geben ihren Kunden Standards bei der Umschlaggestaltung vor. In erster Linie sind diese Vorgaben der automatisierten Sortiertechnik geschuldet. Im Rahmen dieser Standards gibt es eine Reihe von Möglichkeiten im Hinblick auf die individuelle Gestaltung von Hüllen und Umschlägen.
Frankiervermerk mit Motiv
Seit Januar 2008 bietet die Deutsche Post neue Frankiervermerke für Briefsendungen an. Statt des alten Freimachungsvermerks „Entgelt bezahlt“ kann nun in der Frankierzone, oben rechts auf dem Umschlag, eine „Frankierwelle“ angebracht werden.
Neu ist zudem, dass der Kunde sich sein eigenes, individuelles Motiv (grafische Darstellung) gestalten darf, das rechts neben der Frankierwelle aufgedruckt wird.
Die Neuheiten bringen viele Vorteile: Das individuelle Motiv rechts neben der Frankierwelle bringt einen hohen Erkennungswert für den Kunden mit sich. Die Motive sind national und international verwendbar. Die Druckdateien und Druckvorlagen stehen in den benötigten Formaten zum kostenlosen Download [8] im Internet bereit.
Für kleinere Sendungen, beispielsweise von Kleinunternehmen oder Vereinen, eignet sich ein spezieller Handstempel. Bei Abgabe des alten „Entgelt bezahlt“ Stempels erhalten die Kunden ihren neuen Frankierwellen-Stempel kostenlos in allen Post Filialen oder im Internet [9]. Neu ist zudem, dass mit dem neuen Frankiervermerk der Kunde die Einlieferungsstelle frei wählen kann.
Eigenes Kundenmotiv
Mit dem Kundenmotiv kann der Kunde sein eigenes Motiv in der Frankierzone, rechts neben der Frankierwelle aufdrucken. Damit erhält jeder Umschlag eine individuelle Gestaltung und einen eigenen Charakter.
Die Kundenmotive: Was ist denkbar, was machbar?
Die Motive sollen keine Briefmarke imitieren. Deshalb ist darauf zu achten, dass folgende Darstellungen nicht gewählt werden:
- Personenporträts.
- Zahlen oder Beiträge, die mit Portowerten verwechselt werden könnten.
- Motive, die Elemente von Länderflaggen oder Länderangaben enthalten.
Machbar sind Motive und Farben, die sich im Firmenlogo der jeweiligen Unternehmen finden. Häufig finden auch die Darstellungen von Landschaften oder Gebäuden Verwendung.
Wegen der Lesbarkeit des Kundenmotivs darf der Frankiervermerk nicht negativ (heller Druck auf dunklem Untergrund) dargestellt sein. Bedingt durch den automatisierten Verarbeitungsprozess, darf das Kundenmotiv nicht gedreht, geneigt oder gespiegelt eingesetzt werden und er muss sich deutlich vom Hintergrund abheben. Des Weiteren dürfen keine Freisteller, unregelmäßige Formen oder Störer verwendet werden und auch nicht mehrere Motive zur Anwendung kommen.
Umschlaggestaltung portooptimiert
Aus Gründen schnellerer Zuordnung, optimaler Transportmöglichkeiten sowie geringem Kostenaufwand wird beim Massenversand zu einer standardisierten Umschlagsform geraten (Länge: 140 bis 235 mm, Breite: 90 bis 125 mm, Höhe: bis 5 mm). Ein solcher Brief erinnert auch am ehesten an einen Geschäftsbrief und erreicht somit ein Höchstmaß an Seriosität.
Aber auch kreative Formen sind möglich, und führen zu einer verstärkten Aufmerksamkeit bei dem Empfänger. Man sollte allerdings darauf achten, dass Zacken, Ausbuchtungen und Anhängsel bei einer kreativen Gestaltung des Umschlags nicht erheblich von einer geschlossenen Grundfläche abweichen. Dieser Grundsatz dient einem beschädigungsfreien Transport solcher Sendungen. Zur Ermittlung der Porti wird eine Zuordnung zu den Deutsche-Post-Basisprodukten „Standard“, „Kompakt“, „Groß“ oder „Maxi“ mit Maß und Gewicht durchgeführt. Wer eine kreative Umschlagsform für seine Infopost wählt, muss die Sendungen vor Abgabe auf eine Leitregion vorsortiert haben.
