Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von PM-Software
Für die effiziente und erfolgreiche Umsetzung von Projektmanagement in Unternehmen ist die IT-Unterstützung ein strategischer Erfolgsfaktor. Der Weg vom verfügbaren Produkt bis zum reibungslosen Betrieb gestaltet sich jedoch steinig. Laut der Studie „Stand und Trend von Softwareunterstützung für Projektmanagement-Aufgaben“ scheitern ein Drittel aller PM-Software Implementierungen. Dieser Artikel beschreibt Problemfelder bei der Einführung einer PM-Software und zeigt Ihnen auf wie Sie zu den erfolgreichen zwei Drittel der Unternehmen gehören können.
Schon bei der Softwareauswahl stehen die Unternehmen vor einem undurchschaubaren Dschungel aus Produkten mit unterschiedlichsten Ausrichtungen und Funktionen. Der Markt für PM-Software ist in den letzten Jahren rasant gewachsen und macht es schwer die Softwarelösungen zu vergleichen. Die Plattform www.pm-software.info listet zurzeit 201 Produkte von 155 Herstellern in Ihrer Datenbank. Diverse Studien sprechen von über 300 oder sogar 400 verfügbaren Softwarelösungen im Projektmanagement. Ein Indikator dafür, dass die Softwareauswahl ein Problem für Unternehmen darstellt, ist eine kürzlich in Deutschland veröffentlichte Studie, die besagt, dass sich ca. 40% der befragten Unternehmen nicht mehr für die aktuell eingesetzte PM-Software entscheiden würden.
Um die IT-Unterstützung in Unternehmen erfolgreich und nachhaltig zu konzeptionieren ist es unbedingt erforderlich die folgenden zwei Überlegungen in der Softwareauswahl mit einzubeziehen: Die Unterstützung des unternehmensspezifischen PM-Ansatzes sowie die Akzeptanz der Anwender. Was Sie beachten müssen um diese beiden Erfolgsfaktoren zu gewährleisten, zeigen die folgenden fünf Punkte:
1. Definiertes Projektmanagement
Ein definiertes Projektmanagement im Unternehmen ist Vorrausetzung und Erfolgsfaktor Nummer 1 bei der Implementierung von Projektmanagement-Software. Viele Unternehmen denken, dass Sie mit der Anschaffung eines PM-Tools auch Projektmanagement im Unternehmen einführen. Jedoch sollte die PM-Software den PM-Ansatz im Unternehmen adäquat unterstützen und sich das Projektmanagement nicht an die Softwaremöglichkeiten anpassen. Damit kann keine unternehmensspezifische PM-Kultur entstehen.
Auf alle Fälle sollten Sie sich Gedanken über zwei zentrale Fragen in diesem Punkt machen: „Wann ist ein Projekt ein Projekt?“ und „Wie viel Projektmanagement brauchen wir?“ Sollten diese beiden Fragen bei Ihnen im Unternehmen nicht geklärt sein, wird Sie das nach kurzer Zeit einholen. Ein typisches Szenario wäre, dass in der Euphorie mit der neuen Software alle Aufgaben (auch Linientätigkeiten) mit dem Tool umgesetzt werden. Dies führt dazu, dass ein Mehraufwand an Administration entsteht und die Projektleiter schnell die Motivation verlieren mit der Software zu arbeiten. Als Instrumente dem vorzubeugen eignen sich die Projektwürdigkeitsanalyse und die PM-Methodenliste. Die Projektwürdigkeitsanalyse definiert Kriterien für die Unterscheidung von Projektaufgaben zu Linientätigkeiten. Die PM-Methodenliste baut darauf auf und definiert die Auswahl jener PM-Methoden, die zum Management von Kleinprojekten und Projekten notwendig sind. Ein im Unternehmen etablierter PM-Ansatz bildet die Grundlage für die Auswahl eines adäquaten PM-Tools.
2. Evaluierung
Die Basis für die Evaluierung bildet eine einfache Faustregel: Bewerten Sie die Produkte nicht nach der Anzahl der Features und Funktionen sondern inwieweit das Tool Ihr Projektmanagement adäquat unterstützt. Achten Sie dabei auf Schwerpunkte, die die Software unterstützt. Viele Softwarelösungen sind auf spezifische Bereiche wie Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Terminplanung konzipiert und vernachlässigen vielleicht andere Themen, die genau für Ihr Unternehmen relevant sein könnten. Zentrale Fragestellungen bei der Evaluierung der PM-Tools sind: Unterstützt mich das Produkt adäquat in meinen Prozessen? Deckt das Tool alle PM-Methoden ab, die ich im Unternehmen benötige?
