So führen Sie als Vorgesetzter ein Mitarbeitergespräch

12 Regeln für die erfolgreiche Führung eines Mitarbeitergesprächs

Das Mitarbeitergespräch ist eines der effektivsten und damit wertvollsten Führungsinstrumente.
Sofern der Vorgesetzte die Regeln beherrscht und sich die Zeit dazu nimmt. An beidem, Zeit und Beherrschung der Regeln, hapert es heute in der täglichen Führungspraxis. Der Vorgesetzte verbringt seine wertvolle Zeit mit administrativem Tagesgeschäft, Meetings oder internen Grabenkämpfen. Für 2 der wichtigsten Aufgaben hat er, oder nimmt er sich zuwenig Zeit: dem Kontakt zu seinen Kunden und die Führung, das Coaching seiner Mitarbeiter.

Viele Vertriebsmitarbeiter arbeiten unter ihrem Leistungspotenzial, ohne es zu wissen. Sie haben sich auf einem Level eingepegelt, bei dem sie mit Routine ihre Aufgaben erledigen. Dabei könnten sie mehr erreichen. Es liegen in jedem einzelnen Mitarbeiter immense Ressourcen brach. Keiner aktiviert sie. Wofür braucht man dann einen Vorgesetzten? Das fragen sich auch viele Mitarbeiter zu recht. Nur der gute Vorgesetzte aktiviert, erschließt das volle Leistungspotential seiner Mitarbeiter und macht diese und sich damit selbst noch erfolgreicher.

Folgende Regeln helfen Ihnen als Verkaufsleiter Mitarbeitergespräche effektiv, motivierend und damit erfolgreich zu führen:

Regel 1
Wahl des geeigneten Gesprächsortes
Es muss nicht unbedingt immer nur das Büro sein, mit seinen permanenten Störungen (Telefon, unangemeldete Besucher) und unaufgeräumtem Schreibtisch. Wählen Sie auch einmal einen neutralen Ort, an dem Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter ungestört unterhalten können. Ein idealer Zeitpunkt für das Mitarbeitergespräch ist beispielsweise ein gemeinsam verbrachter Außendiensttag. Wenn Sie das Gespräch in einem Restaurant oder einem Cafe führen, achten Sie darauf, dass sie ein ruhiges Plätzchen, weg von den anderen Gästen, finden.
Führen Sie das Gespräch in Ihrem Büro, dann ist Ihr Schreibtisch aufgeräumt, darauf liegen nur die für das Gespräch relevante Dokumente, das Telefon ist umgeleitet und kein Störenfried steckt den Kopf zur Tür rein. Sie signalisieren mit dieser Ordnung und Ihrer Körpersprache, dass Ihre volle Konzentration Ihrem Mitarbeiter gilt. Er fühlt sich dadurch auch stärker respektiert.

Regel 2
Sorgfältige Vorbereitung
Beschaffen Sie sich alle für das Gespräch wichtigen Zahlen, Unterlagen, Berichte. Bei einem Kurskorrekturgespräch haben Sie die Umsatzentwicklung, die bearbeiteten Projekte, Plan-Ist-Vergleiche, Prognosen, Aktivitätenreports über einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten auf dem Tisch.
Setzen Sie sich Ziele für: die Dauer des Gesprächs und für das Ergebnis des Gesprächs.

Regel 3
Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch
Ein gutes Gespräch dauert 2 Stunden. Mehr muss nicht sein, weniger kann sein, ist allerdings kaum möglich, wenn man es richtig macht. Der Mitarbeiter soll das Gefühl bekommen, dass Sie sich Zeit für ihn nehmen, aber strukturiert vorgehen, indem Sie genau wissen, was Sie wollen.
Kumpelhafte Plaudereien bringen nichts, denn der Mitarbeiter soll den Eindruck bekommen, dass Ihnen die Angelegenheit sehr wichtig ist. Formulieren Sie klar und unmissverständlich den Grund für das Gespräch: „Herr Schneider, wir sitzen heute zusammen, weil ich von Ihnen hören will, welche Strategie und Aktivitäten Sie planen, um Ihr Jahresergebnis doch noch zu sichern.“

Regel 4
Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeiters
Gehen Sie in sich, üben Sie Einfühlungsvermögen:
Was würden Sie denn denken, wenn Sie von Ihrem Vorgesetzten zu einem Mitarbeitergespräch eingeladen werden?
Was wären dann Ihre möglichen Erwartungen an dieses Gespräch,
welche Befürchtungen hätten Sie?
Wie sähen Ihre Wüsche für ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzen aus?
Mit welchen Argumenten würden Sie Ihre Standpunkte vertreten und welche Rechtfertigungen würden Sie bei Vorwürfen wählen?
Das Einfühlungsvermögen in die Gefühlslage anderer Menschen ist ein ganz wesentlicher Baustein für ein effektives Management.

Regel 5
Hören Sie gut zu
Geben Sie Ihrem Mitarbeiter ausreichend Zeit, sich zu artikulieren. Unterbrechen Sie nicht, hinterfragen sie sofort, wenn ihnen etwas unklar oder unvollständig erscheint.
Zeigen Sie Respekt für die Meinung Ihres Mitarbeiters, auch dann, wenn diese von Ihnen nicht geteilt wird. Respekt vor der Meinung des anderen bedeutet ja nicht, dass man dessen Meinung für richtig hält. Nur ist der Mitarbeiter dann eher bereit, sich auch mit Ihrer Meinung oder Empfehlung objektiv und ohne Abwehrreaktion auseinander zu setzen.
Wie bei einem guten Verkaufsgespräch aktivieren Sie Ihren Mitarbeiter durch gutes Zuhören, sich zu öffnen.
Sie wollen ja wissen, was ihn wirklich bewegt.