Maschinenlesbarkeit
Zur maschinellen Bearbeitung der Sendungen setzen alle Postunternehmen elektronische Anschriftenleser ein, die für das Sortieren der Sendungen notwendige Anschriftenbestandteile einlesen. Aus diesem Grund müssen sich die Sendungen zur maschinellen Bearbeitung eignen und die Anschriften elektronisch lesbar sein. Auf jeder Sendung sollte die richtige Reihenfolge und Gliederung der Anschrift, die korrekte fünfstellige Postleitzahl, eine Schrifthöhe zwischen 2,5 mm und 4,7 mm sowie eine Schriftgröße von 10 bis 12 Punkten, aufgedruckt sein.
Grundsätzlich muss die Aufschrift parallel zu den langen Seiten in der Lesezone aufgebracht werden. Bei hochformatigen Groß- bzw. Maxibriefsendungen darf sie den Schmalseiten gleichgerichtet sein. Die Aufschrift muss unter Beachtung der Zoneneinteilung der Aufschriftseite lesegerecht (nicht „kopfgestellt“ oder „gestürzt“) positioniert sein. Grafische oder alphanumerische Darstellungen sowie sonstige Angaben sind im Umfeld der Aufschrift nicht zulässig.
Verpackungen für Werbesendungen
Alle deutschen Postunternehmen stellen bestimmte Anforderungen an Briefhüllen. Diese Verpackungen können aus Papier oder Plastikfolie sein und müssen die Codier- und Lesezone freihalten.
Infopost-Sendungen wie Zeitungen, gefaltete Schriftstücke oder Unterlagen können ohne Kuvert oder Folie verschickt werden. Vorausgesetzt, sie sind länger als 23,5 cm oder breiter als 12,5 cm und wiegen mehr als dreißig Gramm und wurden mindestens auf eine Leitregion oder eine fünfstellige Postleitzahl vorsortiert. Die Anschrift muss im oberen Bereich der Sendung ausreichend groß, einfarbig, in einer hellen Fläche lesegerecht angebracht sein. Infopost-Sendungen ohne Umhüllung werden von der Deutschen Post nicht nach- und zurückgesandt. Bei Unklarheit, ob eine Sendung ohne Umhüllung versandt werden kann, sollte man dem Kundenberater vor Druck des Materials ein Muster vorlegen.
Angebote anderer Anbieter
Im Rahmen des liberalisierten Postmarktes gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter, die Angebote für die Werbewirtschaft entwickelt haben. So bietet die Pin-Group mit dem Infoletter und Infomail den werbetreibenden Unternehmen Produkte für den Versand von Massensendungen an [11]. Die Lieferbestimmungen zu Inhalt und zur Form der Sendungen sind mit denen der Deutschen Post vergleichbar. Bei dem Unternehmen TNT Post werden alle Preise ausschließlich auf Anfrage [12] kalkuliert. Der Kunde hat nicht die Möglichkeit, sich vorab anhand einer Preisliste zu orientieren. Die einzelne Lösung und damit auch der Preis sind vom Gesamtvolumen, der Frequenz und dem Gewicht der Sendungen sowie von einem regionalen Fokus abhängig.
Die TNT-Post stellt ihren Kunden und auch deren Lettershops ebenfalls kostenfreie Softwarelösungen zur Verfügung. Nach einem Gespräch mit dem jeweiligen Serviceberater wird die Software an die Firmen-E-Mail des Kunden geschickt.
Auch für kleinere oder einmalige Werbeaktionen wird ein kostenfreies web-basiertes Werkzeug angeboten. Für größere und häufiger anfallende Werbeaktionen bietet das Unternehmen direkte und IT-technische Integrationen für Lettershops an. Dieser Service vor allem von Großkunden aus dem Bereich Versandhandel und Telekommunikation genutzt.
Literatur
[1] Deutsche Post AG 5/2008, Preisliste, http://www.deutschepost.de/dpag?xmlFile=1015499.
[2] Infopost-Manager, Software und Handbuch, 137 Euro; Infopost-Manager Professional Software und Handbuch, 404 Euro.
[3] http://www.deutschepost.de/dpag?check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1016058_5030.
[4] Deutsche Post AG 5/2008.
[5] http://www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1015550_303.