Um die notwendige Akzeptanz der Anwender gewährleisten zu können erheben Sie in Ihrem Unternehmen die spezifischen Anforderungen und gewichten Sie diese. Beziehen Sie dabei alle relevanten Stakeholder, (Projektleiter, Projektauftraggeber, Projektmanagement Office,…) die mit dem PM-Tool zu tun haben, ein. Hierbei gilt es zu unterscheiden ob die Zielgruppe die mit der Software arbeiten wird aus „Powerusern“ besteht, die tagtäglich in Projekten arbeiten oder um Linienpersonal, das nur gelegentlich in Berührung mit dem Tool kommt. Die Miteinbeziehung zielgruppenspezifischer Anforderungen ist ein zentraler Punkt der zwischen Ablehnung oder Akzeptanz entscheiden kann.
3. Komplexität
Die Komplexität des Produktes ist ebenfalls ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz der Software. Die zentrale Fragestellung hinsichtlich der Komplexität sollte lautet: Kann das PM-Tool gelebt werden? Damit Sie der Situation vorbeugen, dass die Software in kurzer Zeit nur noch am Server liegt und Projektleiter Ihre eigenen Insellösungen verwalten, sollten Sie darauf achten, dass das PM-Tool eine einfache und nachvollziehbare Struktur hat und die intuitive Bedienbarkeit unterstützt. Beschränken Sie sich nur auf die Funktionalitäten im Tool, die Sie wirklich brauchen und machen Sie auch Abstriche. Die „Eierlegende Wollmilchsau“ gibt es nicht und auch im Bereich der PM-Software bewahrheitet sich: „Weniger ist oft mehr!“
4. Effizienz
Die Existenzberechtigung für PM-Software ist, dass sie den Projektalltag erleichtert. Das PM-Tool sollte die Projektleiter entlasten und nicht überlasten. Viele Projektmanagementlösungen erfordern einen ungeheuren Aufwand an Administration und die Motivation des Projektleiters schwindet schon nach kurzer Zeit. Das Ziel bei der Anschaffung eines PM-Tools muss sein die Leistungsfähigkeit der Projektmitarbeiter zu steigern! Analysieren Sie den zusätzlichen Aufwand und den generierten Nutzen. Hier kann es für die Akzeptanz der Software entscheidend sein Nutzenmarketing im Unternehmen zu betreiben.
5. Know-How
Ein wichtiger Punkt zur Akzeptanzsicherung sind zielgruppenspezifische Anwenderschulungen. Diese Schulungen sollen dazu dienen, Berührungsängste mit dem Tool abzubauen und den effizienten Umgang im Projektalltag sicherzustellen. Viele Unternehmen stellen eine Toolschulung einer Projektmanagementschulung gleich. Wenn die Schulungsteilnehmer jedoch keine Erfahrung und Kompetenz im Projektmanagement haben, wird es Ihnen schwerfallen Nutzen und Zusammenhänge in der PM-Software zu erkennen. Ein vielversprechender Ansatz ist weg von der reinen Toolschulung hin zu einer integrierten Projektmanagement und Softwareschulung.
Die vorgestellten Erfolgsfaktoren liegen keinem wissenschaftlichen Ansatz zugrunde sondern beruhen auf unseren Erfahrungen bei der Implementierung von PM-Software. Sie sollen Ihnen einen pragmatischen Zugang ermöglichen und als Handlungsempfehlungen dienen. Wir wünschen Ihnen gemäß unserem Motto „setting milestones“, dass Sie Ihre PM-Software erfolgreich einführen und in Zukunft zu den 60% jener Unternehmen gehören, die sich nochmals für die aktuell eingesetzte Software entscheiden würden.
Autor
Philip Borbely ist Berater und Produktmanager bei pmcc consulting und begleitet Unternehmen bei der Einführung ganzheitlicher Konzepte zur Softwareunterstützung im Projektmanagement.
E philip.borbely@pmcc-consulting.com
T 0043 676 84 56 11 405
I www.pmcc-consulting.com
pmcc consulting GmbH – setting milestones im Projektmanagement
pmcc consulting – project management competence center - ist Innovativer Spezialist und qualitätsorientierter Komplettanbieter für Projektmanagement und begleitet Unternehmen in ihrer Entwicklung zur projektorientierten Organisation. Das Produkt- und Dienstleistungsportfolio umfasst Projektmanagement-Training, -Beratung und -Coaching, Projektmanagement auf Zeit sowie die Entwicklung und Implementierung von PM-Tools.
