Agentursoftware easyJOB – Einblicke, Erfolge, Entwicklungen

Das nachfolgende Interview stammt von unserem Partner DasAgenturCamp - wir veröffentlichen den Text mit freundlicher Genehmigung von Hans-Gerhard Kühn.

easyJOB ist einer der führenden Anbieter von Agentursoftware und seit drei Jahren Partner des AgenturCamp. Nach dem Camp in Leipzig haben wir easyJOB Vorstand Lorenz Mrkos zum Interview getroffen. Wir wollten mehr erfahren über Erfolgsgeheimnisse und aktuelle Entwicklungen.

Lorenz, easyJOB hat heute über 800 Kunden mit 19.000 Usern. Wie habt ihr das geschafft?

Zu diesem Thema muss ich etwas weiter ausholen. Natürlich blicke ich auch mit Stolz zurück. Aus heutiger Sicht kann ich sagen, dass ein hohes Maß an Kontinuität, sowohl in der Softwareentwicklung wie auch in der Betreuung, die Voraussetzung für diesen Erfolg war. Wir haben uns bereits bei Gründung des Unternehmens sehr klar auf die Unternehmenssparte Werbeagenturen und Marketing konzentriert und haben diesen Fokus auch später nicht aufgeweicht. Ausdauer und „Dranbleiben“ zählt hier zu einer unserer Stärken. Obwohl Dienstleistungsunternehmen im Allgemeinen auch eine mögliche Zielgruppe wären. Jedoch sind die in der Software verwendeten Ausdrücke häufig branchenspezifisch, so dass man mit konkreter Zielansprache einfach mehr Erfolg hat. Eine unserer Besonderheiten sind auch unsere motivierten Mitarbeiter, denen es sichtlich viel Freude bereitet in diesem Kundensetting zu arbeiten. In diesem Zusammenhang mein Dank und Lob auch an diese, da sie in hohem Maße zum Erfolg des Unternehmens beigetragen haben. Die unterschiedlichen Unternehmensebenen sind nahtlos miteinander verbunden, beginnend bei der Produktkonzeption über die Entwicklung bis zur Beratung unserer Kunden, sowie den Support, und die nachgelagerte Betreuung. Langfristige Kundenbindung heißt natürlich auch, dass man diese Kunden mit stabilen verlässlichen Weiterentwicklungen laufend betreuen und beliefern muss. Diese Weiterentwicklungen halten das System up-to-date und sind evolutionär zu verstehen. Damit einerseits eine Aufwärtskompatibilität der Daten und andererseits auch kein zu großer Schulungsaufwand bei den End Usern im Falle eines Updates benötigt wird.

Wenn man sich in eure Kunden hineinversetzt und fragt, warum sie easyJOB einsetzen, welche Antwort bekommt man dann?

easyJOB ist ein ERP‑System und somit das Rückgrat einer Agentur. Ich betone an der Stelle gerne, dass easyJOB dazu entwickelt wurde, um Rechnungen zu schreiben. Profitabilität ist eines der höchsten Ziele eines jeden Unternehmers. Ein Unternehmen, welches keine Rechnungen stellt, wird langfristig keinen Bestand haben. Dort setzt easyJOB ganz klar auf. Wir möchten den ganzen kaufmännischen Prozess, von der ersten Angebotsanfrage des Kunden, über den gesamten Einkaufsprozess, der internen Produktion, bis hin zur Ausgangsrechnung in eine Linie bringen. easyJOB ist damit ein Vorsystem zur Buchhaltung. Es werden die zugehörigen Prozesse begleitet, damit die Fakturen automatisch entstehen und ohne weiteren Aufwand sowohl bei den Kunden sowie in der Buchhaltung auf den richtigen Konten landen. Hohe Flexibilität und Adaptierbarkeit für besondere Anforderungen sind dabei Voraussetzung. Der USP der jeweiligen Agentur ist doch oft sehr unterschiedlich. Zum Beispiel in der Differenzierung von Kreativagenturen, produktionslastigen Agenturen oder PR‑Agenturen. Es gibt viel Gleiches, jedoch auch teilweise sehr unterschiedliche Prozesse, die nicht nur im Fachlichen bedingt sind, sondern letztlich durch die Menschen, die diese Agenturen führen. Das heißt, wir benötigen auch die Möglichkeit, die Prozesse an die Personen, die in den Agenturen arbeiten, anzupassen. Dazu gibt es neben der hohen Softwareadaptierbarkeit ein gutes und erfahrenes Beraterteam. Diese haben bereits viel Expertise für unterschiedliche Agenturtypen und deren Workflows/Prozessen. Ein hohes Maß an Empathie schafft die notwendige Vertrauensbasis für eine sehr kooperative Einführung und langfristige Zusammenarbeit.