[6] https://www.mailingfactory.de/postwurfspezial.html?ZS_SESSIONID=3fcf230f051943dd3751211370455235.
[7] http://www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1015551_1084.
[8] www.deutschepost.de/frankiervermerk sowie http://www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1011878_1011837.
[9] https://www.deutschepost.de/dpag/multiapps?lang=de_DE&xmlFile=link1011878_1012876&skin=hi&check=yes.
[10] Deutsche Post AG.
[11] Aktuelle Preisliste der Pin-Group, März: 2008; zu beziehen bei der: PIN Mail AG, Vertrieb, Alt-Moabit 9, 110559 Berlin.
[12] http://www.tntpost.de/Startseite|Kontakt|Telefonkontakte,72,1.html.
http://www.marketing-boerse.de/Info/details/LeitfadenDM
http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3000239251/absolit/028-2842597-1070167/absolit
Mit Infobrief und Infopost stehen dem Kunden der Deutschen Post zwei Versandarten für Marketingmaßnahmen zur Verfügung. Für kleinere Sendungen zwischen 50 bis 250 Stück eignet sich der Infobrief. Für größere Mengen ab 4.000 Stück ist der Versand als Infopost optimal.
Infobrief
Diese Versandart ist die einfachste und im Vergleich zum Standardbrief günstige Variante, Sendungen mit der Deutschen Post zu verschicken. Vor allem für Kleinunternehmer ist diese Form, Informationen per Brief, Prospekt oder per Katalog zu verschicken, geeignet.
Preise für Infobrief [1]:
Infobrief / Katalog-Standard - 0,35 Euro/Sendung
Infobrief / Katalog-Kompakt - 0,75 Euro/Sendung
Infobrief / Katalog-Groß - 1,35 Euro/Sendung
Infobrief / Katalog-Maxi - 1,80 Euro/Sendung
Infopost
Mit der Infopost bietet die Deutsche Post die Möglichkeit, adressierte Werbesendungen und Kataloge in großer Stückzahl zu verschicken. Als Infopost können alle schriftlichen Mitteilungen und Unterlagen oder Datenträger wie beispielsweise CDs versandt werden. Kostenlose Proben, Produktmuster und Werbeartikel sowie Fremdbeilagen (Sendungsteile anderer Absender) können den Sendungen beigelegt werden. Verkaufswaren sind nicht zugelassen, ausgenommen davon sind Bücher, Broschüren, Zeitungen und Zeitschriften.
Um Briefe als Infopost zu verschicken, müssen die Sendungen einer Aussendung grundsätzlich alle den gleichen Inhalt haben. Diese Inhaltgleichheit bezieht sich auf die Beschaffenheit der Schriftstücke, die Inhalte der Sendungen, auf beiliegende Datenträger, Proben, Muster, Werbeartikel und Fremdbeilagen. Sie müssen ebenfalls in der Gestaltung der Umhüllung und im Format sowie in der Anzahl, den Werten und den verwendeten Postwertzeichen gleich sein. Die Laufzeit von Infopost beträgt bis zu vier Werktage. Werden die Sendungen zum Beispiel am Montag aufgegeben, erreichen sie spätestens Freitag ihren Empfänger.
Preise für Infopost [1]:
Standard - 0,25 Euro/Sendung
Kompakt:
bis 20 g - 0,28 Euro/Sendung
von 20 g bis 50 g - 0,28 bis 0,39 Euro/Sendung
Groß:
bis 20 g - 0,36 Euro/Sendung
von 20 g bis 100 g - 0,36 bis 0,64 Euro/Sendung
von 100 g bis 1.000 g - 0,64 bis 1,05 Euro/Sendung
Maxi:
bis 20 g - 0,73 Euro/Sendung
von 20 g bis 100 g - 0,73 bis 1,01 Euro/Sendung.