Regel 6
Zeigen Sie Interesse an seiner Person
Der erfolgreiche Mitarbeiter spürt dadurch, dass Sie ihn nicht nur deshalb schätzen, weil er ein Leistungsträger ist, sondern ihn auch als Persönlichkeit mit all seinen individuellen Ausprägungen annehmen. Ihr weniger erfolgreicher Verkäufer erkennt, dass Sie mit seiner gegenwärtigen Leistung zwar nicht zufrieden sind, aber ihn dennoch als Persönlichkeit respektieren. Sie haben die Zuversicht, dass er in der Lage ist, die gewünschte Leistung noch zu erreichen.
Erfahren Sie, was der Mitarbeiter für Hobbys und Interessen hat und welche Rolle er außerhalb der Firma spielt. Erfahren Sie, ob er ehrenamtliche Aufgaben privat wahrnimmt, was seine Ziele sind, ob er überhaupt Ziele hat. So finden Sie heraus, ob er seine Energie primär in seine berufliche Aktivität investiert, oder sich eher in Tätigkeiten auf freizeitlichen Nebenschauplätzen (Kommunalpolitik, Vereinsmeierei) engagiert.

Regel 7
Versuchen Sie die Dinge auch vom Standpunkt des Mitarbeiters aus zu sehen
Das ist ein gutes Training für Ihre geistige Flexibilität und Ihre empathischen Fähigkeiten.
Wie ist die Vorstellung des Mitarbeiters über seine Tätigkeit?
Wie realistisch beurteilt er seine Leistung, wie schätzt er sein Potenzial ein?
Wie identifiziert er sich mit den Unternehmenszielen. Kennt er überhaupt die Unternehmensziele?
Wie würden Sie an seiner Stelle über die Unternehmensziele denken? Hat er alle notwendigen Informationen, um die Zielsetzung nachvollziehen zu können?

Regel 8
Finden Sie heraus, was der Mitarbeiter will
Sprechen Sie mit Ihm über seine beruflichen Ziele, was er in seiner beruflichen Laufbahn noch alles erreichen will.
Möchte er primär nur Geld verdienen,
seinen Job sichern oder will sich weiterentwickeln,
interessiert er sich auch für eine positionelle Verbesserung?
Lernen sie auch seine privaten Ziele kennen.
Will er besondere Anschaffungen tätigen,
will er eine Immobilie erwerben oder wie sieht seine Familienplanung aus?
Sprechen Sie partnerschaftlich mit ihm über das, was er will. Zeigen Sie ihm Wege auf, wie er es bekommen kann. Machen Sie gemeinsam mit ihm einen Aktionsplan zur Erreichung seiner Ziele.

Regel 9
Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter klar und deutlich, wie Sie ihn beurteilen und was Sie von ihm wollen
Wenn Sie mit seiner Besuchsaktivität nicht zufrieden sind, sagen sie ihm, welchen Besuchsschnitt Sie von ihm erwarten. Wenn Sie mit seinem Verhalten im Team nicht zufrieden sind, dann zeigen sie Ihm deutlich auf, welche Widerstände er sich in den eigenen Reihen selbst schafft, wenn er zu einzelgängerisch oder egoistisch agiert. Wenn Sie mit seinem administrativen Verhalten nicht zufrieden sind, sagen Sie ihm, was Sie von ihm verlangen und was Sie nicht mehr tolerieren werden.
Sagen Sie ihm aber ebenfalls auch, was Sie an ihm schätzen und in welchen Bereichen Sie ihn schon als gut beurteilen!

Regel 10
Machen Sie keine Zusagen und Versprechungen, die sie nicht halten können
Handeln Sie konsequent nach dem Motto: Wenig versprechen und alles halten. Das, was Sie zusagen ist immer abgestimmt und nach oben abgesichert, damit sie eine Zusage nicht wieder zurücknehmen müssen. Damit schaffen Sie sich Respekt als zuverlässiger und glaubwürdiger Partner. Genau den will Ihr Mitarbeiter in Ihnen sehen.

Regel 11
Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter, sprechen Sie ihm Ihr Vertrauen aus
Zeigen Sie ihm, dass Sie an ihn glauben, auch wenn er in manchen Dingen noch nicht Ihren Anforderungen entspricht. Sagen Sie Ihm, dass Sie davon überzeugt sind, dass das gemeinsam im Gespräch vereinbarte Ziel von ihm, mit Ihrer Unterstützung gepackt wird. Geben Sie dem Mitarbeiter Mut und Zuversicht, indem Sie ihm sage, welche Stärken Sie an ihm schätzen. Wer soll sonst an ihn glauben, wenn nicht Sie.

Regel 12
Behandeln Sie Ihren Mitarbeiter so, als würde er bereits die gewünschten Eigenschaften besitzen
„Zeigen Sie dem anderen, dass Sie eine gute Meinung von Ihm haben, und er wird sich entsprechend verhalten.“ Dale Carnegie
Sie werden überrascht sein, wie zuverlässig das funktioniert. Wenn Sie so tun, als wäre der Mitarbeiter bereits dabei, die gemeinsam vereinbarten Ziele umzusetzen, bringen Sie ihn in einen positiven Zugzwang. Er spürt, wie Sie Vertrauen in ihn investieren und er wird alle Ressourcen mobilisieren, damit er Sie nicht enttäuscht. Die Wahrscheinlichkeit ist jetzt sehr hoch, dass Ihr Mitarbeiter sein Leistungspotenzial stärker ausschöpft. Und genau das wollen Sie!
Mit positiven Bestätigungen der kleine Dinge, die der Mitarbeiter bereits gut macht, wächst sein Selbstvertrauen und er erlebt viele kleine Erfolgserlebnisse, die ihn immer stärker machen.