Du hast schon betont, easyJOB ist ein ERP‑System. Du hast aber auch die Unterschiedlichkeit der Agenturen betont. Wie nutzen Agenturen eure Software im Wesentlichen? Umfassend und vollständig oder eher doch einzelne Elemente und Tools?

easyJOB hat ein wirklich breites Funktionsspektrum. Ich bin selbst manchmal überrascht, wenn ich z.B. im Rahmen einer Präsentation praktisch jede erdenkliche Frage mit „Ja – das kann easyJOB auch“ positiv beantworten kann. Es gibt wirklich wenige „Neins“. Ein hohes Maß an Individualisierung, die in der flexiblen Oberfläche liegt, erlaubt dies. Zurück zur Frage: Die Kernfunktionalität unterstützt den kaufmännischen Teil, d.h. die Prozesse zum Einkauf und zur Verrechnung. Dabei geht es darum, Kosten zu kontrollieren, die heute im Wesentlichen durch Stundenaufwendungen der Mitarbeiterleistungen oder durch Fremdkosten bedingt sind, um diese den Erlösen gegenüberzustellen. Die kaufmännische Jobabwicklung für Kunden, das ist sicherlich die Kernfunktionalität. Zum Beispiel fordern Kunden aus speziellen Branchen, wie Automobilindustrie oder aus dem Konsumbereich kommend, besondere Abwicklungen innerhalb genau definierter Vorgaben. Es werden Einkaufsprozesse ganz genau vorgegeben. Somit muss die Agentur diese genauestens einhalten und die Prozesse dokumentieren. Mit einem Planungsinstrument wie easyJOB kann dies gelingen. Insbesondere auch unter Einhaltung sehr knapper und exakter Timelines in diesem Multiprojekt-Szenario. Nicht alle Funktionen von easyJOB werden in allen Agenturen verwendet. Dies ist auch davon abhängig, welche Ausrichtung und Kompetenzen in den Agenturen vorhanden sind. Es setzt schon oft Spezialisten voraus, d.h. wenn ich keinen Produktioner habe, werde ich das eine oder andere vielleicht zum Teil auch nicht so gut abwickeln können. Oder wenn ich die Kompetenz im Einkaufsmanagement nicht habe, dann gelingt dies auch nicht so gut. In diesem Fall nützt auch die Software-Funktionalität in easyJOB nichts. Es braucht somit immer auch noch die fachliche Kompetenz.

Wohin geht die Entwicklung von Agentursoftware generell? Es gibt ja viele Apps und Einzelanwendungen, bis hin zu Anwendungen für das Projektmanagement und für die Teamkommunikation.

Das ist eine interessante Frage, die wir uns auch intern stellen. Wir stellen dabei folgendes „Für und Wider“ fest. easyJOB, mit seinem sehr breiten Funktionsspektrum wird manchmal als zu komplex dargestellt. Da scheint es verlockend für eine Agentur, sich auf spezialisierte Einzeltools zu verlassen. Es gibt viele kleine Anwendungen, die für sich jeweils durchaus Berechtigung haben. Im Gesamtkontext wird es aber dann schon recht schwierig zu überblicken, mit welcher Lösung welcher Arbeitsschritt erfolgt. Auch die Lizenzkosten für jedes einzelne Tool klingen vielleicht zunächst einmal recht überschaubar. In der Summe kommt man dann auf ganz beträchtliche Beträge, die die Kosten eines umfassenden Tools wie easyJOB sogar weit übersteigen. Es ist dann auch oft gar nicht mehr überblickbar, wer welche Tools wo im Einsatz hat und das entsprechende Know-how dafür hat. Gerade jetzt, wo die DSGVO eine Datensparsamkeit ausruft und ich dann z.B. Kontakte in 7 verschiedenen Tools parallel gepflegt habe, wird die Dokumentation dafür ein Problem. Es stellt sich dann schnell die Frage „wer hat jetzt den Überblick über alle Unternehmenskontakte?“ Das sehe ich als Gefahr. Ich sehe easyJOB da recht gut positioniert, weil wir genau hier ein Lösungsangebot haben. Es ist „ein“ Datenset, das heute ganz konkret für unterschiedliche Aufgaben genutzt wird. Es ist gut überblickbar, effizient und übersichtlich.

Wohin geht denn die Entwicklung bei easyJOB, woran arbeitet ihr? Ich habe von euch jetzt das Stichwort „Media“ gehört?