von 100 g bis 1.000 g - 1,01 bis 1,42 Euro/Sendung
Zusatzentgelte für kreative Formen:
Infopost-Kreativ
Aufschlag von 0,07 Euro pro Sendung
Infobrief-Kreativ
Aufschlag von 0,09 Euro pro Sendung
Kostenreduzierung durch Aufzahlung
Durch die sogenannte Aufzahlung können bereits bei sehr geringen Sendungsmengen die günstigen Versandarten Infobrief/Infopost verwendet werden. Für 45 Briefe muss normalerweise ein Entgelt von 24,75 Euro bezahlt werden. Mit dem Infobrief kommt man bei derselben Briefanzahl auf 17,50 Euro. Wird die für das Infobrief-Porto notwendige Menge von fünfzig Briefen bei einer Aussendung nicht erreicht, kann durch Aufzahlen für die fehlenden Sendungen diese günstige Versandform dennoch genutzt werden. (Tabelle: Beispiel für Aufzahlung Infobrief [1], siehe Buch)
Bei Einlieferungsmengen ab 4.000 bis 500.000 Sendungen können bei der Infopost erhebliche Entgeltermäßigungen erreicht werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde beim Sortieren und Packen der Sendungen behilflich ist. Die Behälter/Bunde mit den Infopostsendungen müssen zielgerichtet (nach Leitregion oder bei Groß- und Maxisendungen auch auf Postleitzahl) sortiert werden. (Tabelle: Bund- und Behälterfertigung bei Infopost: Voraussetzung für eine Entgeltermäßigung [1] und Tabelle: Entgeltermäßigungen für Infopost (in Prozent) [1], siehe Buch)
Infopost-Manager
Mit dem Infopost-Manager [2] bietet die Deutsche Post eine komfortable Softwarelösung zur Versandvorbereitung von Infobrief und Infopost an.
Software für den Werbeversand am eigenen PC
Um das Porto so niedrig wie möglich zu halten, errechnet der Infopost-Manager nach Vorgaben des Kunden immer die niedrigsten Portokosten. Mit der Software lassen sich alle Entgeltermäßigungen für Infobrief und Infopost ermitteln und somit können Rabattmargen bis maximal fünfzehn Prozent erreicht werden.
Adressen können mit sicherem Kopieren aus den üblichen Formaten wie Excel, Access, dBase oder txt-Dateien schnell und einfach in den Infopostmanager übernommen werden. Ein speziell fürs Merging entwickeltes Verfahren führt Dateien der unterschiedlichen Formate fehlerfrei und ohne großen Zeitaufwand zusammen.
Wer fehlerhafte Anschriften in seiner Kundendatei hat, kann durch den Infopost-Manager einen Abgleich herstellen. Hierfür bietet der Infopost-Manager zwei Möglichkeiten. Einen Abgleich gegen das große Straßenverzeichnis, mit allen Straßennamen für ganz Deutschland. Oder man greift auf das kleine Straßenverzeichnis zurück, in dem die Straßen für alle Orte mit mehr als einer Postleitzahl hinterlegt sind. In beiden Fällen wird die Anschrift kontrolliert und wenn nötig korrigiert.
Doppelte Adressen im Datenbestand sind teuer und wirken auf den Empfänger unprofessionell. Der Infopost-Manager arbeitet mit speziell entwickelten phonetischen Suchverfahren und Fuzzy-Technologie zur Beseitigung solcher Doppelungen. Selbst Buchstaben- und Wortdreher werden bei der Suche berücksichtigt. Ein Negativabgleich gegen die sogenannte Robinsonliste schließt eine Zustellung an solche Empfänger aus, die explizit keine Werbepost in ihrem Briefkasten wünschen.
Auch grafisch bietet das Programm viele nützliche Tools an. So kann der Kunde Etiketten, Briefe und Kuverts individuell gestalten und anschließend in der benötigten Reihenfolge ausdrucken. Laseretiketten und Endlosetiketten werden genauso problemlos bedruckt wie Briefumschläge oder Serienbriefe. Frankiervermerk, Stampit, Grafiken, Unterschriften und Barcodes lassen sich einfach in Serienbriefe integrieren. Alle Ausdrucke können am Bildschirm überprüft werden. Außerdem ist es möglich, Adressdateien zu exportieren und beliebigen Textverarbeitungen zur Verfügung zu stellen.
Wer seine Werbesendungen durch einen Lettershop bearbeiten lässt, kann seine Kundendaten für den Versand exportieren oder als Pack & Go Datei an den Lettershop übergeben.
Der Infopost-Manager kennt alle Postbestimmungen und bereitet das Mailing für eine lückenlose Einlieferung vor. Alle Formulare und Listen, die für den Versand von Infobrief und Infopost nötig sind, werden automatisch erstellt. Für Lettershops ist im Infopost-Manager eine kleine Kundenverwaltung hinterlegt, die viele nützliche Funktionen bereitstellt.