Literatur
Ahlemann, F., Backhaus, K. (2006): Project Management Software Systems – Requirements, Selection Processes and Products, BARC
Mey Mark Meyer (2005): „Stand und Trend von Softwareunterstützung für
Projektmanagement-Aufgaben; Universität Bremen, GPM
Parameta Studie (2009): „Erfolgskriterien Projektmanagement-Software", Eigenverlag
Sterrer/Winkler (2009): „setting milestones: Projektmanagement Methoden – Prozesse –
Hilfsmittel“, Goldegg Verlag
Schon bei der Softwareauswahl stehen die Unternehmen vor einem undurchschaubaren Dschungel aus Produkten mit unterschiedlichsten Ausrichtungen und Funktionen. Der Markt für PM-Software ist in den letzten Jahren rasant gewachsen und macht es schwer die Softwarelösungen zu vergleichen. Die Plattform www.pm-software.info listet zurzeit 201 Produkte von 155 Herstellern in Ihrer Datenbank. Diverse Studien sprechen von über 300 oder sogar 400 verfügbaren Softwarelösungen im Projektmanagement. Ein Indikator dafür, dass die Softwareauswahl ein Problem für Unternehmen darstellt, ist eine kürzlich in Deutschland veröffentlichte Studie, die besagt, dass sich ca. 40% der befragten Unternehmen nicht mehr für die aktuell eingesetzte PM-Software entscheiden würden.
Um die IT-Unterstützung in Unternehmen erfolgreich und nachhaltig zu konzeptionieren ist es unbedingt erforderlich die folgenden zwei Überlegungen in der Softwareauswahl mit einzubeziehen: Die Unterstützung des unternehmensspezifischen PM-Ansatzes sowie die Akzeptanz der Anwender. Was Sie beachten müssen um diese beiden Erfolgsfaktoren zu gewährleisten, zeigen die folgenden fünf Punkte:
1. Definiertes Projektmanagement
Ein definiertes Projektmanagement im Unternehmen ist Vorrausetzung und Erfolgsfaktor Nummer 1 bei der Implementierung von Projektmanagement-Software. Viele Unternehmen denken, dass Sie mit der Anschaffung eines PM-Tools auch Projektmanagement im Unternehmen einführen. Jedoch sollte die PM-Software den PM-Ansatz im Unternehmen adäquat unterstützen und sich das Projektmanagement nicht an die Softwaremöglichkeiten anpassen. Damit kann keine unternehmensspezifische PM-Kultur entstehen.
Auf alle Fälle sollten Sie sich Gedanken über zwei zentrale Fragen in diesem Punkt machen: „Wann ist ein Projekt ein Projekt?“ und „Wie viel Projektmanagement brauchen wir?“ Sollten diese beiden Fragen bei Ihnen im Unternehmen nicht geklärt sein, wird Sie das nach kurzer Zeit einholen. Ein typisches Szenario wäre, dass in der Euphorie mit der neuen Software alle Aufgaben (auch Linientätigkeiten) mit dem Tool umgesetzt werden. Dies führt dazu, dass ein Mehraufwand an Administration entsteht und die Projektleiter schnell die Motivation verlieren mit der Software zu arbeiten. Als Instrumente dem vorzubeugen eignen sich die Projektwürdigkeitsanalyse und die PM-Methodenliste. Die Projektwürdigkeitsanalyse definiert Kriterien für die Unterscheidung von Projektaufgaben zu Linientätigkeiten. Die PM-Methodenliste baut darauf auf und definiert die Auswahl jener PM-Methoden, die zum Management von Kleinprojekten und Projekten notwendig sind. Ein im Unternehmen etablierter PM-Ansatz bildet die Grundlage für die Auswahl eines adäquaten PM-Tools.
2. Evaluierung
Die Basis für die Evaluierung bildet eine einfache Faustregel: Bewerten Sie die Produkte nicht nach der Anzahl der Features und Funktionen sondern inwieweit das Tool Ihr Projektmanagement adäquat unterstützt. Achten Sie dabei auf Schwerpunkte, die die Software unterstützt. Viele Softwarelösungen sind auf spezifische Bereiche wie Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Terminplanung konzipiert und vernachlässigen vielleicht andere Themen, die genau für Ihr Unternehmen relevant sein könnten. Zentrale Fragestellungen bei der Evaluierung der PM-Tools sind: Unterstützt mich das Produkt adäquat in meinen Prozessen? Deckt das Tool alle PM-Methoden ab, die ich im Unternehmen benötige?