Ja, stimmt. Wir sind ein Team von knapp 20 Entwicklern. Das heißt, wir decken mit unserem Team ein breites Spektrum ab. Ein Teil, der oft von außen gar nicht sichtbar ist, ist die innere evolutionäre Erneuerung der Softwarebasis. Es gibt ein Refactoring der Basis, welches auf lange Sicht die Stabilität und Kontinuität garantiert. Das ist ein hohes Gut, das sich darin zeigt, dass wir in unserer gesamten Geschichte keinen einzigen Datenverlust oder massiven Datenschaden aufgrund von Softwareproblemen hatten. Wenngleich auch Software nie bugfrei ist. Ziel ist es, so wenige Bugs wie möglich zu haben. Zurück zum Thema Media. Wir sehen, dass wir gerade im Bereich der neuen Medien eine Aufweichung der klassischen Agenturtypen erleben. Es zeigt sich, dass Gesamtleistungen einer Agentur stärker abgefragt werden. Es folgt dem Paradigma, dass die Kreativleistung der Agentur Hand in Hand mit der Methodik der Kundenansprache definiert wird. Da spielt die Buchung der Medien bzw. Nutzung der unterschiedlichen Kanäle natürlich eine starke Rolle. Die Wurzeln unseres Unternehmens lagen im Bereich Mediaabwicklung. Media bedeutet für uns: exaktes Abrechnen, exakte Leistungskontrolle, auf einem sehr hohen Detaillierungsgrad, mit besonderen Abbildungen bei Buchhaltungsschnittstellen und komplexen Kontenstrukturen.

Das hört sich sehr interessant an.

Ein neuer Zeitgeist, der sich in den Schlagworten DSGVO bzw. GoBD manifestiert, fordert defacto mehr Dokumentation von Prozessen. Auch in diesem Themenkomplex werden mit z.B. Freigabeprozessen und Protokollmethoden neue Funktionen gefragt. Das bedeutet Anforderungen, die ein Softwarepaket umfassend lösen muss. Ein weiterer Punkt ist das Thema User Experience also Systemoberfläche und Benutzerführung. Neue Funktionen im Dashboard, eine easyJOB APP, damit die für die mobile Nutzung wesentlichen Teile von easyJOB auch auf mobilen Endgeräten gut genutzt werden können, fordern auch laufend Aktivität.

Was bedeuten Agilität und New Work für euch und eure Anwendungen?

Persönlich verstehe ich unter dem Begriff New Work verschwimmende Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit unabhängig von örtlicher Bindung. Dies wird mit der allgegenwärtigen Verfügbarkeit des Internets möglich. Problematisch sehe ich, dass die Konzentration auf ein Thema leicht verloren geht, da Arbeit und Freizeit ebenso leicht ineinanderfließen. Wir als Unternehmen haben uns die Aufgabe gestellt, mit klarem Fokus auf eine anspruchsvolle Tätigkeit eine gute Work-Life-Balance zu ermöglichen. Das heißt durchaus, dass ich im Rahmen meiner persönlichen Einstellung auch die Möglichkeit zur Home-Office Arbeit habe. Dies setzt aber auch auf Seite der Mitarbeiter persönliche Erfahrung und Disziplin voraus. Im Bereich der Beratung ist die Verfügbarkeit für Kunden zu gewährleisten und in der Entwicklung ist höchste ungestörte Konzentration ein Thema. Das heißt entweder konzentriere ich mich auf meine Aufgabe oder ich mache etwas Anderes.

Gut gesagt.

Ja, es leidet die Qualität, wenn oberflächlich gearbeitet wird. Dementsprechend stellen wir unseren Mitarbeitern einen ganz klar zugewiesenen persönlichen Arbeitsplatz zur Verfügung. Bei uns wird sehr viel im Büro gearbeitet. Die Mitarbeiter schätzen dies, da der Arbeitsdruck damit nur mit der Örtlichkeit des Büros verbunden ist und sich nicht zu Hause fortsetzt. Kernarbeitszeiten sind auch für das Teamwork förderlich. Hier haben wir uns auch in Übereinstimmung mit den Mitarbeitern gegen New Work entschieden. Wir laufen damit auch gegen den Trend von Open Office Initiativen, die eine Raumersparnis von 10-20% annehmen. Aus Sicht unseres Produktes easyJOB, mit dem wir auch selbst arbeiten, d.h. unsere Prozesse abbilden, wäre eine Verfügbarkeit von überall gegeben. Wir als Unternehmensgruppe nutzen dies jedoch hauptsächlich um die Standorte München, Wien, Barcelona, sowie einige freie Mitarbeiter miteinander zu verbinden.