Postwurfsendung – Werbung mit unadressierten Sendungen
Die Deutsche Post liefert Postwurfsendungen vom einzelnen Zustellbezirk bis in das ganze Bundesgebiet aus. Vor allem groß angelegte, bundesweite Werbeaktionen eignen sich für diese Versandart.
Zur Vorbereitung der Verteilung von Postwurfsendungen bietet die Deutsche Post Spezialsoftware [3] an. Mit diesem Programm lassen sich Verteilgebiete (Postleitzahlgebiete, Orte, Ortsteile) zielgenau vom Computer aus selektieren.
Beispiele für bundesweite Postwurfsendungen:
- alle Haushalte (bundesweit 34,7 Mio.)*
- Haushalte mit Tagespost (22,6 Mio.)* oder an
- Briefabholer (belegte Postfächer 0,6 Mio. / Mitbenutzer 0,4 Mio.)
*Die Zustellung an Werbeverweigerer ist ausgenommen.
Maße und Gewichte
Um die Werbeaktion per Postwurfsendung möglichst reibungslos durchzuführen, sollten Vorgaben zu Maßen, Gewichten und Beschriftung beachtet werden [4] (Tabelle, siehe Buch).
Preise und Konditionen
Per Postwurfsendung können die Sendungen „an alle Haushalte“, „Haushalte mit Tagespost“ oder an „Briefabholer“ versandt werden. Die Preise richten sich nach der Art des Versandes. Bei Postwurfsendungen an alle Haushalte und an alle Haushalte mit Tagespost unterscheidet die Deutsche Post zwischen drei Tarifzonen.
Tarifzone A: Ballungszentren, Ballungsräume und Großstädte.
Tarifzone B: Zwischenbereiche.
Tarifzone C: Landbereiche.
Jede Postleitzahl ist einer Tarifzone zugeordnet. Kriterium für die Zuordnung zu den einzelnen Tarifzonen ist die Haushalts- und Bevölkerungsdichte. Der Mindestauftragswert bei Postwurfsendungen an alle Haushalte beträgt 255,65 Euro zuzüglich der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer. Detaillierte Preislisten finden sich im Internet [5].
Postwurfspezial – Werbung mit teiladressierten Sendungen
„Postwurfspezial Sendungen“ sind teiladressierte Werbemittel und Prospekte [6]. Die Empfängeranschrift von Postwurf Spezialsendungen lautet zum Beispiel „An die Bewohner des Hauses, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“. Mit Postwurfspezial kann für die Neukundengewinnung eine zielgruppenorientierte Ansprache auch ohne eigene Adressen realisiert werden. Zur Umsetzung solcher teiladressierten Werbeaussendungen teilt der Versender einem Vertriebsmitarbeiter der Deutschen Post die gewünschten Selektionskriterien seiner Zielgruppe mit. Solche Selektionskriterien können beispielsweise Gebäudedaten, Wohnsituation, Alter, Kaufkraft und Konsumschwerpunkte sein. Durch diese Kriterien werden die zu bewerbenden Haushalte im gewünschten Verteilgebiet bestimmt.
Die Sendungen werden anschließend zielgenau an einzelne Häuser verteilt. Als Postwurfspezial können alle inhaltsgleichen Prospekte und Kataloge verteilt werden: offen, im Umschlag oder als Selfmailer.
Preislisten pro 1.000 Stück finden sich auf der Homepage [7] der Deutschen Post.
(Beispiel 1 - Tabelle: siehe Buch)
Umschlaggestaltung responsestark
Postunternehmen geben ihren Kunden Standards bei der Umschlaggestaltung vor. In erster Linie sind diese Vorgaben der automatisierten Sortiertechnik geschuldet. Im Rahmen dieser Standards gibt es eine Reihe von Möglichkeiten im Hinblick auf die individuelle Gestaltung von Hüllen und Umschlägen.
Frankiervermerk mit Motiv
Seit Januar 2008 bietet die Deutsche Post neue Frankiervermerke für Briefsendungen an. Statt des alten Freimachungsvermerks „Entgelt bezahlt“ kann nun in der Frankierzone, oben rechts auf dem Umschlag, eine „Frankierwelle“ angebracht werden.
