Fehlende Pflichtangaben in E-Mails können für Firmen teuer werden
Weitgehend unbemerkt von den betroffenen Unternehmen hat sich eine neue Falle im Geschäftsverkehr aufgetan: Seit dem 1.1.2007 müssen die auf Geschäftsbriefen notwendigen Pflichtangaben auch in E-Mails gemacht werden. So verlangt es das Gesetz zur Einführung des elektronischen Handelsregisters. „Wer da nicht aufpasst“, warnt Rechtsanwältin Christine Heymann von der Kanzlei FPS Fritze Paul Seelig in Düsseldorf, „kann von Mitbewerbern wegen wettbewerbswidrigen Verhaltens verfolgt werden.“ Und das zieht die schon aus anderen Bereichen unliebsam bekannten Gebühren für Abmahnungen nach sich. „Hinzu kommt“, erläutert Heymann, „dass bei Verstößen auch das Registergericht tätig werden kann: mit einem Zwangsgeld bis maximal 5.000 Euro.“
Konkret verlangt die neue Regelung, dass die gesetzlichen Pflichtangaben jetzt nicht mehr nur auf der klassischen Papier-Post sondern auf Geschäftsbriefen gleich welcher Form gemacht werden müssen. Das trifft vor allem auch den elektronischen Geschäftsverkehr per E-Mail. Ausgenommen sind lediglich Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung gemacht werden und für die Vordrucke genutzt werden. Schon bei Bestellscheinen sind aber wieder alle Angaben notwendig.
Anzugeben sind:
Bei der AG nach § 80 AktG:
- Rechtsform
- Registergericht und –nummer
- Sitz
- die Namen aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen; der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
- wenn Angaben über das Kapital der AG gemacht werden, muss das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Aus-gabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden
- bei Korrespondenz einer inländischen Zweigniederlassung einer ausländischen AG muss Sitz und Registergericht und Registernummer der Zweigniederlassung angegeben werden.
Bei einer GmbH nach § 35a GmbHG:
- Rechtsform
- Registergericht und –nummer
- Sitz
- Namen der Geschäftsführer und des Aufsichtsratsvorsitzenden (sofern Aufsichtsrat vorhanden) mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
- wenn Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sind das Stammkapital und, soweit nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Bei einem Kaufmann nach § 37a HGB:
- Firma (Name des Kaufmanns, unter dem er im Handelsverkehr agiert)
- Ggf. Zusätze wie e.K.
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht und –nummer
Bei einer OHG nach § 125a HGB:
- Rechtsform
- Sitz
- Registergericht und –nummer
- Wenn kein Gesellschafter eine natürliche Person ist: Angaben über Gesellschafter nach o.g. Spezialvorschriften für GmbH oder AG
Für eine KG und für eine Partnerschaftsgesellschaft gelten im Wesentlichen ebenfalls die Regelungen aus 125a HGB.
„Um keine Angriffsfläche für Abmahnungen zu bieten, sollten Unternehmen kurzfristig ihre E-Mail-Angaben und ihre Formulare überprüfen“, rät Christine Heymann von FPS Fritze Paul Seelig. Würden die Unterlagen schnell angepasst, könnte eine Abmahnwelle wie seinerzeit bei den notwendigen Angaben für Internetseiten vermieden werden. Denn Geschäftspapiere seien nicht so einfach zugänglich wie Angaben im Internet – außer sie würden gerade dort verwendet.
Dieser Text hat 3.344 Zeichen.
Fachfragen beantwortet gerne:
Rechtsanwältin Christine Heymann
F P S FRITZE PAUL SEELIG
Königsallee 62
D-40212 Düsseldorf
Tel.: +49 (0) 211 | 302015 -22
Fax: +49 (0) 211 | 302015 -92
heymann@fps-law.de
www.fps-law.de
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:
Rieder Media
Uwe Rieder
Zum Schickerhof 81
D-47877 Willich
T: +49 (0) 21 54 | 60 64 820
F: +49 (0) 21 54 | 60 64 826
u.rieder@riedermedia.de
FPS Fritze Paul Seelig ist eine der führenden Wirtschaftskanzleien in Deutschland mit Standorten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und München. Hinzu kommen Kooperationen mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Rund 100 Rechtsanwälte und Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer betreuen Unternehmen in der gesamten Bandbreite des Wirtschaftsrechts, u.a. im Handels- und Gesellschaftsrecht, im Gewerblichen Rechtsschutz sowie im Immobilien- und Baurecht.
Konkret verlangt die neue Regelung, dass die gesetzlichen Pflichtangaben jetzt nicht mehr nur auf der klassischen Papier-Post sondern auf Geschäftsbriefen gleich welcher Form gemacht werden müssen. Das trifft vor allem auch den elektronischen Geschäftsverkehr per E-Mail. Ausgenommen sind lediglich Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung gemacht werden und für die Vordrucke genutzt werden. Schon bei Bestellscheinen sind aber wieder alle Angaben notwendig.
Anzugeben sind:
Bei der AG nach § 80 AktG:
- Rechtsform
- Registergericht und –nummer
- Sitz
- die Namen aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen; der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
- wenn Angaben über das Kapital der AG gemacht werden, muss das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Aus-gabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden
- bei Korrespondenz einer inländischen Zweigniederlassung einer ausländischen AG muss Sitz und Registergericht und Registernummer der Zweigniederlassung angegeben werden.
Bei einer GmbH nach § 35a GmbHG:
- Rechtsform
- Registergericht und –nummer
- Sitz
- Namen der Geschäftsführer und des Aufsichtsratsvorsitzenden (sofern Aufsichtsrat vorhanden) mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
- wenn Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sind das Stammkapital und, soweit nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Bei einem Kaufmann nach § 37a HGB:
- Firma (Name des Kaufmanns, unter dem er im Handelsverkehr agiert)
- Ggf. Zusätze wie e.K.
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht und –nummer
Bei einer OHG nach § 125a HGB:
- Rechtsform
- Sitz
- Registergericht und –nummer
- Wenn kein Gesellschafter eine natürliche Person ist: Angaben über Gesellschafter nach o.g. Spezialvorschriften für GmbH oder AG
Für eine KG und für eine Partnerschaftsgesellschaft gelten im Wesentlichen ebenfalls die Regelungen aus 125a HGB.
„Um keine Angriffsfläche für Abmahnungen zu bieten, sollten Unternehmen kurzfristig ihre E-Mail-Angaben und ihre Formulare überprüfen“, rät Christine Heymann von FPS Fritze Paul Seelig. Würden die Unterlagen schnell angepasst, könnte eine Abmahnwelle wie seinerzeit bei den notwendigen Angaben für Internetseiten vermieden werden. Denn Geschäftspapiere seien nicht so einfach zugänglich wie Angaben im Internet – außer sie würden gerade dort verwendet.
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