Agile Prozesse und Softwareentwicklung sind allgegenwärtige Themen. Wir verstehen darunter, mittels organisatorischer Methoden sehr detailliert ein großes Ziel zu bearbeiten. Es gilt dabei in iterativen Schritten dem Team zu ermöglichen, effizient an dieses Ziel zu kommen. Daraus ergibt sich ein hohes Maß an Anforderung zur Dokumentation, um diese laufenden neuen Erkenntnisse und Arbeitsschritte, die oft kleinteilig eingesetzt werden, festzuhalten. Dokumentation gehört zum Prozess und easyJOB hilft dabei. Und damit hat sich der Kreis geschlossen.

Auf der einen Seite werden viele Projekte nach der Wasserfall-Methode abwickelt, daneben zunehmend agiles iteratives Arbeiten. Wie bringt ihr das zusammen? Wie schaffe ich die Verbindung zu easyJOB?

easyJOB bietet unter anderem die Möglichkeit von Kanban-Boards. Dies funktioniert sehr gut für kleinere Projekte. Es gibt aber auch bereits Spezialtools, die sich durchgesetzt haben, wie z.B. Jira. An dieser Stelle verbinden wir diese durch Schnittstellen, damit die Leistungen über easyJOB verrechnet werden können.

Lorenz, wir arbeiten innerhalb des Agenturcamps jetzt schon drei Jahre zusammen. Erstmal recht herzlichen Dank, dass ihr als Partner das Agenturcamp unterstützt. Ich habe in der Zeit viele Mitarbeiter von euch kennengelernt in den Camps. Mir ist aufgefallen, dass sie alle zuhören, dass sie eine gute Art haben, sich in Themen und Diskussionen einzubringen, gezielt zu antworten, viel Kompetenz zeigen. Zeichnet euch das auch im Kontakt mit euren Kunden aus? Ist das eure Art des Arbeitens?

Ja, ich glaube definitiv ja. Wir haben mit easyJOB als ERP-System durchaus oft eine verantwortungsvolle Aufgabe in den Agenturen. Wir unterstützen die unternehmenskritischen Kernprozesse in der Agentur. Daraus ergibt sich oft, dass man auch gut zuhören muss und empathisch mit den Kunden umgehen muss. Selbst wenn sich eine Agentur auf das Logo vielleicht ein ähnliches Unternehmensziel heftet wie eine andere Agentur, agieren sie trotzdem sehr unterschiedlich. Es sind die Menschen darin, die den USP der Agentur und das Wesen einer Agentur ausmachen.

Wenn wir uns beratend einbringen, sind dann genau dies die Anforderungen, die zu lösen sind. Prozesse und Menschen. Das fordert eben einen gewissen Stil und Empathie. Da legen wir als Unternehmen auch Wert drauf. Wir schulen unsere Mitarbeiter intensiv, sie sind lange bei uns, sie kennen das Produkt gut, sie kennen mittlerweile auch ganz viele Unternehmen und haben dementsprechend wirklich ein hohes Maß an Qualität und Kompetenz entwickelt. Ich sehe dies als eines unserer qualitativen Merkmale, die unseren Erfolg ausmachen und damit auch easyJOB gut im Markt etablieren. Damit wird es eben nicht nur zu einem Tool, sondern zu einer nachhaltigen Implementierung. Das macht unseren Mitarbeitern viel Freude. Damit entsteht eine Win-Win-Situation. Das heißt, wir bekommen erstens eine langanhaltende Kundenbeziehung. Zweitens der Kunde ein gut eingeführtes Produkt und drittens führt dies zu einem wertschätzenden Miteinander zwischen unseren Mitarbeitern und den Kunden.

Eure Art des Arbeitens, des Eingehens auf Kunden verfolge ich auch beim Agenturcamp. Passt gut zusammen. Und deshalb auch nochmals, vielen Dank für die Zusammenarbeit. Ich würde mich freuen, wenn wir da noch das eine oder andere gemeinsam bewirken können.

Danke, ich nehme dies gerne als Kompliment. Wir haben uns bewusst dazu entschieden das Agenturcamp nicht als Verkaufsplattform zu sehen, sondern um die Needs aus der Branche zu hören. Es ist wirklich ein schöner Rahmen, die Fragen und Anforderungen, die in den Agenturen diskutiert werden, zu hören. Interessant für uns ist, dass in easyJOB bereits Funktionen enthalten sind, die vom Markt noch gar nicht entdeckt worden sind. Manchmal dauert es lange, um dies herauszuhören. Ich finde das Format des Agenturcamps hervorragend. Ein Rahmen um die Needs und die Bedürfnisse, die sich aus dem Business ergeben, kennenzulernen. Ich gebe gerne das Kompliment zurück: Super Engagement und ich meine, dass es in den Agenturen durchaus auch so ankommt.

Danke.

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