Neu ist zudem, dass der Kunde sich sein eigenes, individuelles Motiv (grafische Darstellung) gestalten darf, das rechts neben der Frankierwelle aufgedruckt wird.
Die Neuheiten bringen viele Vorteile: Das individuelle Motiv rechts neben der Frankierwelle bringt einen hohen Erkennungswert für den Kunden mit sich. Die Motive sind national und international verwendbar. Die Druckdateien und Druckvorlagen stehen in den benötigten Formaten zum kostenlosen Download [8] im Internet bereit.
Für kleinere Sendungen, beispielsweise von Kleinunternehmen oder Vereinen, eignet sich ein spezieller Handstempel. Bei Abgabe des alten „Entgelt bezahlt“ Stempels erhalten die Kunden ihren neuen Frankierwellen-Stempel kostenlos in allen Post Filialen oder im Internet [9]. Neu ist zudem, dass mit dem neuen Frankiervermerk der Kunde die Einlieferungsstelle frei wählen kann.
Eigenes Kundenmotiv
Mit dem Kundenmotiv kann der Kunde sein eigenes Motiv in der Frankierzone, rechts neben der Frankierwelle aufdrucken. Damit erhält jeder Umschlag eine individuelle Gestaltung und einen eigenen Charakter.
Die Kundenmotive: Was ist denkbar, was machbar?
Die Motive sollen keine Briefmarke imitieren. Deshalb ist darauf zu achten, dass folgende Darstellungen nicht gewählt werden:
- Personenporträts.
- Zahlen oder Beiträge, die mit Portowerten verwechselt werden könnten.
- Motive, die Elemente von Länderflaggen oder Länderangaben enthalten.
Machbar sind Motive und Farben, die sich im Firmenlogo der jeweiligen Unternehmen finden. Häufig finden auch die Darstellungen von Landschaften oder Gebäuden Verwendung.
Wegen der Lesbarkeit des Kundenmotivs darf der Frankiervermerk nicht negativ (heller Druck auf dunklem Untergrund) dargestellt sein. Bedingt durch den automatisierten Verarbeitungsprozess, darf das Kundenmotiv nicht gedreht, geneigt oder gespiegelt eingesetzt werden und er muss sich deutlich vom Hintergrund abheben. Des Weiteren dürfen keine Freisteller, unregelmäßige Formen oder Störer verwendet werden und auch nicht mehrere Motive zur Anwendung kommen.
Umschlaggestaltung portooptimiert
Aus Gründen schnellerer Zuordnung, optimaler Transportmöglichkeiten sowie geringem Kostenaufwand wird beim Massenversand zu einer standardisierten Umschlagsform geraten (Länge: 140 bis 235 mm, Breite: 90 bis 125 mm, Höhe: bis 5 mm). Ein solcher Brief erinnert auch am ehesten an einen Geschäftsbrief und erreicht somit ein Höchstmaß an Seriosität.
Aber auch kreative Formen sind möglich, und führen zu einer verstärkten Aufmerksamkeit bei dem Empfänger. Man sollte allerdings darauf achten, dass Zacken, Ausbuchtungen und Anhängsel bei einer kreativen Gestaltung des Umschlags nicht erheblich von einer geschlossenen Grundfläche abweichen. Dieser Grundsatz dient einem beschädigungsfreien Transport solcher Sendungen. Zur Ermittlung der Porti wird eine Zuordnung zu den Deutsche-Post-Basisprodukten „Standard“, „Kompakt“, „Groß“ oder „Maxi“ mit Maß und Gewicht durchgeführt. Wer eine kreative Umschlagsform für seine Infopost wählt, muss die Sendungen vor Abgabe auf eine Leitregion vorsortiert haben.
Maschinenlesbarkeit
Zur maschinellen Bearbeitung der Sendungen setzen alle Postunternehmen elektronische Anschriftenleser ein, die für das Sortieren der Sendungen notwendige Anschriftenbestandteile einlesen. Aus diesem Grund müssen sich die Sendungen zur maschinellen Bearbeitung eignen und die Anschriften elektronisch lesbar sein. Auf jeder Sendung sollte die richtige Reihenfolge und Gliederung der Anschrift, die korrekte fünfstellige Postleitzahl, eine Schrifthöhe zwischen 2,5 mm und 4,7 mm sowie eine Schriftgröße von 10 bis 12 Punkten, aufgedruckt sein.
