Wie fehlerhafte Dokumente den Umsatz gefährden

Content ist gerade im deutschsprachigen Raum ein eher neumodischer Begriff. Doch die Bedeutung von Content nimmt sukzessive zu, befeuert von einer digitalen Arbeitswelt, zahllosen Tools zur Kommunikation und Kollaboration und dem einhergehenden Content-Chaos innerhalb vieler Unternehmen.

Content steht heutzutage sinnbildlich für alle Business-Dokumente: Von Pitch Decks über Marketingmaterialien bis hin zu E-Mails – überall dort, wo Inhalte in Text– oder Bildform für Dritte verfasst werden, sprechen wir von Content. Eine neue Studie¹ von Templafy stellt jedoch fest, dass 45 Prozent der Befragten auch in Tools gespeicherte Informationen, Klassifizierungen oder Metadaten in die Definition von Content aufnehmen. 

Klar ist also auch: Insbesondere Vertriebs- und Marketingteams hantieren tagtäglich mit einer Vielzahl von Content. Das belegt die Templafy Studie, für die industrieübergreifend mehr als 600 deutsche Arbeitnehmer:innen befragt wurden. Für Dreiviertel der Befragten ist die Content-Erstellung eine tägliche Aufgabe, für knapp die Hälfte gar die wichtigste Komponente ihres Jobs. Die Gründe dafür sind jedoch wenig erfreulich. Denn: 50 Prozent aller Befragten sagen, ihr Unternehmen schreibe der Effizienz und Konsistenz im Erstellungsprozess nicht die notwendige Priorität zu.

Dokumente im digitalen HQ – Wo die Digitalisierung den Ansprüchen hinterherhinkt

Laut der Studie bemängeln 43 Prozent, dass ihre Arbeitgeber Probleme bei der standardisierten und automatisierten Bereitstellung von Content hätten. Kurzum: Die Mitarbeitenden arbeiten zwar in aller Regelmäßigkeit mit den verschiedensten Formen von Content, zum Beispiel beim Aufsetzen von Verträgen oder der Zusammenstellung von Marketingmaterialien, bekommen jedoch nicht die dringend benötigte, technologische Unterstützung. Stattdessen startet immer wieder ein hochgradig manueller Prozess. 

Ein Beispiel: Als Vertriebs- und Marketingexperte betreut mich meine Vorgesetzte mit der Aufgabe, ein ansprechendes Pitch-Deck für einen potenziellen Neukunden aufzusetzen. Da ich möglichst effizient arbeiten will, suche ich auf den verschiedenen Ablageorten, darunter mein eigener Desktop und verschiedene Sharepoints und Google Drive Ordner, nach ähnlichen, bereits existierenden Vorlagen. Zwar finde ich einige möglicherweise passende Vorlagen, doch die nächste Herausforderung lässt nicht lange auf sich warten. Welche Vorlage ist nun die aktuellste? Und kann ich blind auf die Korrektheit der Inhalte vertrauen? Die Antwort lautet aufgrund der in deutschen Unternehmen herrschenden Dokumentenanarchie in der Regel: nein. Ähnliches gilt bei der Erstellung eines Pitch-Decks: Woher bekomme ich die benötigten und freigegebenen Informationen, wie bspw. Textbausteine zur Unternehmenshistorie oder Infografiken zur Produktpalette? Was war nochmal das aktuellste Logo und der freigegebene Haftungsausschluss? 

Studie belegt Risiken für Umsätze, Markenschädigung und unzufriedene Mitarbeitende 

Zu oft greifen die Betroffenen mangels Alternativen und wegen des unübersichtlichen Arbeitsprozesses also auf veraltete Dokumentvorlagen zurück, benutzen längst überholte Textbausteine und Logos oder verwenden schlicht falsche Informationen. Das ist einerseits ein Warnzeichen für mangelnde Produktivität und Effizienz innerhalb vieler deutscher Großunternehmen. Schließlich verbringen Marketing Fachkräfte einen (zu großen) Teil ihrer Arbeit mit dem Zusammensetzen von Dokumenten, anstatt Aufgaben nachzugehen, für die sie eigentlich engagiert wurden: Konkurrenzanalysen und Marketingstrategien erstellen oder Performance Indikatoren auswerten, zum Beispiel. 

Andererseits, so eine Kernerkenntnis der Studie, ist der Rattenschwanz oft länger als er zu Beginn scheint. Fehlerhafte Dokumente werden nämlich in den seltensten Fällen nur für interne Zwecke erstellt. Vielmehr erreichen sie in wenig vorteilhafter Form, beispielsweise ohne konsistente Beachtung der Branding-Guidelines oder mit rechtlich eklatanten Lücken, Dritte, wie (potenzielle) Kunden oder Investoren. Ob dieses Content-Chaos befürchten die Hälfte der Befragten bröckelndes Kundenvertrauen und rechtliche Konsequenzen und 55 Prozent sehen Risiken für die Brand Reputation. Einhergehend ist das Ganze mit potenziellen Umsatzverlusten – knapp neun aus zehn der von Templafy Befragten betrachten falsche Layouts oder fehlerhafte Informationen in Dokumenten als Risikofaktoren für Umsatzeinbußen.

Der Erfolg unserer New Work Arbeitswelt lebt von Content aller Art. Verteilte Teams und unzählige digitale Kanäle sorgen dafür, dass sich die Orte für Erstellung und Zusammenarbeit an Dokumenten weiter multiplizieren. Der schon jetzt ermüdende, fehleranfällige und manuelle Prozess muss deshalb ad acta gelegt werden. Stattdessen müssen sogenannte Content Enablement Technologien in Unternehmen implementiert werden, um einen intuitiven, effizienten und vor allem reibungslosen Workflow zu garantieren. Nicht nur die Mitarbeitenden werden es den Arbeitgebern danken – auch in den Umsätzen dürfte sich eine solche digitale Revolution bemerkbar machen: Deutlich über ein Drittel der befragten deutschen Arbeitnehmer*innen erwarten ein Umsatzwachstum zwischen 11 und 30 Prozent, wenn Content Bottlenecks eliminiert werden. 

1. templafy.com/guide/the-2022-content-is-everything-report/