Um die notwendige Akzeptanz der Anwender gewährleisten zu können erheben Sie in Ihrem Unternehmen die spezifischen Anforderungen und gewichten Sie diese. Beziehen Sie dabei alle relevanten Stakeholder, (Projektleiter, Projektauftraggeber, Projektmanagement Office,…) die mit dem PM-Tool zu tun haben, ein. Hierbei gilt es zu unterscheiden ob die Zielgruppe die mit der Software arbeiten wird aus „Powerusern“ besteht, die tagtäglich in Projekten arbeiten oder um Linienpersonal, das nur gelegentlich in Berührung mit dem Tool kommt. Die Miteinbeziehung zielgruppenspezifischer Anforderungen ist ein zentraler Punkt der zwischen Ablehnung oder Akzeptanz entscheiden kann.
3. Komplexität
Die Komplexität des Produktes ist ebenfalls ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz der Software. Die zentrale Fragestellung hinsichtlich der Komplexität sollte lautet: Kann das PM-Tool gelebt werden? Damit Sie der Situation vorbeugen, dass die Software in kurzer Zeit nur noch am Server liegt und Projektleiter Ihre eigenen Insellösungen verwalten, sollten Sie darauf achten, dass das PM-Tool eine einfache und nachvollziehbare Struktur hat und die intuitive Bedienbarkeit unterstützt. Beschränken Sie sich nur auf die Funktionalitäten im Tool, die Sie wirklich brauchen und machen Sie auch Abstriche. Die „Eierlegende Wollmilchsau“ gibt es nicht und auch im Bereich der PM-Software bewahrheitet sich: „Weniger ist oft mehr!“
4. Effizienz
Die Existenzberechtigung für PM-Software ist, dass sie den Projektalltag erleichtert. Das PM-Tool sollte die Projektleiter entlasten und nicht überlasten. Viele Projektmanagementlösungen erfordern einen ungeheuren Aufwand an Administration und die Motivation des Projektleiters schwindet schon nach kurzer Zeit. Das Ziel bei der Anschaffung eines PM-Tools muss sein die Leistungsfähigkeit der Projektmitarbeiter zu steigern! Analysieren Sie den zusätzlichen Aufwand und den generierten Nutzen. Hier kann es für die Akzeptanz der Software entscheidend sein Nutzenmarketing im Unternehmen zu betreiben.
5. Know-How
Ein wichtiger Punkt zur Akzeptanzsicherung sind zielgruppenspezifische Anwenderschulungen. Diese Schulungen sollen dazu dienen, Berührungsängste mit dem Tool abzubauen und den effizienten Umgang im Projektalltag sicherzustellen. Viele Unternehmen stellen eine Toolschulung einer Projektmanagementschulung gleich. Wenn die Schulungsteilnehmer jedoch keine Erfahrung und Kompetenz im Projektmanagement haben, wird es Ihnen schwerfallen Nutzen und Zusammenhänge in der PM-Software zu erkennen. Ein vielversprechender Ansatz ist weg von der reinen Toolschulung hin zu einer integrierten Projektmanagement und Softwareschulung.
Die vorgestellten Erfolgsfaktoren liegen keinem wissenschaftlichen Ansatz zugrunde sondern beruhen auf unseren Erfahrungen bei der Implementierung von PM-Software. Sie sollen Ihnen einen pragmatischen Zugang ermöglichen und als Handlungsempfehlungen dienen. Wir wünschen Ihnen gemäß unserem Motto „setting milestones“, dass Sie Ihre PM-Software erfolgreich einführen und in Zukunft zu den 60% jener Unternehmen gehören, die sich nochmals für die aktuell eingesetzte Software entscheiden würden.
Autor
Philip Borbely ist Berater und Produktmanager bei pmcc consulting und begleitet Unternehmen bei der Einführung ganzheitlicher Konzepte zur Softwareunterstützung im Projektmanagement.
E philip.borbely@pmcc-consulting.com
T 0043 676 84 56 11 405
I www.pmcc-consulting.com
pmcc consulting GmbH – setting milestones im Projektmanagement
pmcc consulting – project management competence center - ist Innovativer Spezialist und qualitätsorientierter Komplettanbieter für Projektmanagement und begleitet Unternehmen in ihrer Entwicklung zur projektorientierten Organisation. Das Produkt- und Dienstleistungsportfolio umfasst Projektmanagement-Training, -Beratung und -Coaching, Projektmanagement auf Zeit sowie die Entwicklung und Implementierung von PM-Tools.
Literatur
Ahlemann, F., Backhaus, K. (2006): Project Management Software Systems – Requirements, Selection Processes and Products, BARC
Mey Mark Meyer (2005): „Stand und Trend von Softwareunterstützung für
Projektmanagement-Aufgaben; Universität Bremen, GPM
Parameta Studie (2009): „Erfolgskriterien Projektmanagement-Software", Eigenverlag
Sterrer/Winkler (2009): „setting milestones: Projektmanagement Methoden – Prozesse –
Hilfsmittel“, Goldegg Verlag