Grundsätzlich muss die Aufschrift parallel zu den langen Seiten in der Lesezone aufgebracht werden. Bei hochformatigen Groß- bzw. Maxibriefsendungen darf sie den Schmalseiten gleichgerichtet sein. Die Aufschrift muss unter Beachtung der Zoneneinteilung der Aufschriftseite lesegerecht (nicht „kopfgestellt“ oder „gestürzt“) positioniert sein. Grafische oder alphanumerische Darstellungen sowie sonstige Angaben sind im Umfeld der Aufschrift nicht zulässig.
Verpackungen für Werbesendungen
Alle deutschen Postunternehmen stellen bestimmte Anforderungen an Briefhüllen. Diese Verpackungen können aus Papier oder Plastikfolie sein und müssen die Codier- und Lesezone freihalten.
Infopost-Sendungen wie Zeitungen, gefaltete Schriftstücke oder Unterlagen können ohne Kuvert oder Folie verschickt werden. Vorausgesetzt, sie sind länger als 23,5 cm oder breiter als 12,5 cm und wiegen mehr als dreißig Gramm und wurden mindestens auf eine Leitregion oder eine fünfstellige Postleitzahl vorsortiert. Die Anschrift muss im oberen Bereich der Sendung ausreichend groß, einfarbig, in einer hellen Fläche lesegerecht angebracht sein. Infopost-Sendungen ohne Umhüllung werden von der Deutschen Post nicht nach- und zurückgesandt. Bei Unklarheit, ob eine Sendung ohne Umhüllung versandt werden kann, sollte man dem Kundenberater vor Druck des Materials ein Muster vorlegen.
Angebote anderer Anbieter
Im Rahmen des liberalisierten Postmarktes gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter, die Angebote für die Werbewirtschaft entwickelt haben. So bietet die Pin-Group mit dem Infoletter und Infomail den werbetreibenden Unternehmen Produkte für den Versand von Massensendungen an [11]. Die Lieferbestimmungen zu Inhalt und zur Form der Sendungen sind mit denen der Deutschen Post vergleichbar. Bei dem Unternehmen TNT Post werden alle Preise ausschließlich auf Anfrage [12] kalkuliert. Der Kunde hat nicht die Möglichkeit, sich vorab anhand einer Preisliste zu orientieren. Die einzelne Lösung und damit auch der Preis sind vom Gesamtvolumen, der Frequenz und dem Gewicht der Sendungen sowie von einem regionalen Fokus abhängig.
Die TNT-Post stellt ihren Kunden und auch deren Lettershops ebenfalls kostenfreie Softwarelösungen zur Verfügung. Nach einem Gespräch mit dem jeweiligen Serviceberater wird die Software an die Firmen-E-Mail des Kunden geschickt.
Auch für kleinere oder einmalige Werbeaktionen wird ein kostenfreies web-basiertes Werkzeug angeboten. Für größere und häufiger anfallende Werbeaktionen bietet das Unternehmen direkte und IT-technische Integrationen für Lettershops an. Dieser Service vor allem von Großkunden aus dem Bereich Versandhandel und Telekommunikation genutzt.
Literatur
[1] Deutsche Post AG 5/2008, Preisliste, http://www.deutschepost.de/dpag?xmlFile=1015499.
[2] Infopost-Manager, Software und Handbuch, 137 Euro; Infopost-Manager Professional Software und Handbuch, 404 Euro.
[3] http://www.deutschepost.de/dpag?check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1016058_5030.
[4] Deutsche Post AG 5/2008.
[5] http://www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1015550_303.
[6] https://www.mailingfactory.de/postwurfspezial.html?ZS_SESSIONID=3fcf230f051943dd3751211370455235.
[7] http://www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1015551_1084.
[8] www.deutschepost.de/frankiervermerk sowie http://www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=link1011878_1011837.
[9] https://www.deutschepost.de/dpag/multiapps?lang=de_DE&xmlFile=link1011878_1012876&skin=hi&check=yes.
[10] Deutsche Post AG.
[11] Aktuelle Preisliste der Pin-Group, März: 2008; zu beziehen bei der: PIN Mail AG, Vertrieb, Alt-Moabit 9, 110559 Berlin.
[12] http://www.tntpost.de/Startseite|Kontakt|Telefonkontakte,72,1.html.